Guia do Estudante de Administração: Compra de materiais (material de consumo ou permanente)

sexta-feira, 20 de fevereiro de 2026

Compra de materiais (material de consumo ou permanente)

Compra de materiais (material de consumo ou permanente) costuma ser o fluxo mais “reto”, então dá pra organizar bem por etapas + quem faz + documento no SEI + onde trava.

1) Termos e etapas da compra de materiais (do começo ao pagamento)

A) Planejar e pedir (unidade solicitante)

Demanda / solicitação

É o “pedido” formal: o que precisa, por que precisa, quanto, prazo e onde entregar.

DOD (Documento de Formalização da Demanda)

É o texto que “abre” a contratação no processo: descreve necessidade, contexto, responsáveis e prazo.
No SEI costuma ser a primeira peça “técnica” da unidade.

ETP (Estudo Técnico Preliminar)

Documento que mostra que você analisou alternativas e definiu requisitos mínimos.
Para material, normalmente aborda: padrão mínimo, compatibilidade (se for TI/peças), armazenamento, logística, risco de falta.

TR (Termo de Referência)

É o coração do processo. Para material, deve trazer:

especificação técnica objetiva (sem direcionar marca),
quantidade/unidade,
local/prazo de entrega,
critérios de aceite (o que reprova),
garantia (quando aplicável),
embalagem/validade/lote (se consumo),
forma de pagamento (normalmente após recebimento/ateste).

Pesquisa de preços / estimativa

Conjunto de evidências para chegar ao valor estimado: fontes, cotações, contratações semelhantes, memória de cálculo.

Mapa de riscos

Para material, costuma incluir: atraso na entrega, entrega fora da especificação, produto falsificado/sem certificação, variação de preço, falta de estoque.

✅ Saída desta fase: “kit” pronto para enviar à área de licitações (processo bem montado).

B) Licitar e contratar (área de licitações/DAF)

Edital

Documento que abre a disputa e “amarra” TR + regras + prazos + sanções.

Propostas

O que as empresas enviam (preço e documentos).

Habilitação

Checagem de regularidade e capacidade: certidões, qualificação, etc.

Adjudicação

Resultado: “a vencedora é esta”.

Homologação

Autoridade confirma o resultado.

Assinatura de contrato (ou instrumento substitutivo)

Para compra de material, pode haver:

Contrato (mais comum quando há complexidade, entregas parceladas, garantia extraordinária etc.)
Instrumento substitutivo (muito comum): nota de empenho + ordem de fornecimento, dependendo do caso.

✅ Saída desta fase: fornecedor definido e contratação formalizada.

C) Empenhar, entregar, receber e pagar (execução)

Empenho

A “reserva oficial” do orçamento para aquela compra. Sem empenho, o pagamento não anda (e muitas vezes nem liberam entrega formal).

Ordem de fornecimento

Documento que autoriza a empresa a entregar (ou confirma a solicitação).

Entrega

Chegada do material no local.

Recebimento provisório / definitivo

Provisório: conferiu por alto, mas ainda vai checar/testar/contar com calma (se fizer sentido).
Definitivo: conferência final concluída e aprovada.

Atesto (ateste)

Declaração formal: “recebi e está conforme”. Sem atesto, não liquida.

Nota fiscal (NF)

Documento que a empresa emite para cobrar.
Faturamento = ato de emitir a NF (ou “cobrar formalmente”).

Liquidação

Etapa interna em que a Administração registra: “objeto entregue + atestado + valor correto”.

Pagamento

Transferência para a empresa após liquidação.

✅ Saída final: compra encerrada.

2) Quem faz o quê (na prática)

Unidade solicitante: DOD, ETP, TR, pesquisa de preços, mapa de riscos, justificativas; depois fiscaliza e atesta o recebimento.
Licitações/DAF: revisa o kit, publica edital, conduz sessão, habilitação, recursos, adjudica/homologa, formaliza contratação.
Financeiro/orçamento/contabilidade: empenho, liquidação e pagamento (com base no atesto e na NF).

3) Onde mais trava em compra de material (pra você já evitar)

Especificação “cara de marca” (direcionamento) ou vaga demais (“boa qualidade”).
Unidade de medida e quantidade confusas (caixa x unidade x resma x pacote).
Critério de aceite ausente (o que reprova? prazo? validade mínima? lacre? certificação?).
Pesquisa de preços fraca (sem memória de cálculo e fontes confiáveis).
Entrega/recebimento mal definido (quem recebe? onde? em que horário? como registrar?).