Bancos de dados na Administração: conceitos básicos e LibreOffice Base

As organizações produzem e armazenam informações o tempo todo.

Clientes, trabalhadoras(es), fornecedores, produtos, vendas, compras, estoques, contratos, pagamentos, projetos e atendimentos geram dados que precisam ser organizados para que possam ser posteriormente consultados e analisados.

Quando a quantidade de informações aumenta e as relações entre elas se tornam mais complexas, uma simples planilha pode deixar de ser a ferramenta mais adequada.

É nesse contexto que entram os bancos de dados.

Para quem estuda Administração, não é necessário tornar-se especialista em desenvolvimento de bancos de dados. Entretanto, compreender como eles funcionam ajuda bastante a entender os sistemas utilizados pelas organizações e a conversar com profissionais de Tecnologia da Informação.

O que é um banco de dados?

Um banco de dados é uma coleção organizada de informações estruturadas de maneira que possam ser armazenadas, consultadas, relacionadas e atualizadas.

Imagine o cadastro de uma empresa.

Ela pode possuir informações sobre:

• clientes;

• produtos;

• vendas;

• fornecedoras(es);

• trabalhadoras(es);

• departamentos;

• pagamentos;

• estoques.

Essas informações não precisam ficar isoladas.

Uma venda, por exemplo, pode estar relacionada a determinado cliente, a um ou mais produtos, a uma forma de pagamento e à pessoa responsável pelo atendimento.

É justamente a possibilidade de organizar e relacionar essas informações que torna os bancos de dados tão úteis.

Banco de dados e SGBD não são exatamente a mesma coisa

Outro conceito importante é o Sistema Gerenciador de Banco de Dados, normalmente identificado pela sigla SGBD.

O banco de dados contém as informações.

O SGBD é o software utilizado para administrar essas informações.

Ele oferece recursos para atividades como:

consultar dados;

inserir registros;

alterar informações;

excluir registros;

controlar acessos;

definir estruturas;

estabelecer relacionamentos;

executar consultas;

proteger informações.

Entre os sistemas de bancos de dados conhecidos estão PostgreSQL, MySQL, MariaDB, Microsoft SQL Server, Oracle Database, SQLite e Firebird.

O LibreOffice Base possui uma característica um pouco diferente: funciona como uma interface para criação e utilização de bancos de dados e também pode se conectar a bancos relacionais externos. A documentação atual do LibreOffice cita, por exemplo, conexões com sistemas como MySQL e Oracle. (help.libreoffice.org)

Planilha ou banco de dados?

Depois de conhecer planilhas eletrônicas, é natural surgir uma dúvida:

Se consigo guardar informações em uma planilha, por que preciso de um banco de dados?

Os dois podem trabalhar com dados, mas foram desenvolvidos com objetivos diferentes.

Planilha	Banco de dados
Muito adequada para cálculos e análises	Muito adequado para organizar conjuntos estruturados de dados
Fácil para pequenas bases	Pode lidar melhor com estruturas de informações relacionadas
Excelente para simulações	Permite estabelecer relacionamentos entre diferentes tabelas
Ótima para gráficos	Favorece consultas estruturadas
Fácil de começar	Exige planejamento da estrutura
Pode possuir fórmulas diretamente nas células	Trabalha principalmente com registros, campos, relações e consultas
Boa para análises individuais e pequenos grupos	Pode atender sistemas utilizados simultaneamente por muitas pessoas, dependendo da tecnologia

Uma pequena lista de despesas pessoais provavelmente não precisa de um banco de dados.

Já um sistema contendo milhares de clientes, pedidos, produtos, pagamentos e estoques provavelmente se beneficia de uma estrutura própria de banco de dados.

A ferramenta deve acompanhar a necessidade.

Pense primeiro nos dados

Antes de criar qualquer banco, é preciso compreender quais informações precisam ser armazenadas e como elas se relacionam.

Esse planejamento costuma passar por diferentes níveis de modelagem.

No início, podemos pensar conceitualmente:

Quais são as principais entidades do nosso problema?

Imagine o desenvolvimento de um pequeno sistema acadêmico.

Podemos identificar inicialmente:

Aluno

Professor

Disciplina

Turma

Matrícula

Cada uma dessas entidades representa alguma coisa sobre a qual desejamos guardar informações.

Do modelo conceitual para o modelo lógico

Depois de identificar as entidades, podemos definir os dados necessários para representá-las.

Um modelo simplificado poderia ficar assim:

Tabela	Alguns campos
ALUNO	id_aluno, nome, data_nascimento
PROFESSOR	id_professor, nome, matrícula_funcional
DISCIPLINA	id_disciplina, nome, carga_horaria
TURMA	id_turma, id_disciplina, id_professor, ano, semestre, turno, sala
MATRICULA	id_matricula, id_aluno, id_turma, situação, nota

Essa estrutura já mostra algo importante:

os dados podem estar distribuídos em várias tabelas relacionadas.

Não precisamos repetir todas as informações sobre um aluno em cada matrícula.

Registramos o aluno uma vez e utilizamos sua identificação para relacioná-lo às demais informações.

Tabelas, campos e registros

Esses três conceitos aparecem constantemente em bancos de dados.

Uma tabela reúne informações sobre determinado tipo de entidade.

A tabela ALUNO, por exemplo, reúne estudantes.

Um campo representa uma característica.

Na tabela ALUNO poderíamos ter:

id_aluno

nome

data_nascimento

Cada estudante cadastrado corresponde a um registro.

Podemos imaginar:

id_aluno	nome	data_nascimento
1	Ana Martins	14/03/2003
2	Bruno Silva	28/09/2002
3	Carla Souza	11/01/2004

Temos uma tabela.

Ela possui três campos.

E aparecem nela três registros.

O que é uma chave primária?

Observe o campo:

id_aluno

Ele existe para identificar cada estudante de maneira única.

Essa função pode ser desempenhada pela chamada chave primária.

Uma chave primária identifica cada registro da tabela sem ambiguidade.

Mesmo que existam duas pessoas chamadas Ana Martins, seus identificadores poderão ser diferentes:

Ana Martins → id_aluno 15

Ana Martins → id_aluno 287

O LibreOffice Base permite definir chaves primárias nas tabelas, e elas são especialmente importantes quando começamos a estabelecer relações entre diferentes conjuntos de informações. (help.libreoffice.org)

E o que é uma chave estrangeira?

Agora observe nossa tabela MATRÍCULA.

Ela possui:

id_aluno

Esse campo pode apontar para a chave primária existente na tabela ALUNO.

Nesse contexto, ele funciona como uma chave estrangeira.

A documentação do LibreOffice explica justamente essa relação: campos de uma tabela podem fazer referência à chave primária existente em outra tabela e, dessa maneira, atuar como chaves estrangeiras. (help.libreoffice.org)

É assim que começamos a relacionar informações.

Entendendo os relacionamentos

Os bancos relacionais recebem esse nome justamente porque trabalham com relações entre tabelas.

Os relacionamentos mais conhecidos são:

Tipo	Exemplo
Um para um	Uma pessoa ↔ determinado registro individual exclusivo
Um para muitos	Um departamento → várias(os) trabalhadoras(es)
Muitos para muitos	Várias(os) estudantes ↔ várias turmas

O último caso merece atenção.

Uma(um) estudante pode participar de várias turmas.

Uma turma pode possuir várias(os) estudantes.

Por isso criamos uma tabela intermediária, como:

MATRÍCULA

Ela estabelece a relação entre:

ALUNO ← MATRÍCULA → TURMA

Esse princípio aparece em inúmeros sistemas administrativos.

Por que não colocar tudo em uma única tabela?

Imagine uma gigantesca tabela contendo:

aluno;

data de nascimento;

disciplina;

professor;

sala;

semestre;

nota.

Sempre que a estudante estivesse matriculada em outra disciplina, seus dados pessoais apareceriam novamente.

Se ela cursasse 40 disciplinas, seu nome poderia aparecer 40 vezes.

Isso gera repetição desnecessária e aumenta a possibilidade de inconsistências.

Imagine que, em algumas linhas, esteja:

Mariana Gonçalves

e em outras:

Mariana Goncalves

Seriam a mesma pessoa?

Uma boa estrutura procura reduzir duplicações desnecessárias e manter cada informação no local apropriado.

Esse processo se relaciona a conceitos de normalização de bancos de dados, que podem ser estudados posteriormente.

Tipos de dados

Quando criamos um campo, também precisamos determinar que tipo de informação será armazenado.

Alguns tipos comuns são:

Tipo	Exemplo de utilização
Texto	Nome, endereço, descrição
Número inteiro	Quantidade, código numérico
Decimal	Valores com casas decimais
Moeda	Valores financeiros, dependendo do SGBD
Data	Data de nascimento, vencimento
Hora	Horário de atendimento
Data e hora	Momento de realização de uma operação
Booleano	Sim/Não, verdadeiro/falso
Texto longo	Observações e descrições extensas
Binário	Arquivos ou outros dados binários, dependendo do sistema

O tipo escolhido ajuda o sistema a entender o que pode ser armazenado naquele campo.

Não faz sentido, por exemplo, permitir uma data de nascimento no formato de imagem ou realizar uma soma matemática diretamente sobre um nome.

Conhecendo o LibreOffice Base

O LibreOffice Base é o componente do LibreOffice destinado ao trabalho com bancos de dados.

Atualmente, o Base pode criar arquivos próprios de banco de dados e também funcionar como interface para diferentes fontes de dados e bancos relacionais externos. (help.libreoffice.org)

Um arquivo do Base pode armazenar elementos como consultas, formulários e relatórios, além das informações necessárias para ligação com a fonte em que os registros estão armazenados. (help.libreoffice.org)

Ao trabalhar com o Base, você encontrará quatro componentes especialmente importantes:

Tabelas → Consultas → Formulários → Relatórios

Entender a função de cada um é muito mais útil do que decorar a posição dos botões.

Tabelas: onde estruturamos os dados

As tabelas definem os campos e armazenam os registros.

Ao criar uma tabela no Base, você precisa pensar em aspectos como:

nome dos campos;

tipos de dados;

tamanho dos campos;

chave primária;

valores obrigatórios;

relacionamentos.

É justamente por isso que o planejamento deve acontecer antes de começarmos a cadastrar informações.

Uma tabela mal planejada pode gerar problemas depois que milhares de registros já estiverem armazenados.

Consultas: fazendo perguntas aos dados

Imagine que nosso banco possua dez mil estudantes.

Queremos saber:

Quais estudantes estão matriculadas(os) na turma de Administração Financeira em 2026?

Ou:

Quais estudantes obtiveram nota superior a 8?

Não precisamos procurar linha por linha.

Criamos uma consulta.

Segundo a documentação do LibreOffice, uma consulta pode apresentar apenas determinados campos ou registros, aplicar critérios, ordenar resultados e reunir informações provenientes de várias tabelas relacionadas. (help.libreoffice.org)

É como formular uma pergunta ao banco.

Por isso o termo em inglês é:

query.

SQL: a linguagem dos bancos relacionais

Ao avançar nos estudos, você provavelmente encontrará a sigla SQL — Structured Query Language.

Ela é utilizada para interagir com muitos bancos de dados relacionais.

Uma consulta conceitualmente simples poderia solicitar algo como:

mostrar nome e nota das(os) estudantes cuja nota seja maior que 8.

O Base possui um editor visual de consultas, o que permite aprender vários conceitos inicialmente sem precisar escrever todos os comandos SQL manualmente. Também oferece a possibilidade de trabalhar diretamente com consultas SQL. (help.libreoffice.org)

Para estudantes de Administração, aprender pelo menos a lógica básica das consultas pode ser bastante útil, especialmente para quem pretende atuar com análise de dados, sistemas de informação ou Business Intelligence.

Formulários: uma interface para utilizar o banco

Nem toda pessoa que utiliza um sistema deveria trabalhar diretamente nas tabelas.

Imagine uma pessoa responsável pelo cadastro de clientes.

Em vez de abrir uma tabela enorme, ela pode utilizar uma tela contendo:

Nome

CPF

Telefone

E-mail

Data de nascimento

Botão Salvar

Essa tela é um formulário.

No LibreOffice Base, formulários podem ser utilizados para inserir ou editar informações de maneira mais amigável, incluindo campos de texto, listas, caixas de seleção e outros controles. (help.libreoffice.org)

Isso também reduz o risco de uma pessoa alterar acidentalmente a estrutura da tabela.

Relatórios: transformando dados em informação apresentada

Depois de registrar e consultar as informações, podemos precisar apresentá-las.

Imagine:

relatório de estudantes matriculadas(os);

relação de clientes por estado;

lista de produtos com estoque baixo;

relatório mensal de vendas;

relação de trabalhadoras(es) por departamento.

Os relatórios permitem organizar os resultados para leitura, apresentação ou impressão.

A documentação atual do Base mantém justamente essa estrutura de trabalho envolvendo tabelas, consultas, formulários e relatórios. (help.libreoffice.org)

Bancos de dados na Administração

Talvez você nunca precise desenvolver um banco de dados profissionalmente.

Mesmo assim, provavelmente utilizará sistemas baseados em bancos de dados durante toda a carreira.

Um ERP consulta bancos de dados.

Um CRM consulta bancos de dados.

Um sistema de recursos humanos consulta bancos de dados.

Um sistema acadêmico consulta bancos de dados.

Um sistema financeiro consulta bancos de dados.

Um comércio eletrônico consulta bancos de dados.

Quando você registra uma informação em determinado sistema e depois gera um relatório, existe uma grande possibilidade de haver algum tipo de banco de dados trabalhando por trás daquela interface.

Compreender os princípios ajuda a entender melhor os sistemas de informação das organizações.

Banco de dados também exige qualidade da informação

Imagine um cadastro de clientes no qual a mesma pessoa apareça três vezes:

Maria da Silva

Maria Silva

M. da Silva

Se forem a mesma pessoa, temos um problema de qualidade dos dados.

Um banco de dados bem estruturado não resolve sozinho erros de cadastro.

É preciso estabelecer regras.

Por exemplo:

campos obrigatórios;

formatos padronizados;

identificadores únicos;

validações;

permissões;

procedimentos de atualização.

Isso é especialmente importante para administradoras(es), porque relatórios e decisões podem depender dessas informações.

Segurança e controle de acesso

Nem toda pessoa precisa enxergar todos os dados de uma organização.

Uma pessoa do setor de vendas pode precisar consultar nome e contato de clientes.

Isso não significa que ela deva necessariamente acessar informações financeiras, senhas ou outros dados restritos.

Sistemas de bancos de dados podem trabalhar com diferentes mecanismos de controle de acesso.

A organização deve pensar em questões como:

quem pode consultar?

quem pode alterar?

quem pode excluir?

quem pode criar novos registros?

quem pode administrar a estrutura?

Esse princípio reduz riscos e ajuda a proteger informações organizacionais.

Dados pessoais e LGPD

Bancos de dados administrativos frequentemente armazenam informações sobre pessoas.

Nome, CPF, endereço, telefone, e-mail, dados funcionais e diferentes registros podem constituir dados pessoais.

No Brasil, o tratamento de dados pessoais é disciplinado pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD, Lei nº 13.709/2018, aplicável ao tratamento realizado por pessoas naturais e por organizações públicas e privadas nas situações abrangidas pela legislação. (planalto.gov.br)

Isso significa que criar um cadastro não é apenas uma questão técnica.

Também é preciso pensar em:

finalidade;

necessidade;

acesso;

proteção;

armazenamento;

compartilhamento;

eliminação adequada.

A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) mantém materiais orientativos específicos sobre proteção de dados e segurança da informação. (gov.br)

Faça backup

Imagine uma organização com anos de cadastros, contratos ou registros armazenados em um banco.

Agora imagine perder essas informações.

Bancos de dados precisam fazer parte das políticas de backup e recuperação da organização.

A estratégia depende do tipo de banco, do volume de informações, da frequência de atualização e da importância dos dados.

Em um ambiente profissional, não é adequado depender exclusivamente de uma única cópia de um arquivo armazenado no computador de uma pessoa.

Não comece pelo programa

Essa talvez seja a principal mudança em relação à maneira antiga de ensinar bancos de dados.

Em vez de começar pensando:

“Onde clico para criar uma tabela no Base?”

comece perguntando:

“Quais informações preciso organizar?”

Depois:

“Quais são as entidades?”

“Quais dados pertencem a cada entidade?”

“Como essas informações se relacionam?”

“Qual registro identifica cada item?”

“Que consultas precisarei realizar?”

“Quem poderá acessar esses dados?”

Somente depois escolha a ferramenta.

Pode ser LibreOffice Base.

Pode ser PostgreSQL.

Pode ser MySQL.

Pode ser outro banco utilizado pela organização.

Os programas mudam.

Os princípios de organização dos dados permanecem muito mais tempo.

Um exercício para começar

Se quiser praticar, tente projetar um pequeno banco de dados sem abrir nenhum programa.

Imagine uma livraria.

Ela precisa registrar:

clientes;

livros;

autoras(es);

pedidos;

itens vendidos;

pagamentos.

Desenhe as entidades.

Defina os campos.

Escolha uma chave primária para cada tabela.

Depois pense:

Um cliente pode ter quantos pedidos?

Um pedido pode possuir quantos livros?

Um livro pode aparecer em quantos pedidos?

Você já estará começando a pensar como alguém que modela um banco de dados.

Só depois tente transformar esse modelo em tabelas no LibreOffice Base.

O que uma(um) estudante de Administração precisa guardar deste conteúdo?

Você não precisa sair daqui sabendo administrar servidores de banco de dados.

Mas vale compreender bem estas relações:

Tabela → organiza registros

Campo → representa uma característica

Registro → representa uma ocorrência

Chave primária → identifica um registro

Chave estrangeira → ajuda a relacionar tabelas

Consulta → recupera e analisa informações

Formulário → facilita a entrada e edição de dados

Relatório → apresenta informações

SGBD → gerencia o banco de dados

Quando esses conceitos estiverem claros, aprender uma ferramenta específica será muito mais simples.

Para quem estuda Administração, esse conhecimento ajuda a compreender aquilo que existe por trás de grande parte dos sistemas utilizados pelas organizações.

Administrar também envolve saber transformar dados organizados em informações que possam apoiar o trabalho, a análise e a tomada de decisão.