Tutorial: como fazer uma Comunicação Interna (CI) no SEI-RJ
A Comunicação Interna — CI é um documento utilizado para a comunicação administrativa entre unidades de um órgão ou instituição.
Com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações — SEI-RJ, a CI pode ser elaborada, assinada e encaminhada inteiramente dentro do sistema, sem a necessidade de imprimir o documento, colher assinatura em papel e depois digitalizá-lo.
Neste tutorial, vamos acompanhar o procedimento desde a abertura do processo até o envio da CI para a unidade destinatária.
As orientações foram atualizadas com base nos Procedimentos Operacionais Padrão — POPs disponibilizados pelo próprio SEI-RJ. O portal oficial mantém atualmente uma sequência específica de orientações para autuar o processo, elaborar a CI, assiná-la e encaminhá-la.
Antes de começar: a CI já pertence a algum processo?
Esta é a primeira pergunta a fazer.
No SEI-RJ, todo documento precisa estar dentro de um processo.
Por isso, existem duas situações.
Situação 1 — a CI está relacionada a um processo que já existe
Nesse caso, não abra outro processo apenas para a Comunicação Interna.
Entre no processo existente e inclua a CI diretamente nele.
Situação 2 — a CI é independente
Se a Comunicação Interna não estiver relacionada a nenhum processo já existente, será necessário criar um processo específico.
O próprio POP do SEI-RJ estabelece essa orientação: se a CI estiver vinculada a um processo, ela deve ser elaborada nele; se for independente, deve ser aberto um processo.
1. Como abrir um processo para a CI
No menu principal do SEI-RJ, clique em:
Iniciar Processo
Procure pelo tipo:
Administrativo: Elaboração de Correspondência Interna
Caso o tipo não apareça inicialmente, utilize a opção para exibir todos os tipos de processo disponíveis.
Na tela seguinte, preencha as informações solicitadas.
Especificação
Faça uma descrição curta que permita identificar posteriormente o assunto.
Evite especificações genéricas como:
“CI”
ou
“Solicitação”.
Prefira algo que ajude na pesquisa futura, como:
Solicitação de manutenção do aparelho de ar-condicionado
ou:
Encaminhamento de informações para elaboração do relatório anual
A preocupação aqui não é escrever o texto inteiro da CI.
É apenas permitir que, meses ou anos depois, o processo possa ser localizado com facilidade.
Interessada(o)
Informe a pessoa, unidade ou entidade relacionada ao processo, conforme o assunto.
Nível de acesso
A regra geral indicada pelo próprio SEI-RJ é utilizar:
Público
O nível:
Restrito
deve ser utilizado quando o processo ou documento possuir informação que justifique juridicamente a restrição, como determinadas informações pessoais, fiscais ou outros dados protegidos.
Não selecione “Restrito” apenas porque o assunto é administrativo ou porque você prefere que outras unidades não visualizem o conteúdo.
A restrição precisa possuir fundamento.
Depois de conferir as informações, clique em:
Salvar
Pronto.
O processo foi criado.
2. Se houver documentos para anexar
Talvez a CI precise encaminhar ou mencionar algum documento.
Por exemplo:
orçamento;
relatório;
planilha;
formulário;
documento recebido por e-mail;
comprovante;
documento digitalizado.
Nesse caso, abra o processo e clique em:
Incluir Documento
Selecione:
Externo
Depois informe o tipo do documento e os demais dados solicitados.
Será necessário indicar, entre outras informações:
data;
número, quando houver;
descrição;
formato;
remetente;
interessada(o);
nível de acesso;
arquivo correspondente.
O SEI-RJ diferencia o documento:
nato-digital
daquele:
digitalizado nesta unidade.
Um documento recebido originalmente como arquivo digital é nato-digital.
Já um documento que existia em papel e foi digitalizado pela unidade deve ser identificado como documento digitalizado.
A documentação oficial prevê autenticação do documento digitalizado pela unidade.
3. Agora vamos criar a Comunicação Interna
Aqui existe um detalhe muito importante.
O SEI-RJ possui atualmente dois tipos de Comunicação Interna:
Comunicação Interna – NA
e
Comunicação Interna – NI.
As siglas significam:
NA — Numeração Automática
NI — Numeração Informada
Qual delas você utilizará depende principalmente de onde está a pessoa que assinará a CI.
4. Quando utilizar Comunicação Interna – NA
Use:
Comunicação Interna – NA
quando quem está elaborando a CI e quem irá assiná-la estiverem cadastradas(os) na mesma unidade do SEI-RJ.
Esse costuma ser o procedimento mais simples.
Exemplo:
Você trabalha na unidade UERJ/XYZ.
Sua chefia também possui acesso à unidade UERJ/XYZ.
Você redige a CI e sua chefia irá assiná-la.
Nesse caso, utilize a numeração automática.
O próprio SEI-RJ determina que a CI deve ser numerada na unidade responsável pela assinatura. Por isso, quando a elaboração e a assinatura acontecem dentro da mesma unidade, o sistema pode gerar essa numeração automaticamente.
Passo a passo
Abra o processo.
Clique em:
Incluir Documento
Pesquise por:
Comunicação Interna – NA
Selecione o documento.
Na tela Gerar Documento, escolha em Texto Inicial:
Nenhum
Depois preencha:
Descrição
Informe uma identificação curta do documento.
Destinatária(o)
Informe a unidade ou destinatária(o) da CI.
Classificação por assunto
A orientação do POP é não preencher a classificação da própria Correspondência Interna, por tratar-se de tipo genérico utilizado para assuntos variados.
Nível de acesso
Como regra:
Público
Utilize restrição apenas quando houver fundamento para isso.
Depois clique em:
Confirmar Dados
5. Escrevendo a CI
O editor de textos do SEI-RJ será aberto.
O modelo já apresentará parte da estrutura do documento.
Confira especialmente:
identificação da unidade;
sigla;
destinatária(o);
assunto;
texto;
local e data.
A documentação oficial também orienta conferir o cabeçalho e ajustar, quando necessário, a hierarquia exibida abaixo do timbre.
No campo:
Assunto
escreva uma descrição curta e objetiva.
Exemplo:
Assunto: Solicitação de manutenção de equipamento
Depois redija a mensagem.
Uma estrutura simples pode ser:
Prezada(o),
Solicitamos a verificação do aparelho de ar-condicionado localizado na sala X, tendo em vista...
Atenciosamente,
Não é necessário transformar a CI em um texto excessivamente rebuscado.
Procure informar:
o que está sendo solicitado ou comunicado;
por que;
quais providências são necessárias;
e, se houver, qual é o prazo ou documento relacionado.
Ao terminar, clique em:
Salvar
6. Não assine se a CI precisa ser assinada pela chefia
Este é um erro fácil de cometer.
Se você está apenas elaborando a minuta e outra pessoa deverá assinar:
não assine o documento.
Depois de salvar, feche o editor.
Se a pessoa responsável pela assinatura estiver na mesma unidade, utilize:
Atribuir Processo
e atribua o processo à pessoa que deverá conferir e assinar a CI.
O SEI-RJ permite atribuir um processo apenas a pessoas pertencentes à mesma unidade.
7. Como a chefia assina a CI
A pessoa responsável pela assinatura acessará o processo que lhe foi atribuído.
Antes de assinar, deverá:
abrir o processo;
selecionar a Comunicação Interna;
conferir o conteúdo;
editar o texto, se necessário;
salvar;
clicar em Assinar;
selecionar o cargo ou função correspondente;
informar a senha.
Depois disso, a Comunicação Interna estará assinada eletronicamente no SEI-RJ.
A assinatura eletrônica substitui a antiga rotina de:
imprimir → assinar → carimbar → digitalizar → anexar.
8. Enviando a CI
Depois que a CI estiver assinada, abra o processo e clique em:
Enviar Processo
Informe a unidade destinatária.
Confira cuidadosamente a sigla.
Depois clique em:
Enviar
O processo será encaminhado à unidade que receberá a Comunicação Interna.
Observe uma diferença importante:
no SEI-RJ, o envio da CI ocorre pelo envio do processo.
Não basta criar e assinar o documento.
Se o processo permanecer apenas na sua unidade, a unidade destinatária não terá recebido formalmente a tramitação.
9. E se quem assina estiver em outra unidade?
Agora temos o segundo cenário.
Imagine que você esteja na unidade:
UERJ/ABC
mas a CI deva ser assinada por uma chefia que possui acesso somente à unidade:
UERJ/XYZ
Nesse caso, você não poderá simplesmente atribuir o processo a essa pessoa, porque a atribuição ocorre apenas dentro da própria unidade.
Para resolver essa situação, o procedimento oficial prevê o uso de:
Comunicação Interna – NI
ou seja:
Numeração Informada
e da funcionalidade:
Bloco de Assinatura.
10. Criando uma Comunicação Interna – NI
Dentro do processo, clique em:
Incluir Documento
Escolha:
Comunicação Interna – NI
Na tela de geração do documento, será necessário informar manualmente o:
número da CI
Esse número deve corresponder à numeração da unidade responsável pela assinatura, porque a CI pertence administrativamente à unidade que a emite e assina.
Preencha também:
descrição;
destinatária(o);
nível de acesso;
demais campos necessários.
Confirme os dados.
Depois abra o editor e redija a Comunicação Interna normalmente.
Confira também o cabeçalho, porque pode ser necessário ajustá-lo para representar corretamente a unidade que será responsável pela assinatura.
Salve.
Novamente:
não assine.
11. Colocando a CI em um Bloco de Assinatura
Selecione a Comunicação Interna.
Clique em:
Incluir em Bloco de Assinatura
Você poderá escolher um bloco existente ou criar um novo.
Se precisar criar:
clique em:
Novo
Dê um nome que permita identificar facilmente o objetivo.
Exemplo:
Assinatura CI – Solicitação de manutenção
Depois informe a unidade onde está a pessoa responsável pela assinatura.
Salve.
Selecione a CI e inclua-a no bloco.
Depois acesse:
Blocos de Assinatura
localize o bloco criado e clique em:
Disponibilizar Bloco
A partir desse momento, a unidade responsável pela assinatura poderá acessar o documento.
Atenção
Disponibilizar um Bloco de Assinatura não significa enviar o processo para a outra unidade.
O próprio POP do SEI-RJ chama atenção para essa diferença. O bloco disponibiliza o documento para assinatura, mas o processo permanece em sua unidade até que seja efetivamente enviado.
12. O que a pessoa que recebe o Bloco de Assinatura deve fazer
Na unidade responsável pela assinatura, a chefia deve acessar:
Bloco de Assinatura
Localizar o bloco recebido.
Abrir a Comunicação Interna.
Conferir o texto.
Se necessário, realizar ajustes.
Depois:
Assinar
Após a assinatura, deve utilizar a opção:
Retornar Bloco
para devolver o bloco à unidade que elaborou a CI.
13. Verifique se a assinatura foi realizada
De volta à unidade elaboradora, acesse:
Bloco de Assinatura
Localize o bloco retornado.
Entre em:
Processos/Documentos do Bloco
Confira se a assinatura foi realizada.
Somente depois dessa conferência prossiga com a tramitação.
O procedimento oficial recomenda verificar a assinatura e, se ela ainda não tiver sido realizada, entrar em contato com a pessoa responsável antes de enviar o processo.
14. Agora sim: envie o processo
Com a CI devidamente assinada:
abra o processo;
clique em:
Enviar Processo
informe a unidade destinatária da Comunicação Interna;
clique em:
Enviar
Agora o processo foi efetivamente tramitado.
Resumindo os dois caminhos
Quando elaboradora(or) e assinante estão na mesma unidade
Processo
↓
Incluir Documento
↓
Comunicação Interna – NA
↓
Redigir a CI
↓
Salvar sem assinar
↓
Atribuir processo à chefia
↓
Chefia confere e assina
↓
Enviar processo à unidade destinatária
Quando a pessoa que assina está em outra unidade
Processo
↓
Incluir Documento
↓
Comunicação Interna – NI
↓
Informar a numeração da unidade responsável pela assinatura
↓
Redigir a CI
↓
Salvar sem assinar
↓
Criar/usar Bloco de Assinatura
↓
Disponibilizar para a unidade da chefia
↓
Chefia assina e retorna o bloco
↓
Conferir assinatura
↓
Enviar processo à unidade destinatária
Alguns cuidados que evitam problemas
Confira em qual unidade você está trabalhando
Uma mesma pessoa pode possuir acesso a várias unidades no SEI-RJ.
Antes de criar o documento, confira a unidade selecionada no sistema.
Isso é particularmente importante porque a numeração e a identificação da CI estão relacionadas à unidade responsável por sua emissão e assinatura.
Não abra um processo novo sem necessidade
Se a CI faz parte de um processo já existente, inclua-a naquele processo.
Isso ajuda a manter reunidos:
documento, contexto, decisões e tramitação.
Use uma boa descrição
Uma descrição como:
“CI”
não ajudará quando alguém procurar o processo daqui a dois anos.
Prefira:
“Solicitação de troca de mobiliário – sala 301”
ou:
“Encaminhamento de dados para relatório de gestão 2026”.
Confira o destinatário antes de enviar
Existem muitas unidades cadastradas no SEI-RJ e algumas possuem siglas semelhantes.
Antes de clicar em Enviar, confira se selecionou a unidade correta.
Não use acesso restrito sem necessidade
A regra geral do sistema é a publicidade.
Se houver informações protegidas, utilize o nível adequado e o fundamento correspondente.
O SEI-RJ disponibiliza inclusive um manual específico para o tratamento de informações não públicas.
Não confunda Bloco de Assinatura com tramitação
Esse merece ser repetido:
Bloco de Assinatura = disponibiliza documento para assinatura.
Enviar Processo = tramita o processo para outra unidade.
São funcionalidades diferentes.
E depois que a unidade destinatária responder?
A unidade que recebe o processo pode:
incluir resposta;
elaborar nova CI;
dar ciência;
incluir outros documentos;
encaminhar o processo;
devolvê-lo;
concluir o processo quando não houver outras providências.
O Portal SEI-RJ disponibiliza atualmente POPs específicos também para analisar CI recebida, dar ciência e encerrar o processo.
Onde encontrar ajuda
A Uerj mantém uma página própria de suporte ao SEI, com:
manuais;
Guia de Trâmites entre Unidades;
pontos focais;
cards e guias rápidos;
cursos e treinamentos;
canais de atendimento.
O Portal SEI-RJ também mantém atualizado o Manual do Usuário Interno e os Procedimentos Operacionais Padrão específicos para a CI eletrônica.
Sempre que a interface do sistema mudar ou surgir dúvida sobre determinado procedimento, vale consultar primeiro essas fontes oficiais.
Para guardar
Fazer uma Comunicação Interna no SEI-RJ pode parecer complicado nas primeiras vezes, mas a lógica é relativamente simples:
a CI precisa estar dentro de um processo;
o documento deve ser elaborado na unidade adequada;
a numeração pertence à unidade responsável pela assinatura;
a CI precisa ser assinada eletronicamente;
e o processo precisa ser enviado para que a outra unidade efetivamente o receba.
Depois de compreender essa sequência, a rotina torna-se muito mais fácil.
E existe uma vantagem importante: todo o histórico permanece registrado dentro do próprio processo.
Em vez de papéis circulando entre setores, temos em um único ambiente:
quem elaborou;
quem assinou;
quando o documento foi produzido;
para onde foi enviado;
e quais providências foram adotadas depois.
É justamente esse encadeamento que faz do SEI-RJ mais do que um simples editor de documentos: ele registra o fluxo do processo administrativo.
