Como licitar na UERJ sem erro!
Rede UerjPlan articula universidade para incentivar cultura de planejamento e orçamento participativo
Texto original: 17/12/202010:30, feito pela Diretoria de Comunicação da Uerj
A Rede de Planejamento e Orçamento da Uerj (Rede UerjPlan) foi criada pela Reitoria por meio do Ato Executivo 30 2020, em 18 de maio, e lançada oficialmente durante a solenidade comemorativa dos 70 anos da Universidade, no último dia 4 de dezembro. Seu objetivo principal é promover uma maior cultura de planejamento estratégico na instituição, integrado às questões orçamentárias para uma gestão transparente e eficiente.
A Rede UerjPlan aposta na dimensão participativa das ações e na articulação institucional, compartilhando responsabilidades, administrando demandas e recursos. Coordenada pela Diretoria de Planejamento e Orçamento da Uerj (Diplan), a Rede é composta por cerca de 50 pontos focais: servidores indicados pela direção de seus componentes organizacionais, para atuar como pontes entre eles e a Diretoria. A ideia é que esses pontos focais possam trocar ideias e propostas de planejamento para a Universidade.
“A partir da Rede UerjPlan, estamos remodelando a forma como pensamos a gestão orçamentária e constituindo uma nova cultura de planejamento para melhor garantir a autonomia universitária”, esclareceu o diretor de Planejamento e Orçamento da Uerj, Bruno Sobral. Para isso, a Diplan promoveu encontros virtuais com as pró-reitorias, os centros setoriais e suas respectivas unidades acadêmicas. Foram ainda oferecidas oficinas técnicas remotas e reuniões sobre a Proposta Orçamentária.
No âmbito do estado do Rio de Janeiro, a atuação em redes já compõe a estratégia do órgão central de planejamento e orçamento em sua articulação com os demais setores, a exemplo das secretarias e entidades vinculadas – como a Uerj, que por ser ligada à Secretaria de Estado de Ciência, Tecnologia e Inovação (Secti), integra as redes do Executivo.
“Queremos uma relação de maior cooperação e diálogo com o governo estadual sobre a modernização da gestão e dando o exemplo de uma comunidade de boas práticas. Esse é o caminho para a busca de protagonismo da Universidade nas redes governamentais já existentes de planejamento e orçamento”, afirmou Bruno Sobral.
Conheça a experiência de alguns dos integrantes da Rede UerjPlan no vídeo abaixo.
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§ DLC - Licitações e Contratos
§ DRTC - Revisão e Tomada de Contas
§ DSAD - Serviços Administrativos
Organograma
Glossário Prático da Licitação ao Pagamento
Abaixo vai um glossário prático dos termos mais usados no caminho “licitação → contrato → execução → pagamento”.
Dica de leitura: muitos termos parecem “financeiros”, mas na prática eles marcam etapas do processo: planejar → contratar → receber → pagar.
Termos de dinheiro e orçamento
Dotação orçamentária
É a “reserva” prevista no orçamento para uma despesa específica (programa/ação/elemento de despesa). Sem dotação, não deveria haver contratação.
Crédito orçamentário / saldo
É o “limite” disponível dentro da dotação. “Saldo” é o que ainda resta para usar.
Fonte de recursos
De onde vem o dinheiro (ex.: tesouro, convênio, projeto, arrecadação própria, etc.). Pode impor regras e prazos.
Termos de contratação (antes de pagar)
Edital
Documento público que “abre a disputa” e define regras: objeto, critérios, prazos, documentos, sanções, etc.
Proposta
O que a empresa apresenta: preço, prazos, condições, catálogo técnico, etc.
Habilitação
A fase em que se verifica se a empresa tem condições legais/técnicas/fiscais de contratar (certidões, qualificação técnica, etc.).
Adjudicação
Atribuição do objeto à vencedora (é como dizer: “a vencedora é esta empresa e ela levará o objeto”).
Homologação
Confirmação final da autoridade competente validando o resultado do certame.
Contrato
Instrumento que formaliza obrigações: o que será entregue/executado, prazos, preço, garantias, multas, como medir/atestar, como pagar.
Assinatura do contrato
Ato formal em que as partes (Administração e empresa) assinam — é o “nascimento” do contrato como documento válido.
Às vezes não há “contrato físico” e a contratação se formaliza por instrumento substitutivo (ex.: nota de empenho/ordem de fornecimento), dependendo do caso.
Vigência
Período em que o contrato “existe” juridicamente (ex.: 12 meses).
Prazo de execução
Tempo para executar o serviço/entregar o bem. Pode ser diferente da vigência (ex.: vigência 12 meses, execução 60 dias).
Ordem de fornecimento / Ordem de serviço
Documento que autoriza o início: “pode entregar / pode começar”.
- Ordem de fornecimento: mais comum para compra/entrega.
- Ordem de serviço: mais comum para serviços.
Ata de Registro de Preços (ARP)
Documento do Sistema de Registro de Preços: registra preços e condições, mas não obriga a compra imediata. A compra acontece quando você emite ordem/contrata.
Termos de execução e fiscalização (receber antes de pagar)
Fiscal do contrato
Pessoa designada para acompanhar a execução e registrar ocorrências (qualidade, prazo, conformidade).
Gestora(or) do contrato
Quem cuida do “administrativo” do contrato (prazos, pedidos de aditivo, comunicação formal, controles).
Medição
Forma de quantificar o que foi executado (muito comum em serviços contínuos: “medição mensal”).
Atesto (ou “ateste”)
Declaração formal de que o bem/serviço foi recebido e está conforme o contrato. É uma peça-chave para liberar pagamento.
Recebimento provisório
Primeira checagem: recebeu, mas ainda vai testar/avaliar (muito comum em bens/serviços com verificação técnica).
Recebimento definitivo
Confirmação final: está tudo ok após testes/prazo de verificação.
Glosa
Corte parcial do valor a pagar porque algo foi entregue/executado parcialmente, fora do padrão ou não comprovado.
Termos financeiros (o caminho do pagamento)
Empenho
É o ato que “reserva” oficialmente o orçamento para pagar aquela despesa.
Pense assim: sem empenho, não pode pagar (e normalmente nem contratar com segurança).
Tipos comuns:
- Empenho ordinário: valor certo e único (compra simples).
- Empenho estimativo: quando o valor final pode variar (ex.: consumo variável).
- Empenho global: para despesas contratuais que serão pagas por parcelas ao longo do tempo.
Liquidação da despesa
Etapa em que a Administração verifica e formaliza:
“o objeto foi entregue/executado, foi atestado, e o valor devido é este”.
É o “ok técnico + documental” que antecede o pagamento.
Pagamento
Transferência do dinheiro para a empresa após empenho e liquidação (geralmente via ordem bancária).
Restos a pagar
Despesa empenhada mas não paga até o fim do exercício (ano). Pode ser paga depois, conforme regras.
Termos de “papel fiscal” (o que a empresa emite)
Nota fiscal (NF)
Documento fiscal da entrega/serviço. Sem NF válida (e sem atesto), normalmente não há liquidação/pagamento.
Faturamento / faturar
No dia a dia, significa “emitir nota fiscal” (ou o ato de cobrar formalmente).
Então: faturamento = empresa emite NF conforme o contrato, após entregar/prestar e conforme regras do TR/contrato.
Fatura
Documento de cobrança (às vezes usado como sinônimo de nota fiscal, mas pode ser um documento de cobrança acompanhado da NF).
Termos de mudanças no contrato
Aditivo (termo aditivo)
Documento que altera o contrato (prazo, valor, escopo, cláusulas), dentro do que a lei permite.
Apostilamento
Ajuste formal mais simples, geralmente para alterações “automáticas” previstas (ex.: atualização de dotação, reajuste previsto, mudança de endereço), sem “renegociar” o contrato.
Reajuste
Correção de preço por índice e periodicidade prevista (normalmente anual).
Repactuação
Revisão de preços em contratos de serviços continuados com dedicação de mão de obra, com base em variação efetiva de custos (ex.: convenção coletiva).
Reequilíbrio econômico-financeiro
Recomposição do equilíbrio do contrato quando ocorre um fato que desequilibra a relação (situações específicas e justificadas).
Termos de punição e problemas
Inexecução
Quando a empresa não cumpre o que foi contratado (prazo, qualidade, quantidade, etc.).
Multa
Penalidade financeira prevista no contrato/edital.
Sanção administrativa
Conjunto de penalidades possíveis (advertência, multa, impedimento de licitar/contratar, declaração de inidoneidade, conforme o caso).
Um “filme” rápido do fluxo para fixar
- Licitação (edital → disputa → habilitação)
- Adjudica + homologa
- Assina contrato (ou instrumento substitutivo)
- Emite empenho (reserva orçamento)
- Executa/entrega + fiscaliza
- Empresa fatura (emite NF)
- Unidade atesta
- Setor faz liquidação
- Sai o pagamento
Compra de materiais (material de consumo ou permanente)
Compra de materiais (material de consumo ou permanente) costuma ser o fluxo mais “reto”, então dá pra organizar bem por etapas + quem faz + documento no SEI + onde trava.
1) Termos e etapas da compra de materiais (do começo ao pagamento)
A) Planejar e pedir (unidade solicitante)
Demanda / solicitação
- É o “pedido” formal: o que precisa, por que precisa, quanto, prazo e onde entregar.
DOD (Documento de Formalização da Demanda)
- É o texto que “abre” a contratação no processo: descreve necessidade, contexto, responsáveis e prazo.
- No SEI costuma ser a primeira peça “técnica” da unidade.
ETP (Estudo Técnico Preliminar)
- Documento que mostra que você analisou alternativas e definiu requisitos mínimos.
- Para material, normalmente aborda: padrão mínimo, compatibilidade (se for TI/peças), armazenamento, logística, risco de falta.
TR (Termo de Referência)
- É o coração do processo. Para material, deve trazer:
- especificação técnica objetiva (sem direcionar marca),
- quantidade/unidade,
- local/prazo de entrega,
- critérios de aceite (o que reprova),
- garantia (quando aplicável),
- embalagem/validade/lote (se consumo),
- forma de pagamento (normalmente após recebimento/ateste).
Pesquisa de preços / estimativa
- Conjunto de evidências para chegar ao valor estimado: fontes, cotações, contratações semelhantes, memória de cálculo.
Mapa de riscos
- Para material, costuma incluir: atraso na entrega, entrega fora da especificação, produto falsificado/sem certificação, variação de preço, falta de estoque.
✅ Saída desta fase: “kit” pronto para enviar à área de licitações (processo bem montado).
B) Licitar e contratar (área de licitações/DAF)
Edital
- Documento que abre a disputa e “amarra” TR + regras + prazos + sanções.
Propostas
- O que as empresas enviam (preço e documentos).
Habilitação
- Checagem de regularidade e capacidade: certidões, qualificação, etc.
Adjudicação
- Resultado: “a vencedora é esta”.
Homologação
- Autoridade confirma o resultado.
Assinatura de contrato (ou instrumento substitutivo)
- Para compra de material, pode haver:
- Contrato (mais comum quando há complexidade, entregas parceladas, garantia extraordinária etc.)
- Instrumento substitutivo (muito comum): nota de empenho + ordem de fornecimento, dependendo do caso.
✅ Saída desta fase: fornecedor definido e contratação formalizada.
C) Empenhar, entregar, receber e pagar (execução)
Empenho
- A “reserva oficial” do orçamento para aquela compra. Sem empenho, o pagamento não anda (e muitas vezes nem liberam entrega formal).
Ordem de fornecimento
- Documento que autoriza a empresa a entregar (ou confirma a solicitação).
Entrega
- Chegada do material no local.
Recebimento provisório / definitivo
- Provisório: conferiu por alto, mas ainda vai checar/testar/contar com calma (se fizer sentido).
- Definitivo: conferência final concluída e aprovada.
Atesto (ateste)
- Declaração formal: “recebi e está conforme”. Sem atesto, não liquida.
Nota fiscal (NF)
- Documento que a empresa emite para cobrar.
- Faturamento = ato de emitir a NF (ou “cobrar formalmente”).
Liquidação
- Etapa interna em que a Administração registra: “objeto entregue + atestado + valor correto”.
Pagamento
- Transferência para a empresa após liquidação.
✅ Saída final: compra encerrada.
2) Quem faz o quê (na prática)
- Unidade solicitante: DOD, ETP, TR, pesquisa de preços, mapa de riscos, justificativas; depois fiscaliza e atesta o recebimento.
- Licitações/DAF: revisa o kit, publica edital, conduz sessão, habilitação, recursos, adjudica/homologa, formaliza contratação.
- Financeiro/orçamento/contabilidade: empenho, liquidação e pagamento (com base no atesto e na NF).
3) Onde mais trava em compra de material (pra você já evitar)
- Especificação “cara de marca” (direcionamento) ou vaga demais (“boa qualidade”).
- Unidade de medida e quantidade confusas (caixa x unidade x resma x pacote).
- Critério de aceite ausente (o que reprova? prazo? validade mínima? lacre? certificação?).
- Pesquisa de preços fraca (sem memória de cálculo e fontes confiáveis).
- Entrega/recebimento mal definido (quem recebe? onde? em que horário? como registrar?).
4) Modelo mental rápido (para memorizar)
Pedir bem (DOD/ETP/TR) → licitar → empenhar → entregar → atestar → liquidar → pagar.
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