Como licitar na Uerj sem erro!
Uma unidade precisa comprar equipamentos, contratar um serviço, executar uma obra ou renovar determinada solução.
Qual é o primeiro passo?
Muita gente pode pensar:
“Abrir um processo no SEI e mandar para a DAF.”
Esse é justamente um dos caminhos para começar errado.
Uma contratação pública não começa no edital.
Também não começa na pesquisa de preços.
Ela começa quando a Administração identifica uma necessidade, verifica se aquela necessidade foi planejada, define qual problema precisa resolver e estrutura os documentos que permitirão à área de licitações conduzir o procedimento.
Na Uerj, em 2026, esse planejamento ganhou ainda mais importância com a adoção do Plano de Contratações Anual — PCA, articulado ao planejamento institucional e orçamentário.
Em 2026, a DAF orientou as unidades para a elaboração do PCA 2027, com levantamento das necessidades, registro no Sistema PCA-RJ e posterior análise pelas(os) responsáveis pela confirmação das demandas.
O PCA é apresentado pela Universidade como instrumento de governança que consolida e prioriza aquisições de bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação.
Então vamos ao passo a passo.
1. Comece pela necessidade, não pelo produto
Antes de escrever:
“Precisamos comprar 20 computadores.”
pergunte:
Qual problema precisa ser resolvido?
Talvez a necessidade real seja:
“Substituir equipamentos obsoletos que não suportam os sistemas utilizados pela unidade.”
Essa diferença parece pequena, mas é muito importante.
Quando começamos pelo problema, podemos avaliar diferentes soluções.
Quando começamos indicando diretamente aquilo que queremos comprar, existe o risco de construir todo o processo apenas para justificar uma escolha que já havia sido feita.
A unidade demandante deve conseguir explicar:
o que precisa;
por que precisa;
qual problema existe atualmente;
o que acontece se a contratação não ocorrer;
qual quantidade é necessária;
quando a solução precisa estar disponível;
qual prioridade aquela demanda possui;
qual é a estimativa inicial de custo.
Quanto melhor a demanda estiver estruturada no início, menor tende a ser o retrabalho depois.
2. Verifique se a demanda está no planejamento
Hoje essa pergunta precisa aparecer logo no início:
A contratação foi prevista no PCA?
O Plano de Contratações Anual reúne as necessidades previstas para determinado exercício e ajuda a relacionar contratação, planejamento e orçamento.
Em outras palavras:
não é interessante descobrir em outubro que uma unidade precisa realizar uma contratação complexa até dezembro.
O planejamento anual procura antecipar essas necessidades.
Para o PCA 2027, por exemplo, a Uerj organizou etapas de:
levantamento das necessidades → registro no PCA-RJ → análise e aprovação.
Por que isso importa?
Porque um bom PCA ajuda a:
organizar as compras;
estabelecer prioridades;
relacionar contratação e orçamento;
evitar fracionamento inadequado de despesas;
diminuir contratações de última hora;
organizar o calendário da área de licitações.
Portanto:
não deixe para pensar na contratação somente quando o recurso estiver disponível.
3. Converse com o ponto focal e com as áreas competentes
A Rede UerjPlan integra a estrutura de planejamento da Universidade.
Ela foi criada para aproximar os componentes organizacionais da Diplan e articular planejamento e orçamento.
Por isso, dependendo da demanda, vale identificar:
ponto focal da Rede UerjPlan;
responsável pelo PCA na unidade;
área agregadora da demanda;
unidade técnica competente.
Algumas contratações precisam de análise prévia de setores especializados.
Por exemplo:
obras e instalações podem demandar análise da Prefeitura;
equipamentos e soluções de informática podem demandar análise da DGTI;
materiais permanentes podem exigir articulação com a DAF;
outros objetos podem depender de unidades técnicas específicas.
Isso evita produzir um processo inteiro para uma solução que depois será considerada tecnicamente inadequada.
4. Formalize a demanda
Depois de identificar e planejar a necessidade, ela precisa ser documentada.
Dependendo do fluxo institucional, pode ser utilizado um Documento de Formalização de Demanda — DFD, DOD ou documento equivalente.
Independentemente da nomenclatura adotada, a formalização precisa permitir que qualquer pessoa que abra o processo compreenda:
o que a unidade precisa e por quê.
Evite justificativas como:
“Solicitamos a aquisição por ser necessária ao setor.”
Isso não explica praticamente nada.
É melhor apresentar:
situação existente;
atividade institucional relacionada;
problema identificado;
consequências da ausência da contratação;
público ou unidades atendidas;
quantidade estimada e sua origem;
prazo necessário;
responsáveis técnicas(os), quando aplicável.
5. Abra e instrua corretamente o processo no SEI
Agora, sim, entramos no processo administrativo.
O processo deve preservar o histórico da contratação.
Ele precisa permitir que alguém que nunca participou das conversas internas consiga compreender:
como surgiu a necessidade;
quem analisou;
quais alternativas foram consideradas;
como o quantitativo foi calculado;
como o preço foi estimado;
por que aquela solução foi escolhida.
Por isso, não trate o SEI apenas como um lugar para juntar arquivos.
O processo deve contar a história da contratação.
6. O ETP não é um “formulário para preencher”
Chegamos ao Estudo Técnico Preliminar — ETP.
Talvez seja um dos documentos mais importantes para impedir que uma contratação mal concebida avance.
A fase preparatória prevista pela Lei nº 14.133/2021 é caracterizada pelo planejamento.
O ETP ajuda a responder:
Qual solução atende melhor à necessidade da Administração?
Isso pode envolver:
descrição do problema;
requisitos necessários;
levantamento de soluções existentes;
avaliação de alternativas;
estimativa de quantidades;
estimativa preliminar de valores;
justificativa da solução escolhida;
resultados esperados;
providências necessárias;
avaliação sobre a viabilidade da contratação.
O erro clássico
Fazer primeiro o TR e depois preencher o ETP apenas para justificar aquilo que já foi decidido.
A lógica deveria ser:
NECESSIDADE
↓
ETP — qual solução faz sentido?
↓
TR — como exatamente essa solução deverá ser contratada?
7. Quantidade precisa ter memória
Evite escrever:
Quantidade: 100 unidades.
E parar aí.
Pergunte:
De onde saíram essas 100 unidades?
Pode ter origem em:
consumo histórico;
número de usuárias(os);
estoque atual;
crescimento previsto;
substituição de equipamentos;
quantidade de postos de trabalho;
contratos anteriores;
projeção de demanda.
Guarde a memória do cálculo.
Uma quantidade sem justificativa pode produzir:
excesso de compra
ou
falta durante a execução.
8. Faça um Termo de Referência que outra pessoa consiga executar
O Termo de Referência — TR transforma a solução escolhida em requisitos para a contratação.
Um bom TR deve deixar claro:
o que será contratado;
quantidade;
especificações;
local de execução ou entrega;
prazo;
obrigações da contratada;
obrigações da Uerj;
critérios de recebimento;
forma de medição;
condições de pagamento;
requisitos técnicos;
fiscalização;
sanções ou condições aplicáveis, conforme o modelo adotado.
Faça um teste:
uma empresa que nunca conversou com sua unidade conseguiria entender exatamente o que deve entregar lendo apenas os documentos da contratação?
Se a resposta for não, o TR precisa melhorar.
9. Não direcione o objeto para aquilo que você já escolheu
Este é um cuidado importante.
Talvez a unidade já utilize determinada marca ou solução.
Isso não significa que o TR deva ser escrito de forma que apenas aquela empresa consiga disputar.
A especificação deve nascer da:
necessidade administrativa.
Não da:
preferência pessoal.
Quando determinada característica específica for indispensável, ela precisa estar tecnicamente justificada.
Em vez de pensar:
“Qual produto quero comprar?”
pense:
“Quais características são necessárias para resolver o problema?”
10. Faça a pesquisa de preços com atenção
Pesquisa de preços não deveria significar simplesmente:
“peguei três orçamentos”.
O objetivo é construir uma estimativa razoável do valor da contratação.
Isso exige:
fontes identificáveis;
produtos ou serviços comparáveis;
datas;
quantitativos;
condições semelhantes;
tratamento dos valores encontrados;
memória de cálculo.
O processo precisa permitir compreender:
como chegamos ao valor estimado?
Também é importante verificar se os itens pesquisados correspondem exatamente — ou de maneira tecnicamente comparável — ao objeto definido no TR.
11. Analise os riscos
Toda contratação possui riscos.
Por exemplo:
Risco: atraso na entrega.
Causa possível: prazo incompatível com a realidade do mercado.
Consequência: interrupção da atividade institucional.
Tratamento: estabelecer cronograma adequado, acompanhar a execução e prever medidas contratuais.
Outro exemplo:
Risco: quantitativo insuficiente.
Causa: ausência de levantamento histórico.
Consequência: necessidade de nova contratação antes do previsto.
Tratamento: utilizar dados de consumo e projeções documentadas.
Mapa de riscos não deveria ser:
um documento feito apenas porque a lista exige.
Ele deve ajudar a pensar:
O que pode dar errado?
Qual a probabilidade?
Qual seria a consequência?
O que podemos fazer para reduzir esse risco?
12. Verifique orçamento e reserva
Planejamento de contratação e planejamento orçamentário precisam conversar.
Ter uma necessidade não significa automaticamente possuir recurso disponível.
Antes de avançar, é preciso observar o fluxo orçamentário aplicável à contratação.
Dependendo do procedimento, isso pode envolver:
disponibilidade orçamentária;
reserva;
natureza da despesa;
fonte de recursos;
vinculação ao planejamento;
etapas nos sistemas orçamentários estaduais.
Por isso, não deixe a questão orçamentária para o final.
13. Faça uma conferência antes de encaminhar
Antes de enviar o processo à DAF, pare.
Abra o processo como se você nunca tivesse visto aquela contratação.
Confira:
a necessidade está compreensível?
a demanda está prevista no planejamento?
o quantitativo foi justificado?
existe ETP quando exigido?
a solução escolhida decorre do ETP?
o TR está completo?
a pesquisa de preços é rastreável?
existe memória de cálculo?
os riscos foram analisados?
os documentos estão assinados?
as(os) responsáveis estão identificadas(os)?
as aprovações necessárias foram realizadas?
existe compatibilidade orçamentária?
anexos citados realmente estão no processo?
Esse pequeno exercício pode evitar várias devoluções.
14. Agora o processo segue para a DAF/DLC
A unidade demandante não realiza sozinha o certame.
Com a fase preparatória devidamente instruída, o processo segue para as áreas competentes da DAF.
Na licitação propriamente dita, a Lei nº 14.133/2021 estabelece, de maneira geral:
fase preparatória
↓
divulgação do edital
↓
propostas e lances
↓
julgamento
↓
habilitação
↓
fase recursal
↓
homologação
Dependendo da modalidade e do procedimento, existem particularidades.
A área de licitações conduzirá o certame conforme o caso.
15. Homologar não encerra o trabalho
Uma contratação bem planejada pode fracassar durante a execução se ninguém acompanhar o contrato.
Depois do certame ainda existem:
empenho;
formalização do contrato ou instrumento equivalente;
designação de gestão e fiscalização;
acompanhamento da execução;
recebimento;
ateste;
liquidação;
pagamento;
eventuais reajustes;
prorrogações;
alterações;
apuração de descumprimentos;
sanções, quando aplicáveis;
encerramento contratual.
Portanto, uma boa contratação precisa ser pensada até:
a entrega e o encerramento.
Quem faz o quê?
Uma das melhores formas de evitar confusão é entender que contratação pública é um trabalho coletivo.
Unidade demandante
Identifica a necessidade e participa da definição da solução.
Área técnica
Ajuda a definir requisitos e avaliar tecnicamente o objeto.
Rede UerjPlan/Diplan e responsáveis pelo planejamento
Articulam planejamento institucional e orçamento conforme o fluxo aplicável.
DAF
Atua na estrutura administrativa e financeira relacionada às contratações.
DLC
Conduz as etapas de licitações e contratos dentro de suas competências.
Gestão e fiscalização
Acompanham se aquilo que foi contratado está sendo efetivamente entregue.
A contratação só funciona quando essas partes se comunicam.
O maior erro: copiar uma contratação antiga
Existe uma tentação compreensível:
“No ano passado compramos isso. Vamos pegar o processo antigo e trocar a data.”
Processos anteriores são excelentes referências.
Mas não deveriam funcionar como:
Ctrl+C e Ctrl+V administrativo.
Pergunte:
a necessidade continua a mesma?
a quantidade continua adequada?
o mercado mudou?
o preço mudou?
houve mudança normativa?
surgiram tecnologias diferentes?
os problemas do último contrato foram corrigidos?
as especificações continuam necessárias?
Um processo antigo deve ajudar você a aprender.
Não impedir que você pense.
Checklist rápido antes de mandar para a DAF
Planejamento
☐ A necessidade foi identificada.
☐ A demanda foi tratada no planejamento/PCA quando aplicável.
☐ Houve alinhamento orçamentário.
Formalização
☐ O processo SEI está corretamente instruído.
☐ A peça de formalização da demanda está incluída.
☐ O problema e a justificativa estão claros.
☐ O quantitativo possui memória.
Fase preparatória
☐ ETP elaborado, quando aplicável.
☐ Solução escolhida devidamente justificada.
☐ TR ou documento correspondente concluído.
☐ Pesquisa de preços documentada.
☐ Memória de cálculo incluída.
☐ Riscos analisados.
☐ Responsáveis identificados.
☐ Aprovações realizadas.
Antes do envio
☐ Todos os documentos citados estão anexados.
☐ Assinaturas foram conferidas.
☐ Os documentos não se contradizem.
☐ Quantidades são iguais no ETP, TR e pesquisa.
☐ Prazos são compatíveis entre as peças.
☐ Descrição do objeto é consistente.
☐ Há informação orçamentária conforme o fluxo aplicável.
☐ O processo consegue ser compreendido sem explicações por telefone ou WhatsApp.
Essa última pergunta é especialmente útil.
Se a pessoa que receber o processo precisar ligar para você para entender o que está sendo contratado, provavelmente alguma informação deveria estar registrada no processo.
Três documentos que não podem contar histórias diferentes
Um problema bastante comum em processos administrativos é:
ETP diz uma coisa;
TR diz outra;
pesquisa de preços usa uma terceira.
Exemplo:
ETP: 40 computadores.
TR: 50 computadores.
Pesquisa de preços: 45 computadores.
Isso gera dúvida, retrabalho e pode comprometer a contratação.
Antes de encaminhar, confira a coerência entre todas as peças.
Também verifique:
descrição;
unidade de medida;
prazo;
requisitos;
local de entrega;
forma de pagamento.
Os documentos precisam conversar entre si.
Planejar bem é contratar melhor
A Lei nº 14.133/2021 colocou a fase preparatória no centro da contratação pública.
A própria Uerj vem reforçando essa lógica por meio de iniciativas de planejamento, PCA e capacitações sobre documentos da fase preparatória.
Isso demonstra uma mudança importante.
O sucesso de uma licitação não começa quando a(o) agente de contratação abre a sessão.
Começa muito antes.
Começa quando alguém consegue responder com clareza:
Qual problema queremos resolver?
Por que precisamos contratar?
Quanto precisamos?
Qual solução atende melhor?
Quanto ela provavelmente custará?
Quais riscos existem?
Quando precisamos dela?
Quanto melhores forem essas respostas, menor tende a ser o retrabalho durante a contratação.
Para guardar
Se precisar resumir todo o processo em uma sequência, pense assim:
NECESSIDADE
↓
PLANEJAMENTO / PCA
↓
FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA
↓
PROCESSO SEI
↓
ETP
↓
DEFINIÇÃO DA SOLUÇÃO
↓
TR / PROJETO BÁSICO
↓
RISCOS
↓
PESQUISA E ESTIMATIVA DE PREÇOS
↓
ORÇAMENTO / RESERVA
↓
CONFERÊNCIA DA INSTRUÇÃO
↓
DAF / DLC
↓
LICITAÇÃO OU CONTRATAÇÃO CABÍVEL
↓
CONTRATO
↓
GESTÃO E FISCALIZAÇÃO
↓
RECEBIMENTO E PAGAMENTO
↓
AVALIAÇÃO DA CONTRATAÇÃO
A lógica é simples:
uma contratação não começa quando o edital é publicado.
Ela começa quando a necessidade é identificada e planejada.
E também não termina quando a licitação é homologada.
Ela só cumpre sua finalidade quando aquilo que foi contratado é entregue adequadamente e resolve o problema que deu origem ao processo.
Onde consultar
Para informações atualizadas, consulte principalmente os canais oficiais:
DAF/Uerj — Planejamento e PCA
DAF/Uerj — Licitações e Contratos
Diplan/Uerj
Rede UerjPlan
Lei nº 14.133/2021
normativos estaduais aplicáveis
manuais e orientações internas da Uerj
Como procedimentos, sistemas e modelos podem ser alterados, sempre confira a orientação vigente antes de iniciar uma nova contratação.
Licitar sem erro não significa imaginar que nenhum problema aparecerá. Significa planejar, justificar, documentar e conferir bem cada etapa para reduzir falhas, devoluções e retrabalho.

