POPs nas Secretarias de Graduação da Uerj: apresentação do projeto no SINTAE UFRJ 2023
Em novembro de 2023 tive a oportunidade de apresentar, no XI Seminário de Integração dos Técnico-Administrativos em Educação da UFRJ — SINTAE UFRJ, o projeto:
“Elaboração de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) nas Secretarias de Graduação da Uerj”.
O SINTAE é um espaço destinado à troca de conhecimentos, experiências profissionais e práticas desenvolvidas por servidoras(es) técnico-administrativas(os) de instituições públicas de ensino superior de diferentes partes do país.
Na edição de 2023, realizada entre 27 de novembro e 1º de dezembro, o evento aconteceu no Centro de Ciências Matemáticas e da Natureza — CCMN, na Cidade Universitária da UFRJ, em formato híbrido. Foram apresentados 137 trabalhos, distribuídos por diferentes grupos temáticos relacionados ao cotidiano das universidades e instituições públicas de ensino. (pessoal.ufrj.br)
O projeto apresentado
O projeto “Elaboração de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) nas Secretarias de Graduação da Uerj” surgiu a partir de uma questão bastante presente no cotidiano administrativo:
como preservar e compartilhar o conhecimento sobre os procedimentos realizados por uma unidade?
Em uma secretaria universitária, existem inúmeras atividades que precisam ser realizadas ao longo do ano:
atendimento às(aos) estudantes;
orientações sobre procedimentos acadêmicos;
abertura e instrução de processos;
tratamento de documentos;
acompanhamento de solicitações;
utilização dos sistemas institucionais;
comunicação com departamentos e coordenações;
cumprimento de normas e prazos.
Muitas vezes, parte do conhecimento necessário para executar essas atividades permanece apenas com as pessoas que possuem maior experiência.
Isso pode gerar dificuldades quando:
uma(um) servidora(or) se afasta;
ocorre mudança na equipe;
pessoas trabalham em horários diferentes;
surgem dúvidas sobre determinada rotina;
uma nova pessoa chega à unidade;
o procedimento é realizado apenas algumas vezes ao ano.
A proposta dos Procedimentos Operacionais Padrão — POPs é justamente registrar essas rotinas de maneira organizada.
O que é um POP?
Um Procedimento Operacional Padrão é um documento que descreve como determinada atividade deve ser realizada.
Dependendo do procedimento, pode responder perguntas como:
O que precisa ser feito?
Quem realiza?
Quando deve ser feito?
Quais documentos são necessários?
Qual sistema deve ser utilizado?
Qual é a sequência das atividades?
Que normas precisam ser observadas?
O que fazer quando surgir uma situação diferente da prevista?
Um bom POP não existe para aumentar a quantidade de burocracia.
Sua função é justamente evitar que cada pessoa tenha de descobrir novamente, por tentativa e erro, como realizar uma atividade que a organização já conhece.
O projeto na Uerj
A iniciativa foi coordenada pela equipe técnico-administrativa do Instituto de Geografia da Uerj, que me convidou para participar do trabalho como integrante externo do Instituto de Física Armando Dias Tavares — IFADT/Uerj.
O projeto também integrou as iniciativas submetidas pela Universidade ao Protec 2022, aparecendo nos registros institucionais da Uerj como projeto do Instituto de Geografia. (sgp.uerj.br)
A proposta previa não apenas produzir documentos, mas trabalhar a própria compreensão das equipes sobre a construção dos POPs.
Entre os temas previstos estavam:
introdução aos Procedimentos Operacionais Padrão;
vantagens e tipos de POP;
legislação e normas relacionadas;
elaboração passo a passo;
identificação de falhas;
revisão de procedimentos;
elaboração dos POPs nas próprias secretarias;
implementação;
acompanhamento e atualização.
O resumo apresentado no SINTAE também previa relatórios, avaliações, verificações nas unidades e desenvolvimento de material para apoiar a capacitação permanente das equipes.
Padronizar não significa engessar
Essa é uma questão importante.
Quando falamos em padronização, pode surgir a impressão de que todas as situações precisam receber respostas idênticas ou de que a(o) servidora(or) perde a possibilidade de analisar casos específicos.
Não é esse o objetivo.
Um POP procura registrar:
o procedimento normalmente adotado.
Se surgir uma situação excepcional, ela poderá exigir análise própria.
Além disso, o procedimento escrito não deve ser considerado definitivo.
Se:
a legislação mudar;
o sistema for alterado;
uma etapa deixar de ser necessária;
surgir uma forma melhor de executar a atividade;
o POP também precisa ser atualizado.
Por isso, tão importante quanto produzir um procedimento é estabelecer uma rotina de revisão.
Minha apresentação no SINTAE UFRJ
A apresentação aconteceu na manhã de 29 de novembro de 2023, no Auditório PANGEA, durante a sessão conjunta:
GT 10 — Gerenciamento e Acompanhamento Acadêmico
e
GT 13 — Integração Acadêmica.
O Caderno de Resumos do SINTAE registra o trabalho como Comunicação Oral — Presencial, representando a Uerj.
Dividir a sessão com trabalhos de outras universidades também tornou a experiência especialmente interessante.
Além de apresentar aquilo que estava sendo construído na Uerj, foi possível conhecer outras iniciativas relacionadas ao acompanhamento acadêmico, emissão de diplomas e certificados, orientação acadêmica e organização das atividades universitárias.
Essa troca é uma das partes mais interessantes de eventos voltados às(aos) servidoras(es) técnico-administrativas(os).
Problemas que inicialmente parecem exclusivos de uma unidade muitas vezes aparecem, com pequenas diferenças, em várias instituições.
E soluções construídas em uma universidade podem inspirar adaptações em outras.
Por que registrar o conhecimento administrativo?
Quando uma pessoa executa determinada atividade durante vários anos, ela acumula conhecimentos que dificilmente aparecem em um manual institucional.
Ela sabe:
quais documentos precisam ser conferidos;
onde encontrar determinada informação;
qual é a sequência mais adequada;
quais erros aparecem com frequência;
quem precisa ser consultado;
quais normas regulam o procedimento.
Se esse conhecimento permanecer apenas na memória, a organização corre o risco de perdê-lo.
A saída de uma única pessoa pode significar a perda de anos de experiência.
Registrar os procedimentos transforma parte desse conhecimento individual em:
conhecimento institucional.
Isso ajuda na continuidade das atividades e também facilita a chegada de novas(os) integrantes à equipe.
POP não deve ser apenas um manual guardado em uma pasta
Outro aprendizado importante é que produzir o documento não basta.
Um POP que ninguém consulta perde grande parte de sua finalidade.
O procedimento precisa ser:
encontrável;
compreensível;
atualizado;
utilizado;
avaliado.
Também é importante ouvir justamente quem executa a atividade.
Muitas vezes, a melhor descrição de determinado processo não está em uma norma ou organograma, mas na experiência de quem lida diariamente com aquela rotina.
Por isso, a construção colaborativa dos procedimentos foi um aspecto importante do projeto.
A experiência no SINTAE
Apresentar esse trabalho no SINTAE foi também uma oportunidade de mostrar que a produção de conhecimento dentro das universidades não acontece apenas nos laboratórios e nas atividades docentes.
As(os) servidoras(es) técnico-administrativas(os) também:
analisam problemas;
desenvolvem métodos;
criam soluções;
organizam processos;
produzem conhecimento sobre gestão universitária;
compartilham experiências que podem ser utilizadas por outras instituições.
O próprio SINTAE foi criado com essa proposta de promover integração e diálogo entre profissionais das instituições públicas de ensino superior e dar visibilidade às experiências desenvolvidas pela categoria.
Participar do evento permitiu não apenas apresentar um projeto, mas colocá-lo em diálogo com outras experiências de gestão acadêmica.
O que ficou dessa experiência
O projeto reforçou para mim uma ideia que continua bastante atual:
organizações precisam cuidar do conhecimento que produzem durante seu funcionamento cotidiano.
Toda vez que ouvimos:
“só fulana sabe fazer isso”
ou
“quando acontecer, pergunta para sicrano”
existe um alerta.
Talvez estejamos diante de um procedimento importante que ainda não foi adequadamente documentado.
O conhecimento das pessoas continua indispensável.
Mas a organização não deveria depender exclusivamente da memória de uma única pessoa para realizar uma atividade necessária ao seu funcionamento.
É justamente nesse ponto que os POPs podem contribuir.
Eles ajudam a transformar:
experiência individual
em
memória institucional.
E foi muito gratificante poder levar essa discussão, construída a partir do cotidiano administrativo da Uerj, para um espaço nacional de compartilhamento entre servidoras(es) técnico-administrativas(os).
Para conhecer o registro da apresentação
O trabalho integra o Caderno de Resumos do XI SINTAE UFRJ 2023, na área de Gerenciamento e Acompanhamento Acadêmico e Integração Acadêmica.
O registro oficial informa:
Trabalho: Elaboração de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) nas Secretarias de Graduação da UERJ
Formato: Comunicação Oral, Presencial
Data: 29 de novembro de 2023
Local: Auditório PANGEA (CCMN/UFRJ)
Instituição: Uerj.
