Compra de materiais na Uerj: do planejamento ao pagamento

Comprar papel, cadeiras, computadores, equipamentos, materiais de expediente ou qualquer outro bem para uma unidade pública parece, à primeira vista, uma atividade relativamente simples:

identificar o que falta → pesquisar preço → comprar.

Na Administração Pública, entretanto, a aquisição precisa percorrer um conjunto de etapas destinadas a responder perguntas importantes:

A compra realmente é necessária?

Qual quantidade precisamos?

O objeto foi corretamente especificado?

Existe previsão no planejamento?

Há recursos orçamentários?

Qual é a forma adequada de contratação?

O material entregue corresponde ao que foi contratado?

Quem irá recebê-lo e atestá-lo?

É material de consumo ou permanente?

Na Uerj, essas perguntas fazem parte de um fluxo que começa muito antes da licitação e termina somente depois do recebimento, da liquidação da despesa, do pagamento e, quando for o caso, da incorporação patrimonial.

Este guia apresenta uma visão prática desse caminho.

Primeiro: material de consumo ou material permanente?

Essa é uma das primeiras classificações que precisam ser entendidas.

Material de consumo

É aquele que, em razão de suas características e utilização, tende a perder sua identidade física, ser consumido ou ter vida útil reduzida.

Exemplos comuns:

• papel;

• canetas;

• toner;

• produtos de limpeza;

• material de escritório;

• determinados materiais de laboratório;

• gêneros alimentícios;

• peças e componentes que serão incorporados a outros bens.

No orçamento público, o material de consumo aparece tradicionalmente no elemento de despesa:

3.3.90.30 — Material de Consumo.

Material permanente

É aquele que, de maneira geral, não perde sua identidade física com o uso corrente e possui características de maior durabilidade.

Exemplos:

• computadores;

• monitores;

• mesas;

• cadeiras;

• equipamentos laboratoriais;

• aparelhos de ar-condicionado;

• projetores;

• máquinas e equipamentos.

No orçamento público, equipamentos e materiais permanentes aparecem tradicionalmente no elemento:

4.4.90.52 — Equipamentos e Material Permanente.

Mas cuidado:

não é apenas o nome ou o preço do objeto que determina sua classificação.

Características como:

• durabilidade;

• fragilidade;

• perecibilidade;

• incorporabilidade;

• transformabilidade;

também precisam ser consideradas.

Por isso, em caso de dúvida, a classificação contábil e patrimonial deve ser confirmada junto às áreas competentes.

Na Uerj, material permanente também envolve patrimônio

A aquisição de material permanente possui uma etapa adicional importante:

a análise sobre sua incorporação ao patrimônio.

A Uerj orienta suas unidades com base no Decreto Estadual nº 49.289/2024.

Atualmente, bens móveis com valor unitário inferior ao limite estabelecido na regulamentação podem ser dispensados da incorporação patrimonial, mas essa dispensa não é automática.

A própria DAF ressalta que também devem ser consideradas:

• natureza do bem;

• finalidade;

• relevância;

• necessidade de controle;

• características específicas da unidade.

Assim, mesmo um bem de pequeno valor pode precisar ser controlado patrimonialmente quando suas características justificarem. (daf.uerj.br)

1. Tudo começa pela necessidade

Antes de abrir o catálogo de fornecedores, responda:

Qual problema precisa ser resolvido?

Evite começar simplesmente com:

“Precisamos comprar 30 cadeiras.”

A necessidade talvez seja:

“Substituir mobiliário danificado utilizado por 30 postos de trabalho da unidade.”

Isso permite justificar:

• por que a compra é necessária;

• para quem;

• qual quantidade;

• qual resultado se espera alcançar.

Uma boa demanda deve responder:

O que precisamos?

Por que precisamos?

Quanto precisamos?

Quando precisamos?

Onde será utilizado?

O que acontecerá se não comprarmos?

2. Verifique o Plano de Contratações Anual — PCA

Na Uerj, as demandas de aquisição de bens integram o Plano de Contratações Anual — PCA.

O PCA é um instrumento institucional de planejamento que consolida e prioriza:

• aquisições de bens;

• serviços;

• obras;

• soluções de tecnologia da informação;

• demais necessidades de contratação.

A DAF informa que todas as demandas devem ser previamente registradas no Sistema PCA-RJ, por meio do Documento de Formalização de Demanda — DFD, observando os procedimentos e prazos estabelecidos. (daf.uerj.br)

Portanto, antes de preparar uma compra, verifique:

A demanda está prevista no PCA?

E o material permanente?

Existe uma atenção especial.

No planejamento orçamentário da Universidade, as demandas de investimento — L5, destinadas à aquisição de material permanente, são levantadas de maneira específica.

No ciclo de planejamento para 2027, por exemplo:

• materiais permanentes passaram por análise da DAF;

• equipamentos de informática, pela DGTI;

• obras e instalações, pela Prefeitura.

As unidades tiveram de apresentar o DFD correspondente para análise técnica. (diplan.uerj.br)

Isso mostra por que não é recomendável simplesmente decidir comprar um equipamento e abrir o processo sem verificar previamente o planejamento institucional.

3. Formalize a demanda

A necessidade precisa sair da conversa informal e entrar no processo administrativo.

Hoje, no PCA-RJ, essa formalização utiliza o:

DFD — Documento de Formalização de Demanda.

O DFD deve permitir compreender:

• o que se pretende adquirir;

• justificativa;

• quantitativo;

• prazo;

• unidade demandante;

• responsáveis;

• relação com o planejamento.

Um documento de formalização ruim diz:

“Solicitamos aquisição de cadeiras para atender às necessidades da unidade.”

Um documento melhor explica:

“A unidade possui 25 postos de trabalho com mobiliário que apresenta danos estruturais e não oferece condições adequadas de utilização. A aquisição permitirá a substituição gradual dos bens identificados em levantamento realizado em [data], conforme relação anexada.”

A segunda versão permite compreender:

o problema, sua dimensão e a origem da quantidade solicitada.

4. Abra e organize o processo no SEI-RJ

Com a necessidade formalizada, o processo administrativo passa a registrar toda a história da aquisição.

O processo não deve ser apenas:

uma pasta digital cheia de PDFs.

Ele precisa mostrar uma sequência lógica.

Quem abrir o processo posteriormente deve conseguir descobrir:

• de onde surgiu a necessidade;

• quem solicitou;

• como a quantidade foi definida;

• quais soluções foram analisadas;

• como o objeto foi especificado;

• como o preço estimado foi calculado;

• quais autorizações foram concedidas;

• como ocorreu a contratação;

• quem recebeu;

• quem atestou;

• quando foi pago.

Essa rastreabilidade é uma das principais funções do processo administrativo.

5. Elabore o ETP, quando aplicável

O Estudo Técnico Preliminar — ETP pertence à fase de planejamento da contratação.

Para uma compra de material, ele deve ajudar a responder:

Qual é a melhor solução para atender à necessidade?

Um ETP pode analisar:

• problema identificado;

• requisitos necessários;

• soluções disponíveis no mercado;

• quantitativos;

• compatibilidade com equipamentos existentes;

• logística;

• armazenamento;

• vida útil;

• garantia;

• possíveis riscos;

• estimativa preliminar de custos;

• resultados esperados.

Um exemplo

Problema:

a unidade possui 30 computadores incompatíveis com os sistemas necessários ao trabalho.

As alternativas poderiam incluir:

A — ampliar memória e armazenamento dos equipamentos existentes;

B — substituir parte dos equipamentos;

C — substituir todos os equipamentos;

D — utilizar outra solução tecnológica.

O ETP ajuda a demonstrar por que determinada solução foi escolhida.

Por isso, a ordem lógica é:

NECESSIDADE

↓

ESTUDO DAS SOLUÇÕES

↓

ESCOLHA DA SOLUÇÃO

↓

TERMO DE REFERÊNCIA

e não:

“Já escolhi o produto e agora vou fazer um ETP para justificar.”

6. Calcule corretamente a quantidade

Uma das perguntas mais comuns em processos de compras é:

Por que essa quantidade?

Não basta informar:

500 resmas de papel.

É preciso demonstrar de onde saiu esse número.

A estimativa pode considerar:

• consumo histórico;

• estoque existente;

• número de usuárias(os);

• número de postos;

• projeção de crescimento;

• período que a compra precisa atender;

• perdas;

• substituições;

• compras anteriores.

Exemplo:

Consumo médio mensal:

40 resmas

Período previsto:

12 meses

Necessidade estimada:

40 × 12 = 480 resmas

Estoque disponível:

30 resmas

Quantidade necessária:

450 resmas

Agora existe uma:

memória de cálculo.

Isso reduz o risco de comprar:

demais

ou

de menos.

7. Escreva uma boa especificação

Para materiais, a especificação é uma das partes que mais pode provocar problemas.

Ela precisa encontrar equilíbrio entre dois erros.

Especificação vaga demais

Exemplo:

“Cadeira de escritório de boa qualidade.”

O que significa:

boa qualidade?

Cada fornecedor poderá interpretar de uma forma.

Especificação restritiva demais

Exemplo hipotético:

“Cadeira modelo XYZ-245, marca ABC, acabamento exatamente...”

Se essas características não forem tecnicamente justificadas, pode existir direcionamento indevido da contratação.

A especificação deve indicar as características necessárias para atender à necessidade, e não simplesmente reproduzir um catálogo de determinada fabricante.

8. Prepare o Termo de Referência — TR

Depois de definida a solução, o Termo de Referência descreve aquilo que a Administração pretende contratar.

Para aquisição de materiais, um bom TR pode estabelecer:

Objeto

O que será adquirido.

Especificação

Características técnicas mínimas.

Quantidade

Número de unidades e unidade de medida.

Unidade de fornecimento

Por exemplo:

unidade;

caixa com 10 unidades;

resma com 500 folhas;

pacote;

litro;

quilograma.

Essa informação é especialmente importante.

Comprar:

100 caixas

não é a mesma coisa que:

100 unidades.

Prazo de entrega

Quantos dias a empresa terá para fornecer.

Local de entrega

Campus, prédio, setor, endereço e demais orientações.

Horário

Quando o recebimento poderá ocorrer.

Condições de transporte

Quando necessárias.

Embalagem

Especialmente para determinados materiais de consumo.

Validade mínima

Quando o material possui prazo de validade.

Garantia

Quando aplicável.

Critérios de recebimento

O que será verificado.

Critérios para rejeição

Quando o material poderá ser recusado.

Forma de pagamento

Conforme a execução, recebimento, documentação e liquidação.

9. Defina claramente o que será aceito

Imagine comprar:

200 caixas de determinado produto.

A empresa entrega um item parecido.

Agora aparece a dúvida:

podemos aceitar?

O momento correto para pensar nisso não é na porta do almoxarifado.

É durante o planejamento.

O TR deve permitir responder:

O material corresponde à especificação?

Para determinado objeto, podem ser conferidos:

• dimensões;

• composição;

• capacidade;

• modelo;

• certificação;

• validade;

• lote;

• integridade da embalagem;

• garantia;

• compatibilidade;

• quantidade.

Quanto mais claro o critério de recebimento, menor a discussão posteriormente.

10. Faça a pesquisa de preços

A pesquisa de preços ajuda a estimar o valor da futura contratação.

Ela precisa permitir que alguém compreenda:

de onde vieram os preços

e

como chegamos ao valor estimado.

Não é suficiente juntar valores aleatórios encontrados na internet.

As referências precisam ser comparáveis ao objeto.

Observe:

• descrição;

• unidade;

• quantidade;

• marca/modelo, quando relevante para comparação;

• condições de entrega;

• data;

• fonte;

• impostos;

• frete;

• possíveis diferenças de escala.

Depois:

documente a memória de cálculo.

11. Analise os riscos da aquisição

Compra de material também possui riscos.

Risco: atraso na entrega

Possível consequência:

falta do material necessário às atividades.

Tratamento:

planejar com antecedência e definir prazo adequado.

Risco: material em desacordo

Consequência:

impossibilidade de utilização.

Tratamento:

especificação e critérios de recebimento claros.

Risco: produto falsificado

Tratamento:

exigir requisitos, procedência ou certificações quando justificadamente necessários.

Risco: validade insuficiente

Tratamento:

estabelecer validade mínima aceitável.

Risco: excesso de estoque

Tratamento:

usar histórico de consumo e dimensionar corretamente a quantidade.

Risco: falta de espaço para armazenamento

Tratamento:

avaliar capacidade do almoxarifado e, quando adequado, entregas parceladas.

O objetivo do mapa de riscos não é prever o futuro perfeitamente.

É pensar antecipadamente:

o que pode dar errado e como podemos reduzir esse risco?

12. Confira o orçamento

Antes de a contratação avançar, é preciso verificar sua compatibilidade com o planejamento e o orçamento.

Para material de consumo, a classificação orçamentária normalmente será diferente da aquisição de material permanente.

Por isso, classificar corretamente o objeto desde o início ajuda a evitar problemas posteriores.

Em caso de material permanente, a própria Uerj realiza planejamento específico das despesas de investimento — L5. (daf.uerj.br)

13. O processo segue para a contratação

Com a fase preparatória devidamente instruída, a contratação poderá seguir pelo procedimento adequado.

Dependendo do caso, pode haver:

• licitação;

• dispensa de licitação;

• inexigibilidade;

• utilização de ata de registro de preços;

• outro procedimento juridicamente cabível.

Não é a unidade demandante que escolhe livremente:

“quero fazer um pregão”

ou

“quero uma dispensa”.

A forma de contratação decorre:

das características do objeto, do valor, das condições do mercado e da legislação aplicável.

14. Na licitação

Quando houver licitação, aparecem etapas como:

edital

↓

propostas/lances

↓

julgamento

↓

habilitação

↓

recursos

↓

adjudicação

↓

homologação

Depois disso, a contratação poderá ser formalizada.

15. Contrato ou instrumento substitutivo?

Nem toda compra de material exige um termo de contrato tradicional.

A Lei nº 14.133/2021 permite, nas hipóteses legais, instrumentos substitutivos como:

• nota de empenho;

• autorização de compra;

• ordem de execução;

• instrumento equivalente.

Em outras situações, haverá contrato formal.

Isso depende das características da aquisição.

Por exemplo, uma compra:

única, simples e com entrega imediata

pode ter uma estrutura diferente de outra que envolva:

entregas parceladas durante 12 meses + assistência técnica + garantia + obrigações continuadas.

16. E o empenho?

Aqui cabe corrigir uma simplificação comum.

Empenho não é exatamente:

“reservar dinheiro”.

Segundo a Lei nº 4.320/1964, o empenho é o ato da autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento, pendente ou não de condição.

Na prática, compromete crédito orçamentário com determinada despesa.

E existe uma regra muito importante:

não se realiza despesa sem prévio empenho.

Portanto, a empresa não deveria ser estimulada a realizar uma entrega para depois descobrirmos como pagar.

17. Ordem de fornecimento

Quando utilizada, a Ordem de Fornecimento informa que a empresa deve realizar a entrega prevista.

Ela pode indicar:

• número da contratação;

• item;

• quantidade;

• local;

• prazo;

• responsável pelo recebimento.

Uma recomendação prática:

não peça informalmente à empresa que entregue antes da autorização administrativa adequada.

Telefonema, WhatsApp ou e-mail pessoal não substituem o procedimento formal.

18. A empresa entrega o material

Agora começa uma etapa que muitas vezes recebe menos atenção do que deveria:

o recebimento.

O caminhão chegou.

As caixas estão na unidade.

Isso não significa automaticamente:

“compra concluída”.

Ainda precisamos verificar:

o que chegou é realmente aquilo que compramos?

19. Recebimento provisório

A Lei nº 14.133/2021 estabelece, para compras, o recebimento provisório de forma sumária pela(o) responsável pelo acompanhamento e fiscalização, com posterior verificação da conformidade do material. (planalto.gov.br)

Podemos entender como:

“o material chegou; agora vamos conferir.”

Nesse momento podem ser observados:

• quantidade aparente;

• integridade das embalagens;

• documentação da entrega;

• ausência de danos visíveis.

20. Confira o material

Agora faça a conferência efetiva.

Verifique:

Quantidade

Chegaram realmente 100 unidades?

Especificação

É exatamente aquilo que foi contratado?

Integridade

Existe dano?

Validade

Está dentro da validade mínima exigida?

Marca/modelo

Quando houver exigência legítima relacionada ao fornecimento.

Número de série

Quando aplicável.

Certificações

Quando exigidas.

Garantia

Documentos foram entregues?

Acessórios

Tudo que deveria acompanhar o equipamento está presente?

Se o objeto exigir conhecimento especializado, a conferência pode precisar da participação da:

área técnica.

21. Material diferente deve ser aceito?

Não automaticamente.

A Lei nº 14.133/2021 estabelece que o objeto pode ser rejeitado, total ou parcialmente, quando estiver em desacordo com o contrato. (planalto.gov.br)

Por isso:

“é parecido”

não basta.

A comparação precisa ser feita com os requisitos definidos na contratação.

Caso exista desconformidade, ela precisa ser registrada e tratada formalmente.

22. Recebimento definitivo

Depois da verificação da conformidade ocorre o recebimento definitivo, realizado conforme a designação e o procedimento aplicáveis.

Em compras, a Lei nº 14.133/2021 prevê o recebimento definitivo por servidora(or) ou comissão designada, mediante termo detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais. (planalto.gov.br)

Em termos simples:

PROVISÓRIO

→ chegou.

CONFERÊNCIA

→ está de acordo?

DEFINITIVO

→ sim, foi aceito.

23. Atesto

O atesto registra que a Administração verificou a execução/entrega correspondente para fins do processamento da despesa.

Não assine apenas porque:

“a nota precisa ser paga”.

Quem atesta deve ter segurança de que aquilo que está declarando corresponde à realidade.

Antes de atestar:

☐ confira o material;

☐ confira a quantidade;

☐ confira a nota fiscal;

☐ confira o processo;

☐ confira o instrumento da contratação;

☐ registre eventuais problemas.

24. Nota fiscal

A empresa apresenta o documento fiscal correspondente.

Confira:

• CNPJ;

• razão social;

• destinatária;

• itens;

• quantidade;

• valores;

• dados da contratação;

• eventuais tributos;

• demais informações necessárias.

Nota fiscal errada pode impedir o andamento da liquidação.

25. Liquidação da despesa

Depois do recebimento e da documentação, vem a:

liquidação.

Liquidar não significa pagar.

Na liquidação, a Administração verifica formalmente o direito da(o) credora(or):

Foi entregue?

Está comprovado?

Quanto devemos?

Para quem devemos?

É a etapa que transforma:

“a empresa apresentou uma cobrança”

em:

“a Administração reconhece que este valor é devido”.

26. Ordem de pagamento e pagamento

Depois da regular liquidação, o procedimento financeiro segue para a autorização e o pagamento.

Então finalmente ocorre:

a transferência dos recursos à empresa.

O caminho simplificado fica:

EMPENHO

↓

ENTREGA

↓

RECEBIMENTO

↓

ATESTO

↓

LIQUIDAÇÃO

↓

ORDEM DE PAGAMENTO

↓

PAGAMENTO

27. E se for material permanente?

Ainda não acabou.

Um bem permanente pode precisar entrar no controle patrimonial da Universidade.

Dependendo das características do bem, serão necessárias providências relacionadas a:

• incorporação;

• tombamento;

• identificação patrimonial;

• localização;

• responsabilidade;

• movimentação;

• inventário.

Na Uerj, o SABM é utilizado para movimentações de bens, pedidos de vistoria, consulta de inventários e outras atividades relacionadas ao patrimônio. (daf.uerj.br)

Portanto:

COMPRAR

não significa apenas:

PAGAR.

No caso de patrimônio, também precisamos:

CONTROLAR O BEM DURANTE SUA VIDA ÚTIL.

Existe uma forma mais simples de comprar material de consumo?

Na Uerj existe também o:

SIDES — Sistema de Desembolso Descentralizado.

Ele é um mecanismo institucional que oferece cotas financeiras às unidades para determinadas despesas do cotidiano universitário, especialmente aquisições imediatas de bens de consumo essenciais. (daf.uerj.br)

Mas atenção:

SIDES não significa “dinheiro livre para comprar qualquer coisa”.

Existem:

• regras;

• vedações;

• prestação de contas;

• documentação;

• limites;

• responsabilidades.

Material permanente pelo SIDES

A própria DAF informa que a aquisição de bens permanentes por meio do SIDES deve ocorrer excepcionalmente, em situações urgentes e atípicas, devidamente justificadas.

Nesses casos, a orientação atual estabelece pesquisa de mercado com pelo menos três fornecedores e manutenção da documentação comprobatória no processo de prestação de contas. (daf.uerj.br)

Portanto:

fluxo regular de aquisição

e

aquisição descentralizada pelo SIDES

não devem ser confundidos.

Onde mais trava uma compra de material?

Alguns problemas aparecem repetidamente.

1. Especificação com “cara de marca”

Evite copiar integralmente o catálogo de uma fabricante sem necessidade técnica.

2. Especificação vaga

“Produto de primeira qualidade” não é especificação.

3. Quantidade sem justificativa

“Precisamos de 500.”

Por quê?

4. Unidade de medida errada

Uma caixa contém:

10? 50? 100 unidades?

Informe claramente.

5. Pesquisa de preços incompatível

TR pesquisa um produto.

Cotação considera outro.

6. Critério de recebimento inexistente

A empresa entrega e ninguém sabe exatamente como avaliar.

7. Validade não definida

Especialmente importante para materiais perecíveis ou com prazo de utilização.

8. Local de entrega genérico

“Entregar na Uerj.”

A Uerj possui diferentes campi e estruturas.

Informe:

onde.

9. Ninguém sabe quem vai receber

Defina a unidade e as(os) responsáveis.

10. Comprar sem pensar no armazenamento

Comprar 10 mil unidades sem ter onde armazená-las também é um problema de planejamento.

11. Equipamento sem pensar na infraestrutura

Antes de comprar uma máquina, pergunte:

há energia adequada?

há espaço?

há rede?

há instalação?

há pessoal capacitado?

existem consumíveis?

a manutenção está prevista?

O preço de aquisição nem sempre representa o:

custo total da solução.

Quem faz o quê?

O fluxo pode variar conforme o objeto e a estrutura institucional, mas, de maneira didática:

Unidade demandante

• identifica a necessidade;

• formaliza a demanda;

• participa do ETP;

• ajuda a definir quantitativos;

• contribui para o TR;

• acompanha o recebimento;

• participa da fiscalização quando designada.

Área técnica

Quando necessária:

• analisa requisitos;

• define especificações;

• avalia compatibilidade;

• auxilia no recebimento técnico.

Exemplo:

equipamento de informática pode exigir participação da DGTI.

DAF e áreas de contratação

Atuam nos procedimentos administrativos, logísticos, licitatórios, contratuais, orçamentários ou financeiros conforme as competências de cada unidade.

Autoridades competentes

Praticam atos como autorização, adjudicação e homologação conforme o procedimento e a competência estabelecida.

Fiscalização e responsáveis pelo recebimento

Verificam se aquilo que foi contratado foi efetivamente entregue.

Contabilidade/Financeiro

Atuam nas etapas orçamentárias, contábeis, de liquidação e pagamento conforme a estrutura institucional.

Patrimônio

No caso dos bens sujeitos a controle:

• incorpora;

• identifica;

• registra;

• acompanha movimentações.

Checklist — antes de mandar a compra adiante

Necessidade

☐ Problema claramente descrito.

☐ Justificativa consistente.

☐ Quantidade calculada.

☐ Prazo necessário identificado.

Planejamento

☐ Demanda verificada no PCA.

☐ DFD providenciado quando aplicável.

☐ Classificação como consumo/permanente verificada.

☐ Área técnica consultada quando necessária.

☐ Planejamento orçamentário conferido.

Fase preparatória

☐ ETP elaborado, quando aplicável.

☐ TR concluído.

☐ Especificações objetivas.

☐ Unidade de medida correta.

☐ Pesquisa de preços documentada.

☐ Memória de cálculo incluída.

☐ Riscos analisados.

Recebimento

☐ Local definido.

☐ Responsável definido.

☐ Critérios de aceitação claros.

☐ Prazo de entrega definido.

☐ Garantia prevista quando necessária.

☐ Validade mínima prevista quando necessária.

Depois da entrega

☐ Quantidade conferida.

☐ Especificação conferida.

☐ Nota fiscal conferida.

☐ Recebimento registrado.

☐ Atesto realizado por pessoa competente.

☐ Liquidação processada.

☐ Pagamento realizado.

☐ Bem incorporado ao patrimônio quando necessário.

Modelo mental para memorizar

Para uma compra de material, pense:

NECESSIDADE

↓

PCA / PLANEJAMENTO

↓

DFD

↓

ETP

↓

TR

↓

QUANTIDADE + ESPECIFICAÇÃO

↓

PESQUISA DE PREÇOS

↓

RISCOS

↓

ORÇAMENTO

↓

LICITAÇÃO OU OUTRA FORMA DE CONTRATAÇÃO

↓

FORMALIZAÇÃO

↓

EMPENHO

↓

ORDEM DE FORNECIMENTO, QUANDO CABÍVEL

↓

ENTREGA

↓

RECEBIMENTO PROVISÓRIO

↓

CONFERÊNCIA

↓

RECEBIMENTO DEFINITIVO

↓

NOTA FISCAL / ATESTO

↓

LIQUIDAÇÃO

↓

ORDEM DE PAGAMENTO

↓

PAGAMENTO

↓

PATRIMÔNIO, QUANDO FOR O CASO

A sequência exata pode variar de acordo com a contratação.

Mas existe uma lógica que vale a pena guardar:

Pedir bem → especificar bem → contratar corretamente → conferir antes de aceitar → pagar apenas aquilo que foi regularmente recebido.

Para guardar

Comprar material na Administração Pública não significa apenas descobrir:

“onde está mais barato?”

Uma boa compra precisa equilibrar:

necessidade;

qualidade;

preço;

planejamento;

competitividade;

prazo;

risco;

controle.

Um produto extremamente barato que não atende à necessidade não representa economia.

Da mesma maneira, um produto excelente adquirido sem planejamento, em quantidade excessiva ou com especificação direcionada também não representa uma boa contratação.

A compra só alcança seu objetivo quando o material:

é realmente necessário;

foi corretamente especificado;

foi adquirido pelo procedimento adequado;

chegou na quantidade e qualidade contratadas;

foi recebido e registrado;

e passou a atender à finalidade pública que justificou sua aquisição.

Onde consultar na Uerj

Para procedimentos atualizados, consulte prioritariamente:

• DAF/Uerj — Planejamento e PCA — informações sobre o Plano de Contratações Anual. (daf.uerj.br)

• DAF/Uerj — SIDES — regras para despesas descentralizadas e orientações sobre bens patrimoniais. (daf.uerj.br)

• Diplan/Uerj — planejamento orçamentário e demandas de investimento. (diplan.uerj.br)

• Lei nº 14.133/2021 — regras gerais de licitações e contratos administrativos. (planalto.gov.br)

• Lei nº 4.320/1964 — regras gerais da execução orçamentária e financeira.

Como sistemas, modelos e procedimentos internos podem ser alterados, consulte sempre a orientação institucional vigente antes de iniciar uma aquisição.

 

 

Glossário Prático da Licitação ao Pagamento

Quem começa a trabalhar com compras, licitações, contratos ou orçamento público encontra rapidamente uma série de palavras que parecem pertencer a outro idioma:

dotação, empenho, adjudicação, homologação, atesto, liquidação, glosa, apostilamento...

Separadamente, cada termo é relativamente simples.

A dificuldade aparece quando precisamos entender:

em que momento cada coisa acontece e como uma etapa se relaciona com a outra.

Este glossário procura explicar, de maneira prática, os termos mais comuns no caminho que vai do planejamento da contratação até o pagamento.

Uma forma simples de visualizar todo o processo é:

PLANEJAR

↓

SELECIONAR QUEM VAI FORNECER

↓

CONTRATAR

↓

EXECUTAR E FISCALIZAR

↓

RECEBER

↓

LIQUIDAR A DESPESA

↓

PAGAR

Nem toda contratação passará exatamente pelas mesmas etapas. Existem licitações, dispensas, inexigibilidades, sistemas de registro de preços e diferentes tipos de contratos.

Mas conhecer esse vocabulário ajuda bastante a compreender os processos administrativos.

Antes da licitação: planejamento da contratação

PCA — Plano de Contratações Anual

É o instrumento utilizado para reunir e organizar as contratações que a Administração pretende realizar em determinado período.

Ajuda a responder:

O que precisaremos contratar?

Quando?

Com qual prioridade?

Existe previsão orçamentária?

O PCA aproxima o planejamento das compras e contratações do planejamento institucional e orçamentário.

DFD ou DOD — Documento de Formalização da Demanda

É o documento utilizado para registrar formalmente uma necessidade da unidade.

Dependendo do órgão e do procedimento, a nomenclatura pode variar.

Em termos práticos, ele deve explicar:

• qual é a necessidade;

• por que ela existe;

• qual problema precisa ser resolvido;

• quantidade estimada;

• prazo;

• unidade demandante;

• responsáveis.

É o documento que transforma:

“precisamos de alguma coisa”

em:

“existe uma demanda administrativa formalmente identificada”.

ETP — Estudo Técnico Preliminar

É o documento da fase preparatória utilizado para estudar a necessidade e identificar a solução mais adequada.

O ETP não deveria começar com:

“Já decidimos comprar o produto X.”

A lógica é:

temos este problema → quais soluções existem → qual delas atende melhor à Administração?

Pode envolver:

• levantamento de alternativas;

• requisitos;

• quantidades;

• estimativas;

• análise de viabilidade;

• resultados esperados;

• justificativa da solução escolhida.

Termo de Referência — TR

Documento que descreve aquilo que será contratado.

Depois de o ETP ajudar a definir a solução, o TR detalha:

• objeto;

• quantidade;

• requisitos;

• forma de execução;

• prazos;

• obrigações;

• critérios de recebimento;

• medição;

• fiscalização;

• pagamento.

É uma das principais referências para:

a licitação, a proposta da empresa e a futura execução contratual.

Pesquisa de preços

Procedimento utilizado para estimar quanto determinada contratação deverá custar.

Não é simplesmente:

“conseguir três orçamentos”.

A pesquisa precisa utilizar fontes adequadas e produtos ou serviços comparáveis, permitindo demonstrar como a Administração chegou ao valor estimado.

Termos de dinheiro e orçamento

Dotação orçamentária

É a parcela do orçamento autorizada para determinada finalidade de despesa.

Uma forma simples de pensar é:

o orçamento autorizou recursos para determinada categoria de gasto.

Tecnicamente, não é correto definir dotação simplesmente como uma “reserva de dinheiro”.

Ela representa uma autorização orçamentária, dentro das classificações previstas no orçamento público.

Crédito orçamentário

É a autorização para realização de despesas consignada no orçamento ou acrescentada posteriormente por meio de créditos adicionais.

Na rotina administrativa, a expressão aparece relacionada ao montante autorizado para determinadas despesas.

Saldo orçamentário

É aquilo que ainda permanece disponível dentro de determinado crédito orçamentário depois de consideradas as movimentações realizadas.

Por exemplo:

Crédito disponível inicialmente:

R$ 100.000

Despesa empenhada:

R$ 30.000

Saldo:

R$ 70.000

É apenas um exemplo simplificado, porque a execução orçamentária real envolve outras classificações e controles.

Reserva orçamentária

É o mecanismo utilizado, conforme as regras e sistemas adotados pelo ente público, para separar previamente determinada parcela do orçamento para uma contratação ou procedimento específico.

Não deve ser confundida com:

dotação

nem com:

empenho.

Cada instituto representa uma etapa diferente do controle orçamentário.

Fonte ou destinação de recursos

Indica a origem e a vinculação dos recursos utilizados para determinada despesa.

Exemplos podem envolver:

• recursos do Tesouro;

• receitas próprias;

• convênios;

• transferências;

• projetos específicos.

A origem dos recursos pode estabelecer condições, finalidades e prazos próprios.

Por isso, duas despesas aparentemente iguais podem possuir regras orçamentárias diferentes em razão da fonte utilizada.

Termos da licitação

Licitação

É o procedimento administrativo utilizado pela Administração para selecionar uma proposta para determinada contratação, observando as regras legais aplicáveis.

A licitação não significa simplesmente:

“escolher o menor preço”.

Dependendo do objeto e do critério de julgamento, outros elementos podem ser considerados.

Edital

É o documento que estabelece as regras da licitação.

Nele aparecem informações como:

• objeto;

• condições de participação;

• prazos;

• critérios de julgamento;

• documentos exigidos;

• obrigações;

• sanções;

• regras da futura contratação.

Podemos pensar no edital como:

as regras do jogo da licitação.

Depois de publicado, Administração e participantes precisam respeitá-lo.

Proposta

É aquilo que a licitante apresenta à Administração para disputar a contratação.

Pode conter:

• preço;

• características técnicas;

• prazos;

• condições;

• planilhas;

• catálogos;

• documentos complementares.

A proposta precisa atender às exigências estabelecidas no edital.

Lance

Em determinadas modalidades e critérios de julgamento, as empresas podem disputar o objeto mediante sucessivos lances.

É muito conhecido no:

pregão eletrônico.

A existência de lances não significa que a empresa que ofereceu simplesmente o menor número será automaticamente contratada.

A proposta ainda precisa atender às regras do procedimento.

Julgamento

É a etapa na qual as propostas são avaliadas conforme o critério previsto no edital.

Alguns critérios previstos na Lei nº 14.133/2021 incluem:

• menor preço;

• maior desconto;

• melhor técnica ou conteúdo artístico;

• técnica e preço;

• maior lance;

• maior retorno econômico.

Habilitação

É a etapa na qual se verifica se a licitante reúne as condições necessárias para contratar com a Administração.

Podem ser examinados requisitos relacionados a:

• habilitação jurídica;

• qualificação técnica;

• regularidade fiscal, social e trabalhista;

• qualificação econômico-financeira.

Em resumo:

julgamento → a proposta atende?

habilitação → a empresa pode contratar?

Adjudicação

É o ato pelo qual o objeto da licitação é atribuído à vencedora.

Em termos didáticos:

“O objeto desta licitação fica atribuído a esta licitante.”

Adjudicar não significa que o pagamento ocorrerá nem que o objeto já foi entregue.

Ainda existem outras etapas.

Homologação

É o ato pelo qual a autoridade competente encerra a análise do procedimento licitatório e confirma seu resultado, observadas as competências aplicáveis.

Uma maneira simples de diferenciar:

ADJUDICAÇÃO

→ atribui o objeto.

HOMOLOGAÇÃO

→ confirma o resultado do procedimento.

Sistema de Registro de Preços

SRP — Sistema de Registro de Preços

É um procedimento utilizado para registrar preços e condições para futuras contratações.

Pode ser interessante quando:

• existe demanda recorrente;

• a quantidade exata pode variar;

• diferentes unidades poderão precisar do mesmo objeto;

• não é conveniente contratar tudo imediatamente.

Ata de Registro de Preços — ARP

É o documento no qual ficam registrados:

• objeto;

• preços;

• fornecedores;

• condições;

• quantidades;

• demais regras aplicáveis.

Um ponto muito importante:

a existência da ata não obriga a Administração a realizar a contratação.

A Lei nº 14.133/2021 estabelece que os preços registrados geram compromisso de fornecimento nas condições estabelecidas, mas não obrigam a Administração a contratar.

Portanto:

ATA ≠ COMPRA REALIZADA

Ela cria a possibilidade de futuras contratações dentro das regras do registro.

Termos da contratação

Contrato administrativo

É o instrumento que estabelece formalmente a relação entre a Administração e a contratada.

Nele são definidos aspectos como:

• objeto;

• preço;

• prazos;

• obrigações;

• fiscalização;

• forma de pagamento;

• reajuste;

• penalidades;

• hipóteses de alteração e extinção.

Instrumento substitutivo

Nem toda contratação exige necessariamente um termo de contrato tradicional.

Nos casos permitidos pela legislação, podem ser utilizados outros instrumentos, como:

• nota de empenho;

• autorização de compra;

• ordem de execução de serviço;

• outros instrumentos hábeis.

A possibilidade depende das características e regras da contratação.

Assinatura do contrato

É o momento em que as partes formalizam sua concordância com o instrumento contratual.

Mas existe uma atualização importante em relação à antiga ideia de que a assinatura, sozinha, faria o contrato produzir todos os seus efeitos.

Pela Lei nº 14.133/2021, a divulgação do contrato no Portal Nacional de Contratações Públicas — PNCP é condição indispensável para sua eficácia, observados os prazos legais.

Portanto:

assinatura

e

eficácia

não devem ser tratados como conceitos necessariamente idênticos.

Vigência

É o período em que o contrato permanece juridicamente vigente.

Exemplo:

Vigência: 12 meses.

A duração deve observar a legislação, o edital, o instrumento contratual e a disponibilidade orçamentária aplicável.

Prazo de execução

É o tempo definido para realizar o objeto.

Pode ser diferente da vigência.

Exemplo:

Vigência do contrato: 12 meses

Prazo para entregar os equipamentos: 60 dias

Essa diferença é importante.

A vigência pode precisar ser maior para comportar:

• execução;

• recebimento;

• verificações;

• demais providências contratuais.

Ordem de fornecimento

Documento utilizado para autorizar determinada entrega ou fornecimento, conforme as regras da contratação.

É comum em compras.

Em termos simples:

“A partir de agora, forneça aquilo que foi solicitado.”

Ordem de serviço

É utilizada normalmente para determinar ou autorizar o início da execução de determinado serviço.

Dependendo da contratação, podem existir condições que precisam ser cumpridas antes de sua emissão.

Termos de execução e fiscalização

Fiscal do contrato

É a pessoa formalmente designada para acompanhar a execução contratual dentro das atribuições estabelecidas.

Ela verifica, por exemplo:

• qualidade;

• quantidade;

• prazos;

• cumprimento das especificações;

• ocorrências durante a execução.

Fiscalizar não significa simplesmente:

“assinar a nota fiscal no final”.

A fiscalização deve acompanhar a execução.

Gestora(or) do contrato

É responsável pelo acompanhamento administrativo mais amplo do contrato, conforme a organização adotada pelo órgão.

Pode atuar em temas como:

• prazos;

• vigência;

• comunicações;

• alterações;

• controles;

• providências administrativas.

Gestão e fiscalização possuem funções relacionadas, mas não necessariamente idênticas.

Medição

É a verificação quantitativa daquilo que foi efetivamente executado.

É comum em:

• obras;

• serviços continuados;

• contratos pagos conforme produção ou quantidade.

Exemplo:

Uma empresa deveria executar determinado serviço durante todo o mês.

A medição identifica:

quanto foi efetivamente executado e quanto pode ser considerado para pagamento.

Recebimento provisório

É uma primeira etapa de recebimento do objeto.

Na Lei nº 14.133/2021, obras e serviços podem ser recebidos provisoriamente pela pessoa responsável pelo acompanhamento e fiscalização, mediante termo detalhado.

Nas compras, o recebimento provisório pode ocorrer de forma sumária, com posterior verificação da conformidade do material.

Em linguagem prática:

“Recebemos. Agora precisamos conferir se está realmente conforme.”

Recebimento definitivo

Ocorre depois das verificações necessárias e confirma o atendimento das exigências contratuais.

A Lei prevê, para compras, obras e serviços, recebimento definitivo por servidora(or) ou comissão designada, mediante o procedimento cabível.

Importante:

receber definitivamente não elimina automaticamente todas as responsabilidades futuras da contratada.

Atesto ou ateste

É o registro de que determinado bem ou serviço foi efetivamente entregue ou executado de acordo com aquilo que deveria ter sido realizado, dentro das competências de quem atesta.

Na rotina administrativa, é uma peça importante para a liquidação.

Podemos pensar:

EMPRESA DIZ: “ENTREGUEI.”

↓

FISCALIZAÇÃO CONFERE

↓

ADMINISTRAÇÃO ATESTA: “ESTÁ DE ACORDO.”

O atesto não deve ser automático.

A pessoa que atesta assume responsabilidade pela declaração realizada.

Glosa

É a redução ou exclusão de parte do valor que seria pago quando determinada parcela:

• não foi executada;

• foi executada incorretamente;

• não foi comprovada;

• não atende aos critérios contratuais.

Exemplo:

Uma empresa deveria prestar 100 unidades de determinado serviço.

Somente 90 foram regularmente executadas.

Dependendo do regime contratual, a medição e a glosa podem impedir o pagamento das 10 unidades não realizadas.

Glosa não é necessariamente multa.

A glosa normalmente ajusta o valor ao que efetivamente pode ser reconhecido como executado.

A multa é uma penalidade.

Documentos fiscais e cobrança

Nota fiscal — NF

É o documento fiscal relacionado ao fornecimento ou serviço.

Ela apresenta informações como:

• emitente;

• destinatária(o);

• objeto;

• valores;

• tributos;

• data.

Na contratação pública, a existência da nota fiscal não significa que a empresa já tenha direito automático ao pagamento.

Ainda será necessário verificar a execução e realizar a liquidação da despesa.

Faturamento

No cotidiano administrativo, “faturar” costuma ser utilizado para indicar a formalização da cobrança pela contratada, frequentemente por meio da emissão da nota fiscal ou documento correspondente.

Mas:

faturamento

e

nota fiscal

não são tecnicamente a mesma coisa em todas as situações.

As regras do contrato devem definir quando e como a contratada poderá apresentar o documento de cobrança.

Fatura

É um documento de cobrança.

Dependendo da operação, pode acompanhar a nota fiscal ou ser utilizado dentro de determinado procedimento de cobrança.

Por isso, evite tratar automaticamente:

fatura = nota fiscal

em qualquer situação.

O caminho financeiro da despesa

Empenho

Este é um dos conceitos mais importantes.

A Lei nº 4.320/1964 define empenho como o ato da autoridade competente que cria para o Estado uma obrigação de pagamento, pendente ou não do cumprimento de determinada condição.

A mesma lei estabelece uma regra essencial:

é vedada a realização de despesa sem prévio empenho.

Na prática, o empenho compromete determinada parcela do crédito orçamentário para aquela despesa.

Uma forma simples de pensar:

ORÇAMENTO DISPONÍVEL

↓

EMPENHO

↓

PARTE DO CRÉDITO FICA COMPROMETIDA COM AQUELA DESPESA

Não confunda:

dotação

com

empenho.

A dotação está relacionada à autorização orçamentária.

O empenho está relacionado à despesa concreta que está sendo assumida.

Nota de empenho

É o documento emitido em decorrência do empenho.

A Lei nº 4.320/1964 estabelece que a nota de empenho deve indicar, entre outras informações:

• credora(or);

• especificação da despesa;

• importância;

• dedução do saldo da dotação correspondente.

No cotidiano, muitas pessoas chamam simplesmente a nota de empenho de:

“o empenho”.

Mas conceitualmente:

empenho = ato

nota de empenho = documento correspondente.

Empenho ordinário

É utilizado quando:

o valor da despesa é conhecido

e

o pagamento ocorrerá de uma vez, conforme a sistemática aplicável.

É muito associado a compras simples de valor definido.

Empenho estimativo

É utilizado para despesas cujo valor exato não pode ser previamente determinado.

A própria Lei nº 4.320/1964 prevê o empenho por estimativa quando não for possível determinar o montante da despesa.

Exemplo clássico:

determinados consumos variáveis.

Empenho global

É permitido para despesas contratuais e outras sujeitas a parcelamento.

Em vez de emitir um novo empenho para cada parcela, pode ser empenhado globalmente o valor correspondente, conforme as regras aplicáveis.

Liquidação da despesa

Depois da execução e do recebimento chegamos a outra palavra que costuma causar confusão:

liquidação.

Liquidar não significa pagar.

A Lei nº 4.320/1964 define a liquidação como a verificação do direito adquirido pela(o) credora(or) com base nos documentos comprobatórios.

A Administração precisa verificar:

• origem da obrigação;

• objeto;

• valor exato devido;

• quem deve receber.

No caso de fornecimentos e serviços, a liquidação considera elementos como contrato, nota de empenho e comprovantes da efetiva entrega ou prestação.

Em termos simples:

EMPRESA: “Tenho R$ 20 mil para receber.”

ADMINISTRAÇÃO: “Vamos conferir se realmente deve receber R$ 20 mil.”

Depois das verificações:

LIQUIDAÇÃO: “Sim. O valor devido e reconhecido é R$ 20 mil.”

Ordem de pagamento

Depois da liquidação, existe ainda a ordem de pagamento.

A Lei nº 4.320 define-a como o despacho da autoridade competente determinando que a despesa seja paga.

Portanto:

liquidar

e

ordenar o pagamento

também são etapas distintas.

Pagamento

É a etapa em que ocorre a efetiva quitação financeira da obrigação reconhecida.

A Lei nº 4.320 determina que o pagamento somente seja realizado depois da regular liquidação e da correspondente ordem de pagamento.

Assim:

EMPENHO

↓

EXECUÇÃO

↓

RECEBIMENTO / ATESTO

↓

LIQUIDAÇÃO

↓

ORDEM DE PAGAMENTO

↓

PAGAMENTO

Essa sequência é muito importante.

Restos a Pagar

São despesas:

empenhadas

mas

não pagas até 31 de dezembro.

A Lei nº 4.320/1964 distingue restos a pagar processados e não processados.

De maneira introdutória:

Restos a pagar processados

A despesa já passou pela liquidação, mas ainda não foi paga.

Restos a pagar não processados

A despesa foi empenhada, mas ainda não passou integralmente pela liquidação até o encerramento do exercício.

Existem normas específicas para inscrição, manutenção, bloqueio e cancelamento, portanto não basta dizer que toda despesa empenhada será automaticamente paga no exercício seguinte.

Mudanças durante o contrato

Termo aditivo

É o instrumento utilizado para formalizar determinadas alterações contratuais.

Dependendo do caso e dos limites legais, pode tratar de:

• prazo;

• quantitativos;

• valores;

• alterações necessárias no objeto;

• outras mudanças admitidas pela legislação.

Nem toda mudança pode ser realizada por termo aditivo.

A Administração precisa demonstrar o fundamento jurídico e administrativo da alteração.

Apostilamento

É uma forma mais simples de registrar situações que não caracterizam propriamente uma alteração contratual que exija termo aditivo.

A Lei nº 14.133/2021 permite apostila, por exemplo, para:

• reajuste ou repactuação previstos no próprio contrato;

• atualizações, compensações ou penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamento;

• alteração da razão ou denominação social da contratada;

• empenho de dotações orçamentárias.

Portanto, apostilamento não deve ser entendido como:

“um aditivo menor”.

São instrumentos utilizados para situações juridicamente diferentes.

Reajuste

É uma forma de preservar o valor econômico do contrato mediante aplicação do índice previsto.

A Lei nº 14.133/2021 chama essa modalidade de:

reajustamento em sentido estrito.

Ela envolve a aplicação do índice previsto contratualmente, relacionado à variação dos custos pertinentes.

Exemplo:

determinado contrato prevê reajuste por índice específico depois de cumprido o período legal.

Aplica-se o índice conforme as regras estabelecidas.

Repactuação

É utilizada especialmente nos contratos de serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra ou predominância de mão de obra.

Não se resume à aplicação automática de um índice.

É necessário demonstrar analiticamente a variação dos custos.

A Lei nº 14.133 diferencia expressamente:

reajustamento em sentido estrito

→ serviços contínuos sem dedicação exclusiva ou predominância de mão de obra;

repactuação

→ serviços contínuos com dedicação exclusiva ou predominância de mão de obra.

Reequilíbrio econômico-financeiro

É a recomposição da relação econômico-financeira originalmente estabelecida quando ocorre uma situação juridicamente capaz de romper aquele equilíbrio.

Não deve ser confundido com reajuste anual.

Em termos bem simplificados:

REAJUSTE

→ mecanismo ordinário previsto para acompanhar a variação dos preços ao longo do tempo.

REEQUILÍBRIO

→ resposta a situação que alterou extraordinariamente a equação econômico-financeira original, desde que presentes os requisitos legais.

Cada pedido precisa ser analisado e demonstrado.

Problemas e penalidades

Inexecução contratual

Ocorre quando aquilo que foi contratado não é cumprido corretamente.

Pode ser:

total

ou

parcial.

Exemplos:

• não entregar;

• entregar quantidade menor;

• descumprir prazo;

• executar serviço em desacordo;

• não cumprir obrigação contratual.

A inexecução pode gerar diferentes consequências, conforme a gravidade e o contrato.

Advertência

É uma das sanções administrativas previstas pela Lei nº 14.133/2021.

Sua aplicação deve respeitar as hipóteses e o procedimento legal.

Multa

É uma penalidade financeira que pode ser aplicada nas situações previstas na legislação, no edital e no contrato.

Não confunda:

MULTA

com

GLOSA.

Glosa

Ajusta ou retira valor que não deve ser reconhecido como executado.

Multa

É uma sanção.

Pode haver situações em que ambas apareçam no mesmo contrato.

Impedimento de licitar e contratar

É uma das sanções previstas pela Lei nº 14.133/2021.

Pode impedir a empresa de participar de novas contratações dentro da abrangência e pelo período determinados pela legislação e pela decisão administrativa.

Declaração de inidoneidade

É uma sanção mais grave, aplicável nas hipóteses previstas legalmente.

A Lei nº 14.133/2021 estabelece quatro espécies de sanções:

advertência;

multa;

impedimento de licitar e contratar;

declaração de inidoneidade para licitar ou contratar.

A aplicação de sanção exige o procedimento correspondente e respeito ao contraditório e à ampla defesa.

Um filme rápido para memorizar

Vamos imaginar uma compra pública comum.

1. A unidade identifica a necessidade

Precisamos adquirir determinado equipamento.

↓

2. A contratação é planejada

PCA, formalização da demanda, ETP, TR, pesquisa de preços, orçamento e demais documentos necessários.

↓

3. A Administração realiza a licitação

Publica edital.

Recebe propostas.

Realiza julgamento.

Verifica habilitação.

↓

4. Adjudica e homologa

O resultado do procedimento é definido e confirmado.

↓

5. Formaliza a contratação

Contrato ou instrumento substitutivo.

Empenho conforme o fluxo orçamentário.

Publicidade e demais providências necessárias.

↓

6. A execução é autorizada

Quando aplicável:

ordem de fornecimento

ou

ordem de serviço.

↓

7. A empresa executa ou entrega

A fiscalização acompanha.

↓

8. A Administração recebe e confere

Pode haver:

recebimento provisório

e

recebimento definitivo.

↓

9. A empresa apresenta a cobrança

Nota fiscal e demais documentos previstos.

↓

10. A Administração atesta

Confirma aquilo que foi efetivamente executado.

↓

11. O setor competente liquida a despesa

Confere:

o que deve ser pago, quanto e para quem.

↓

12. É emitida a ordem de pagamento

A autoridade competente autoriza o pagamento.

↓

13. O pagamento é realizado

A obrigação financeira é quitada.

O fluxo em uma única linha

Para guardar:

PLANEJAMENTO → LICITAÇÃO/CONTRATAÇÃO DIRETA → ADJUDICAÇÃO/HOMOLOGAÇÃO, QUANDO CABÍVEIS → CONTRATAÇÃO → EMPENHO → EXECUÇÃO → FISCALIZAÇÃO → RECEBIMENTO → NOTA FISCAL → ATESTO → LIQUIDAÇÃO → ORDEM DE PAGAMENTO → PAGAMENTO

Mas atenção:

essa é uma representação didática.

A ordem e a existência de determinadas etapas podem variar conforme:

• objeto;

• modalidade;

• contratação direta;

• procedimento orçamentário;

• sistema de registro de preços;

• regulamentos do ente;

• instrumentos utilizados.

Por isso, o glossário ajuda a entender os conceitos, mas não substitui a consulta ao procedimento aplicável a cada contratação.

Cinco diferenças que vale decorar

Dotação ≠ empenho

Dotação: autorização orçamentária.

Empenho: comprometimento da despesa específica.

Ata de Registro de Preços ≠ contrato

Ata: registra condições e preços para possíveis contratações.

Contrato: formaliza uma contratação concreta.

Vigência ≠ prazo de execução

Vigência: período jurídico do contrato.

Execução: período para realizar o objeto.

Atesto ≠ liquidação

Atesto: confirma a execução ou entrega conforme as atribuições da fiscalização.

Liquidação: verifica formalmente o direito da(o) credora(or), o valor e quem deve receber.

Liquidação ≠ pagamento

Liquidação: reconhece quanto é devido.

Pagamento: transfere efetivamente os recursos.

Essas diferenças ajudam a compreender boa parte do fluxo administrativo.

Para guardar

Se você estiver diante de um processo e não souber em qual etapa está, faça estas perguntas:

1. Ainda estamos definindo o que contratar?

→ Planejamento.

2. Estamos escolhendo quem contratará?

→ Licitação ou procedimento de contratação.

3. Já temos uma empresa e estamos formalizando obrigações?

→ Contratação.

4. A empresa está entregando ou prestando o serviço?

→ Execução e fiscalização.

5. Estamos verificando se aquilo que foi contratado foi efetivamente entregue?

→ Recebimento e atesto.

6. Estamos verificando quanto a empresa efetivamente tem direito a receber?

→ Liquidação.

7. O valor já foi reconhecido e agora será transferido?

→ Pagamento.

Com essa lógica, palavras que inicialmente parecem isoladas começam a formar uma sequência.

E é justamente essa sequência que ajuda a entender o caminho administrativo:

do planejamento da contratação até o dinheiro chegar à(ao) credora(or).

Fontes principais

Este glossário considera principalmente as regras gerais da Lei nº 14.133/2021 — Lei de Licitações e Contratos Administrativos e da Lei nº 4.320/1964, que disciplina normas gerais de Direito Financeiro e estabelece conceitos como empenho, liquidação, pagamento e restos a pagar.

Para procedimentos concretos, também devem ser observados os regulamentos estaduais e as orientações internas do órgão ou entidade responsável pela contratação.