Compra de materiais na Uerj: do planejamento ao pagamento

Comprar papel, cadeiras, computadores, equipamentos, materiais de expediente ou qualquer outro bem para uma unidade pública parece, à primeira vista, uma atividade relativamente simples:

identificar o que falta → pesquisar preço → comprar.

Na Administração Pública, entretanto, a aquisição precisa percorrer um conjunto de etapas destinadas a responder perguntas importantes:

A compra realmente é necessária?

Qual quantidade precisamos?

O objeto foi corretamente especificado?

Existe previsão no planejamento?

Há recursos orçamentários?

Qual é a forma adequada de contratação?

O material entregue corresponde ao que foi contratado?

Quem irá recebê-lo e atestá-lo?

É material de consumo ou permanente?

Na Uerj, essas perguntas fazem parte de um fluxo que começa muito antes da licitação e termina somente depois do recebimento, da liquidação da despesa, do pagamento e, quando for o caso, da incorporação patrimonial.

Este guia apresenta uma visão prática desse caminho.

Primeiro: material de consumo ou material permanente?

Essa é uma das primeiras classificações que precisam ser entendidas.

Material de consumo

É aquele que, em razão de suas características e utilização, tende a perder sua identidade física, ser consumido ou ter vida útil reduzida.

Exemplos comuns:

• papel;

• canetas;

• toner;

• produtos de limpeza;

• material de escritório;

• determinados materiais de laboratório;

• gêneros alimentícios;

• peças e componentes que serão incorporados a outros bens.

No orçamento público, o material de consumo aparece tradicionalmente no elemento de despesa:

3.3.90.30 — Material de Consumo.

Material permanente

É aquele que, de maneira geral, não perde sua identidade física com o uso corrente e possui características de maior durabilidade.

Exemplos:

• computadores;

• monitores;

• mesas;

• cadeiras;

• equipamentos laboratoriais;

• aparelhos de ar-condicionado;

• projetores;

• máquinas e equipamentos.

No orçamento público, equipamentos e materiais permanentes aparecem tradicionalmente no elemento:

4.4.90.52 — Equipamentos e Material Permanente.

Mas cuidado:

não é apenas o nome ou o preço do objeto que determina sua classificação.

Características como:

• durabilidade;

• fragilidade;

• perecibilidade;

• incorporabilidade;

• transformabilidade;

também precisam ser consideradas.

Por isso, em caso de dúvida, a classificação contábil e patrimonial deve ser confirmada junto às áreas competentes.

Na Uerj, material permanente também envolve patrimônio

A aquisição de material permanente possui uma etapa adicional importante:

a análise sobre sua incorporação ao patrimônio.

A Uerj orienta suas unidades com base no Decreto Estadual nº 49.289/2024.

Atualmente, bens móveis com valor unitário inferior ao limite estabelecido na regulamentação podem ser dispensados da incorporação patrimonial, mas essa dispensa não é automática.

A própria DAF ressalta que também devem ser consideradas:

• natureza do bem;

• finalidade;

• relevância;

• necessidade de controle;

• características específicas da unidade.

Assim, mesmo um bem de pequeno valor pode precisar ser controlado patrimonialmente quando suas características justificarem. (daf.uerj.br)

1. Tudo começa pela necessidade

Antes de abrir o catálogo de fornecedores, responda:

Qual problema precisa ser resolvido?

Evite começar simplesmente com:

“Precisamos comprar 30 cadeiras.”

A necessidade talvez seja:

“Substituir mobiliário danificado utilizado por 30 postos de trabalho da unidade.”

Isso permite justificar:

• por que a compra é necessária;

• para quem;

• qual quantidade;

• qual resultado se espera alcançar.

Uma boa demanda deve responder:

O que precisamos?

Por que precisamos?

Quanto precisamos?

Quando precisamos?

Onde será utilizado?

O que acontecerá se não comprarmos?

2. Verifique o Plano de Contratações Anual — PCA

Na Uerj, as demandas de aquisição de bens integram o Plano de Contratações Anual — PCA.

O PCA é um instrumento institucional de planejamento que consolida e prioriza:

• aquisições de bens;

• serviços;

• obras;

• soluções de tecnologia da informação;

• demais necessidades de contratação.

A DAF informa que todas as demandas devem ser previamente registradas no Sistema PCA-RJ, por meio do Documento de Formalização de Demanda — DFD, observando os procedimentos e prazos estabelecidos. (daf.uerj.br)

Portanto, antes de preparar uma compra, verifique:

A demanda está prevista no PCA?

E o material permanente?

Existe uma atenção especial.

No planejamento orçamentário da Universidade, as demandas de investimento — L5, destinadas à aquisição de material permanente, são levantadas de maneira específica.

No ciclo de planejamento para 2027, por exemplo:

• materiais permanentes passaram por análise da DAF;

• equipamentos de informática, pela DGTI;

• obras e instalações, pela Prefeitura.

As unidades tiveram de apresentar o DFD correspondente para análise técnica. (diplan.uerj.br)

Isso mostra por que não é recomendável simplesmente decidir comprar um equipamento e abrir o processo sem verificar previamente o planejamento institucional.

3. Formalize a demanda

A necessidade precisa sair da conversa informal e entrar no processo administrativo.

Hoje, no PCA-RJ, essa formalização utiliza o:

DFD — Documento de Formalização de Demanda.

O DFD deve permitir compreender:

• o que se pretende adquirir;

• justificativa;

• quantitativo;

• prazo;

• unidade demandante;

• responsáveis;

• relação com o planejamento.

Um documento de formalização ruim diz:

“Solicitamos aquisição de cadeiras para atender às necessidades da unidade.”

Um documento melhor explica:

“A unidade possui 25 postos de trabalho com mobiliário que apresenta danos estruturais e não oferece condições adequadas de utilização. A aquisição permitirá a substituição gradual dos bens identificados em levantamento realizado em [data], conforme relação anexada.”

A segunda versão permite compreender:

o problema, sua dimensão e a origem da quantidade solicitada.

4. Abra e organize o processo no SEI-RJ

Com a necessidade formalizada, o processo administrativo passa a registrar toda a história da aquisição.

O processo não deve ser apenas:

uma pasta digital cheia de PDFs.

Ele precisa mostrar uma sequência lógica.

Quem abrir o processo posteriormente deve conseguir descobrir:

• de onde surgiu a necessidade;

• quem solicitou;

• como a quantidade foi definida;

• quais soluções foram analisadas;

• como o objeto foi especificado;

• como o preço estimado foi calculado;

• quais autorizações foram concedidas;

• como ocorreu a contratação;

• quem recebeu;

• quem atestou;

• quando foi pago.

Essa rastreabilidade é uma das principais funções do processo administrativo.

5. Elabore o ETP, quando aplicável

O Estudo Técnico Preliminar — ETP pertence à fase de planejamento da contratação.

Para uma compra de material, ele deve ajudar a responder:

Qual é a melhor solução para atender à necessidade?

Um ETP pode analisar:

• problema identificado;

• requisitos necessários;

• soluções disponíveis no mercado;

• quantitativos;

• compatibilidade com equipamentos existentes;

• logística;

• armazenamento;

• vida útil;

• garantia;

• possíveis riscos;

• estimativa preliminar de custos;

• resultados esperados.

Um exemplo

Problema:

a unidade possui 30 computadores incompatíveis com os sistemas necessários ao trabalho.

As alternativas poderiam incluir:

A — ampliar memória e armazenamento dos equipamentos existentes;

B — substituir parte dos equipamentos;

C — substituir todos os equipamentos;

D — utilizar outra solução tecnológica.

O ETP ajuda a demonstrar por que determinada solução foi escolhida.

Por isso, a ordem lógica é:

NECESSIDADE

↓

ESTUDO DAS SOLUÇÕES

↓

ESCOLHA DA SOLUÇÃO

↓

TERMO DE REFERÊNCIA

e não:

“Já escolhi o produto e agora vou fazer um ETP para justificar.”

6. Calcule corretamente a quantidade

Uma das perguntas mais comuns em processos de compras é:

Por que essa quantidade?

Não basta informar:

500 resmas de papel.

É preciso demonstrar de onde saiu esse número.

A estimativa pode considerar:

• consumo histórico;

• estoque existente;

• número de usuárias(os);

• número de postos;

• projeção de crescimento;

• período que a compra precisa atender;

• perdas;

• substituições;

• compras anteriores.

Exemplo:

Consumo médio mensal:

40 resmas

Período previsto:

12 meses

Necessidade estimada:

40 × 12 = 480 resmas

Estoque disponível:

30 resmas

Quantidade necessária:

450 resmas

Agora existe uma:

memória de cálculo.

Isso reduz o risco de comprar:

demais

ou

de menos.

7. Escreva uma boa especificação

Para materiais, a especificação é uma das partes que mais pode provocar problemas.

Ela precisa encontrar equilíbrio entre dois erros.

Especificação vaga demais

Exemplo:

“Cadeira de escritório de boa qualidade.”

O que significa:

boa qualidade?

Cada fornecedor poderá interpretar de uma forma.

Especificação restritiva demais

Exemplo hipotético:

“Cadeira modelo XYZ-245, marca ABC, acabamento exatamente...”

Se essas características não forem tecnicamente justificadas, pode existir direcionamento indevido da contratação.

A especificação deve indicar as características necessárias para atender à necessidade, e não simplesmente reproduzir um catálogo de determinada fabricante.

8. Prepare o Termo de Referência — TR

Depois de definida a solução, o Termo de Referência descreve aquilo que a Administração pretende contratar.

Para aquisição de materiais, um bom TR pode estabelecer:

Objeto

O que será adquirido.

Especificação

Características técnicas mínimas.

Quantidade

Número de unidades e unidade de medida.

Unidade de fornecimento

Por exemplo:

unidade;

caixa com 10 unidades;

resma com 500 folhas;

pacote;

litro;

quilograma.

Essa informação é especialmente importante.

Comprar:

100 caixas

não é a mesma coisa que:

100 unidades.

Prazo de entrega

Quantos dias a empresa terá para fornecer.

Local de entrega

Campus, prédio, setor, endereço e demais orientações.

Horário

Quando o recebimento poderá ocorrer.

Condições de transporte

Quando necessárias.

Embalagem

Especialmente para determinados materiais de consumo.

Validade mínima

Quando o material possui prazo de validade.

Garantia

Quando aplicável.

Critérios de recebimento

O que será verificado.

Critérios para rejeição

Quando o material poderá ser recusado.

Forma de pagamento

Conforme a execução, recebimento, documentação e liquidação.

9. Defina claramente o que será aceito

Imagine comprar:

200 caixas de determinado produto.

A empresa entrega um item parecido.

Agora aparece a dúvida:

podemos aceitar?

O momento correto para pensar nisso não é na porta do almoxarifado.

É durante o planejamento.

O TR deve permitir responder:

O material corresponde à especificação?

Para determinado objeto, podem ser conferidos:

• dimensões;

• composição;

• capacidade;

• modelo;

• certificação;

• validade;

• lote;

• integridade da embalagem;

• garantia;

• compatibilidade;

• quantidade.

Quanto mais claro o critério de recebimento, menor a discussão posteriormente.

10. Faça a pesquisa de preços

A pesquisa de preços ajuda a estimar o valor da futura contratação.

Ela precisa permitir que alguém compreenda:

de onde vieram os preços

e

como chegamos ao valor estimado.

Não é suficiente juntar valores aleatórios encontrados na internet.

As referências precisam ser comparáveis ao objeto.

Observe:

• descrição;

• unidade;

• quantidade;

• marca/modelo, quando relevante para comparação;

• condições de entrega;

• data;

• fonte;

• impostos;

• frete;

• possíveis diferenças de escala.

Depois:

documente a memória de cálculo.

11. Analise os riscos da aquisição

Compra de material também possui riscos.

Risco: atraso na entrega

Possível consequência:

falta do material necessário às atividades.

Tratamento:

planejar com antecedência e definir prazo adequado.

Risco: material em desacordo

Consequência:

impossibilidade de utilização.

Tratamento:

especificação e critérios de recebimento claros.

Risco: produto falsificado

Tratamento:

exigir requisitos, procedência ou certificações quando justificadamente necessários.

Risco: validade insuficiente

Tratamento:

estabelecer validade mínima aceitável.

Risco: excesso de estoque

Tratamento:

usar histórico de consumo e dimensionar corretamente a quantidade.

Risco: falta de espaço para armazenamento

Tratamento:

avaliar capacidade do almoxarifado e, quando adequado, entregas parceladas.

O objetivo do mapa de riscos não é prever o futuro perfeitamente.

É pensar antecipadamente:

o que pode dar errado e como podemos reduzir esse risco?

12. Confira o orçamento

Antes de a contratação avançar, é preciso verificar sua compatibilidade com o planejamento e o orçamento.

Para material de consumo, a classificação orçamentária normalmente será diferente da aquisição de material permanente.

Por isso, classificar corretamente o objeto desde o início ajuda a evitar problemas posteriores.

Em caso de material permanente, a própria Uerj realiza planejamento específico das despesas de investimento — L5. (daf.uerj.br)

13. O processo segue para a contratação

Com a fase preparatória devidamente instruída, a contratação poderá seguir pelo procedimento adequado.

Dependendo do caso, pode haver:

• licitação;

• dispensa de licitação;

• inexigibilidade;

• utilização de ata de registro de preços;

• outro procedimento juridicamente cabível.

Não é a unidade demandante que escolhe livremente:

“quero fazer um pregão”

ou

“quero uma dispensa”.

A forma de contratação decorre:

das características do objeto, do valor, das condições do mercado e da legislação aplicável.

14. Na licitação

Quando houver licitação, aparecem etapas como:

edital

↓

propostas/lances

↓

julgamento

↓

habilitação

↓

recursos

↓

adjudicação

↓

homologação

Depois disso, a contratação poderá ser formalizada.

15. Contrato ou instrumento substitutivo?

Nem toda compra de material exige um termo de contrato tradicional.

A Lei nº 14.133/2021 permite, nas hipóteses legais, instrumentos substitutivos como:

• nota de empenho;

• autorização de compra;

• ordem de execução;

• instrumento equivalente.

Em outras situações, haverá contrato formal.

Isso depende das características da aquisição.

Por exemplo, uma compra:

única, simples e com entrega imediata

pode ter uma estrutura diferente de outra que envolva:

entregas parceladas durante 12 meses + assistência técnica + garantia + obrigações continuadas.

16. E o empenho?

Aqui cabe corrigir uma simplificação comum.

Empenho não é exatamente:

“reservar dinheiro”.

Segundo a Lei nº 4.320/1964, o empenho é o ato da autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento, pendente ou não de condição.

Na prática, compromete crédito orçamentário com determinada despesa.

E existe uma regra muito importante:

não se realiza despesa sem prévio empenho.

Portanto, a empresa não deveria ser estimulada a realizar uma entrega para depois descobrirmos como pagar.

17. Ordem de fornecimento

Quando utilizada, a Ordem de Fornecimento informa que a empresa deve realizar a entrega prevista.

Ela pode indicar:

• número da contratação;

• item;

• quantidade;

• local;

• prazo;

• responsável pelo recebimento.

Uma recomendação prática:

não peça informalmente à empresa que entregue antes da autorização administrativa adequada.

Telefonema, WhatsApp ou e-mail pessoal não substituem o procedimento formal.

18. A empresa entrega o material

Agora começa uma etapa que muitas vezes recebe menos atenção do que deveria:

o recebimento.

O caminhão chegou.

As caixas estão na unidade.

Isso não significa automaticamente:

“compra concluída”.

Ainda precisamos verificar:

o que chegou é realmente aquilo que compramos?

19. Recebimento provisório

A Lei nº 14.133/2021 estabelece, para compras, o recebimento provisório de forma sumária pela(o) responsável pelo acompanhamento e fiscalização, com posterior verificação da conformidade do material. (planalto.gov.br)

Podemos entender como:

“o material chegou; agora vamos conferir.”

Nesse momento podem ser observados:

• quantidade aparente;

• integridade das embalagens;

• documentação da entrega;

• ausência de danos visíveis.

20. Confira o material

Agora faça a conferência efetiva.

Verifique:

Quantidade

Chegaram realmente 100 unidades?

Especificação

É exatamente aquilo que foi contratado?

Integridade

Existe dano?

Validade

Está dentro da validade mínima exigida?

Marca/modelo

Quando houver exigência legítima relacionada ao fornecimento.

Número de série

Quando aplicável.

Certificações

Quando exigidas.

Garantia

Documentos foram entregues?

Acessórios

Tudo que deveria acompanhar o equipamento está presente?

Se o objeto exigir conhecimento especializado, a conferência pode precisar da participação da:

área técnica.

21. Material diferente deve ser aceito?

Não automaticamente.

A Lei nº 14.133/2021 estabelece que o objeto pode ser rejeitado, total ou parcialmente, quando estiver em desacordo com o contrato. (planalto.gov.br)

Por isso:

“é parecido”

não basta.

A comparação precisa ser feita com os requisitos definidos na contratação.

Caso exista desconformidade, ela precisa ser registrada e tratada formalmente.

22. Recebimento definitivo

Depois da verificação da conformidade ocorre o recebimento definitivo, realizado conforme a designação e o procedimento aplicáveis.

Em compras, a Lei nº 14.133/2021 prevê o recebimento definitivo por servidora(or) ou comissão designada, mediante termo detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais. (planalto.gov.br)

Em termos simples:

PROVISÓRIO

→ chegou.

CONFERÊNCIA

→ está de acordo?

DEFINITIVO

→ sim, foi aceito.

23. Atesto

O atesto registra que a Administração verificou a execução/entrega correspondente para fins do processamento da despesa.

Não assine apenas porque:

“a nota precisa ser paga”.

Quem atesta deve ter segurança de que aquilo que está declarando corresponde à realidade.

Antes de atestar:

☐ confira o material;

☐ confira a quantidade;

☐ confira a nota fiscal;

☐ confira o processo;

☐ confira o instrumento da contratação;

☐ registre eventuais problemas.

24. Nota fiscal

A empresa apresenta o documento fiscal correspondente.

Confira:

• CNPJ;

• razão social;

• destinatária;

• itens;

• quantidade;

• valores;

• dados da contratação;

• eventuais tributos;

• demais informações necessárias.

Nota fiscal errada pode impedir o andamento da liquidação.

25. Liquidação da despesa

Depois do recebimento e da documentação, vem a:

liquidação.

Liquidar não significa pagar.

Na liquidação, a Administração verifica formalmente o direito da(o) credora(or):

Foi entregue?

Está comprovado?

Quanto devemos?

Para quem devemos?

É a etapa que transforma:

“a empresa apresentou uma cobrança”

em:

“a Administração reconhece que este valor é devido”.

26. Ordem de pagamento e pagamento

Depois da regular liquidação, o procedimento financeiro segue para a autorização e o pagamento.

Então finalmente ocorre:

a transferência dos recursos à empresa.

O caminho simplificado fica:

EMPENHO

↓

ENTREGA

↓

RECEBIMENTO

↓

ATESTO

↓

LIQUIDAÇÃO

↓

ORDEM DE PAGAMENTO

↓

PAGAMENTO

27. E se for material permanente?

Ainda não acabou.

Um bem permanente pode precisar entrar no controle patrimonial da Universidade.

Dependendo das características do bem, serão necessárias providências relacionadas a:

• incorporação;

• tombamento;

• identificação patrimonial;

• localização;

• responsabilidade;

• movimentação;

• inventário.

Na Uerj, o SABM é utilizado para movimentações de bens, pedidos de vistoria, consulta de inventários e outras atividades relacionadas ao patrimônio. (daf.uerj.br)

Portanto:

COMPRAR

não significa apenas:

PAGAR.

No caso de patrimônio, também precisamos:

CONTROLAR O BEM DURANTE SUA VIDA ÚTIL.

Existe uma forma mais simples de comprar material de consumo?

Na Uerj existe também o:

SIDES — Sistema de Desembolso Descentralizado.

Ele é um mecanismo institucional que oferece cotas financeiras às unidades para determinadas despesas do cotidiano universitário, especialmente aquisições imediatas de bens de consumo essenciais. (daf.uerj.br)

Mas atenção:

SIDES não significa “dinheiro livre para comprar qualquer coisa”.

Existem:

• regras;

• vedações;

• prestação de contas;

• documentação;

• limites;

• responsabilidades.

Material permanente pelo SIDES

A própria DAF informa que a aquisição de bens permanentes por meio do SIDES deve ocorrer excepcionalmente, em situações urgentes e atípicas, devidamente justificadas.

Nesses casos, a orientação atual estabelece pesquisa de mercado com pelo menos três fornecedores e manutenção da documentação comprobatória no processo de prestação de contas. (daf.uerj.br)

Portanto:

fluxo regular de aquisição

e

aquisição descentralizada pelo SIDES

não devem ser confundidos.

Onde mais trava uma compra de material?

Alguns problemas aparecem repetidamente.

1. Especificação com “cara de marca”

Evite copiar integralmente o catálogo de uma fabricante sem necessidade técnica.

2. Especificação vaga

“Produto de primeira qualidade” não é especificação.

3. Quantidade sem justificativa

“Precisamos de 500.”

Por quê?

4. Unidade de medida errada

Uma caixa contém:

10? 50? 100 unidades?

Informe claramente.

5. Pesquisa de preços incompatível

TR pesquisa um produto.

Cotação considera outro.

6. Critério de recebimento inexistente

A empresa entrega e ninguém sabe exatamente como avaliar.

7. Validade não definida

Especialmente importante para materiais perecíveis ou com prazo de utilização.

8. Local de entrega genérico

“Entregar na Uerj.”

A Uerj possui diferentes campi e estruturas.

Informe:

onde.

9. Ninguém sabe quem vai receber

Defina a unidade e as(os) responsáveis.

10. Comprar sem pensar no armazenamento

Comprar 10 mil unidades sem ter onde armazená-las também é um problema de planejamento.

11. Equipamento sem pensar na infraestrutura

Antes de comprar uma máquina, pergunte:

há energia adequada?

há espaço?

há rede?

há instalação?

há pessoal capacitado?

existem consumíveis?

a manutenção está prevista?

O preço de aquisição nem sempre representa o:

custo total da solução.

Quem faz o quê?

O fluxo pode variar conforme o objeto e a estrutura institucional, mas, de maneira didática:

Unidade demandante

• identifica a necessidade;

• formaliza a demanda;

• participa do ETP;

• ajuda a definir quantitativos;

• contribui para o TR;

• acompanha o recebimento;

• participa da fiscalização quando designada.

Área técnica

Quando necessária:

• analisa requisitos;

• define especificações;

• avalia compatibilidade;

• auxilia no recebimento técnico.

Exemplo:

equipamento de informática pode exigir participação da DGTI.

DAF e áreas de contratação

Atuam nos procedimentos administrativos, logísticos, licitatórios, contratuais, orçamentários ou financeiros conforme as competências de cada unidade.

Autoridades competentes

Praticam atos como autorização, adjudicação e homologação conforme o procedimento e a competência estabelecida.

Fiscalização e responsáveis pelo recebimento

Verificam se aquilo que foi contratado foi efetivamente entregue.

Contabilidade/Financeiro

Atuam nas etapas orçamentárias, contábeis, de liquidação e pagamento conforme a estrutura institucional.

Patrimônio

No caso dos bens sujeitos a controle:

• incorpora;

• identifica;

• registra;

• acompanha movimentações.

Checklist — antes de mandar a compra adiante

Necessidade

☐ Problema claramente descrito.

☐ Justificativa consistente.

☐ Quantidade calculada.

☐ Prazo necessário identificado.

Planejamento

☐ Demanda verificada no PCA.

☐ DFD providenciado quando aplicável.

☐ Classificação como consumo/permanente verificada.

☐ Área técnica consultada quando necessária.

☐ Planejamento orçamentário conferido.

Fase preparatória

☐ ETP elaborado, quando aplicável.

☐ TR concluído.

☐ Especificações objetivas.

☐ Unidade de medida correta.

☐ Pesquisa de preços documentada.

☐ Memória de cálculo incluída.

☐ Riscos analisados.

Recebimento

☐ Local definido.

☐ Responsável definido.

☐ Critérios de aceitação claros.

☐ Prazo de entrega definido.

☐ Garantia prevista quando necessária.

☐ Validade mínima prevista quando necessária.

Depois da entrega

☐ Quantidade conferida.

☐ Especificação conferida.

☐ Nota fiscal conferida.

☐ Recebimento registrado.

☐ Atesto realizado por pessoa competente.

☐ Liquidação processada.

☐ Pagamento realizado.

☐ Bem incorporado ao patrimônio quando necessário.

Modelo mental para memorizar

Para uma compra de material, pense:

NECESSIDADE

↓

PCA / PLANEJAMENTO

↓

DFD

↓

ETP

↓

TR

↓

QUANTIDADE + ESPECIFICAÇÃO

↓

PESQUISA DE PREÇOS

↓

RISCOS

↓

ORÇAMENTO

↓

LICITAÇÃO OU OUTRA FORMA DE CONTRATAÇÃO

↓

FORMALIZAÇÃO

↓

EMPENHO

↓

ORDEM DE FORNECIMENTO, QUANDO CABÍVEL

↓

ENTREGA

↓

RECEBIMENTO PROVISÓRIO

↓

CONFERÊNCIA

↓

RECEBIMENTO DEFINITIVO

↓

NOTA FISCAL / ATESTO

↓

LIQUIDAÇÃO

↓

ORDEM DE PAGAMENTO

↓

PAGAMENTO

↓

PATRIMÔNIO, QUANDO FOR O CASO

A sequência exata pode variar de acordo com a contratação.

Mas existe uma lógica que vale a pena guardar:

Pedir bem → especificar bem → contratar corretamente → conferir antes de aceitar → pagar apenas aquilo que foi regularmente recebido.

Para guardar

Comprar material na Administração Pública não significa apenas descobrir:

“onde está mais barato?”

Uma boa compra precisa equilibrar:

necessidade;

qualidade;

preço;

planejamento;

competitividade;

prazo;

risco;

controle.

Um produto extremamente barato que não atende à necessidade não representa economia.

Da mesma maneira, um produto excelente adquirido sem planejamento, em quantidade excessiva ou com especificação direcionada também não representa uma boa contratação.

A compra só alcança seu objetivo quando o material:

é realmente necessário;

foi corretamente especificado;

foi adquirido pelo procedimento adequado;

chegou na quantidade e qualidade contratadas;

foi recebido e registrado;

e passou a atender à finalidade pública que justificou sua aquisição.

Onde consultar na Uerj

Para procedimentos atualizados, consulte prioritariamente:

• DAF/Uerj — Planejamento e PCA — informações sobre o Plano de Contratações Anual. (daf.uerj.br)

• DAF/Uerj — SIDES — regras para despesas descentralizadas e orientações sobre bens patrimoniais. (daf.uerj.br)

• Diplan/Uerj — planejamento orçamentário e demandas de investimento. (diplan.uerj.br)

• Lei nº 14.133/2021 — regras gerais de licitações e contratos administrativos. (planalto.gov.br)

• Lei nº 4.320/1964 — regras gerais da execução orçamentária e financeira.

Como sistemas, modelos e procedimentos internos podem ser alterados, consulte sempre a orientação institucional vigente antes de iniciar uma aquisição.

 

 

Glossário Prático da Licitação ao Pagamento

Quem começa a trabalhar com compras, licitações, contratos ou orçamento público encontra rapidamente uma série de palavras que parecem pertencer a outro idioma:

dotação, empenho, adjudicação, homologação, atesto, liquidação, glosa, apostilamento...

Separadamente, cada termo é relativamente simples.

A dificuldade aparece quando precisamos entender:

em que momento cada coisa acontece e como uma etapa se relaciona com a outra.

Este glossário procura explicar, de maneira prática, os termos mais comuns no caminho que vai do planejamento da contratação até o pagamento.

Uma forma simples de visualizar todo o processo é:

PLANEJAR

↓

SELECIONAR QUEM VAI FORNECER

↓

CONTRATAR

↓

EXECUTAR E FISCALIZAR

↓

RECEBER

↓

LIQUIDAR A DESPESA

↓

PAGAR

Nem toda contratação passará exatamente pelas mesmas etapas. Existem licitações, dispensas, inexigibilidades, sistemas de registro de preços e diferentes tipos de contratos.

Mas conhecer esse vocabulário ajuda bastante a compreender os processos administrativos.

Antes da licitação: planejamento da contratação

PCA — Plano de Contratações Anual

É o instrumento utilizado para reunir e organizar as contratações que a Administração pretende realizar em determinado período.

Ajuda a responder:

O que precisaremos contratar?

Quando?

Com qual prioridade?

Existe previsão orçamentária?

O PCA aproxima o planejamento das compras e contratações do planejamento institucional e orçamentário.

DFD ou DOD — Documento de Formalização da Demanda

É o documento utilizado para registrar formalmente uma necessidade da unidade.

Dependendo do órgão e do procedimento, a nomenclatura pode variar.

Em termos práticos, ele deve explicar:

• qual é a necessidade;

• por que ela existe;

• qual problema precisa ser resolvido;

• quantidade estimada;

• prazo;

• unidade demandante;

• responsáveis.

É o documento que transforma:

“precisamos de alguma coisa”

em:

“existe uma demanda administrativa formalmente identificada”.

ETP — Estudo Técnico Preliminar

É o documento da fase preparatória utilizado para estudar a necessidade e identificar a solução mais adequada.

O ETP não deveria começar com:

“Já decidimos comprar o produto X.”

A lógica é:

temos este problema → quais soluções existem → qual delas atende melhor à Administração?

Pode envolver:

• levantamento de alternativas;

• requisitos;

• quantidades;

• estimativas;

• análise de viabilidade;

• resultados esperados;

• justificativa da solução escolhida.

Termo de Referência — TR

Documento que descreve aquilo que será contratado.

Depois de o ETP ajudar a definir a solução, o TR detalha:

• objeto;

• quantidade;

• requisitos;

• forma de execução;

• prazos;

• obrigações;

• critérios de recebimento;

• medição;

• fiscalização;

• pagamento.

É uma das principais referências para:

a licitação, a proposta da empresa e a futura execução contratual.

Pesquisa de preços

Procedimento utilizado para estimar quanto determinada contratação deverá custar.

Não é simplesmente:

“conseguir três orçamentos”.

A pesquisa precisa utilizar fontes adequadas e produtos ou serviços comparáveis, permitindo demonstrar como a Administração chegou ao valor estimado.

Termos de dinheiro e orçamento

Dotação orçamentária

É a parcela do orçamento autorizada para determinada finalidade de despesa.

Uma forma simples de pensar é:

o orçamento autorizou recursos para determinada categoria de gasto.

Tecnicamente, não é correto definir dotação simplesmente como uma “reserva de dinheiro”.

Ela representa uma autorização orçamentária, dentro das classificações previstas no orçamento público.

Crédito orçamentário

É a autorização para realização de despesas consignada no orçamento ou acrescentada posteriormente por meio de créditos adicionais.

Na rotina administrativa, a expressão aparece relacionada ao montante autorizado para determinadas despesas.

Saldo orçamentário

É aquilo que ainda permanece disponível dentro de determinado crédito orçamentário depois de consideradas as movimentações realizadas.

Por exemplo:

Crédito disponível inicialmente:

R$ 100.000

Despesa empenhada:

R$ 30.000

Saldo:

R$ 70.000

É apenas um exemplo simplificado, porque a execução orçamentária real envolve outras classificações e controles.

Reserva orçamentária

É o mecanismo utilizado, conforme as regras e sistemas adotados pelo ente público, para separar previamente determinada parcela do orçamento para uma contratação ou procedimento específico.

Não deve ser confundida com:

dotação

nem com:

empenho.

Cada instituto representa uma etapa diferente do controle orçamentário.

Fonte ou destinação de recursos

Indica a origem e a vinculação dos recursos utilizados para determinada despesa.

Exemplos podem envolver:

• recursos do Tesouro;

• receitas próprias;

• convênios;

• transferências;

• projetos específicos.

A origem dos recursos pode estabelecer condições, finalidades e prazos próprios.

Por isso, duas despesas aparentemente iguais podem possuir regras orçamentárias diferentes em razão da fonte utilizada.

Termos da licitação

Licitação

É o procedimento administrativo utilizado pela Administração para selecionar uma proposta para determinada contratação, observando as regras legais aplicáveis.

A licitação não significa simplesmente:

“escolher o menor preço”.

Dependendo do objeto e do critério de julgamento, outros elementos podem ser considerados.

Edital

É o documento que estabelece as regras da licitação.

Nele aparecem informações como:

• objeto;

• condições de participação;

• prazos;

• critérios de julgamento;

• documentos exigidos;

• obrigações;

• sanções;

• regras da futura contratação.

Podemos pensar no edital como:

as regras do jogo da licitação.

Depois de publicado, Administração e participantes precisam respeitá-lo.

Proposta

É aquilo que a licitante apresenta à Administração para disputar a contratação.

Pode conter:

• preço;

• características técnicas;

• prazos;

• condições;

• planilhas;

• catálogos;

• documentos complementares.

A proposta precisa atender às exigências estabelecidas no edital.

Lance

Em determinadas modalidades e critérios de julgamento, as empresas podem disputar o objeto mediante sucessivos lances.

É muito conhecido no:

pregão eletrônico.

A existência de lances não significa que a empresa que ofereceu simplesmente o menor número será automaticamente contratada.

A proposta ainda precisa atender às regras do procedimento.

Julgamento

É a etapa na qual as propostas são avaliadas conforme o critério previsto no edital.

Alguns critérios previstos na Lei nº 14.133/2021 incluem:

• menor preço;

• maior desconto;

• melhor técnica ou conteúdo artístico;

• técnica e preço;

• maior lance;

• maior retorno econômico.

Habilitação

É a etapa na qual se verifica se a licitante reúne as condições necessárias para contratar com a Administração.

Podem ser examinados requisitos relacionados a:

• habilitação jurídica;

• qualificação técnica;

• regularidade fiscal, social e trabalhista;

• qualificação econômico-financeira.

Em resumo:

julgamento → a proposta atende?

habilitação → a empresa pode contratar?

Adjudicação

É o ato pelo qual o objeto da licitação é atribuído à vencedora.

Em termos didáticos:

“O objeto desta licitação fica atribuído a esta licitante.”

Adjudicar não significa que o pagamento ocorrerá nem que o objeto já foi entregue.

Ainda existem outras etapas.

Homologação

É o ato pelo qual a autoridade competente encerra a análise do procedimento licitatório e confirma seu resultado, observadas as competências aplicáveis.

Uma maneira simples de diferenciar:

ADJUDICAÇÃO

→ atribui o objeto.

HOMOLOGAÇÃO

→ confirma o resultado do procedimento.

Sistema de Registro de Preços

SRP — Sistema de Registro de Preços

É um procedimento utilizado para registrar preços e condições para futuras contratações.

Pode ser interessante quando:

• existe demanda recorrente;

• a quantidade exata pode variar;

• diferentes unidades poderão precisar do mesmo objeto;

• não é conveniente contratar tudo imediatamente.

Ata de Registro de Preços — ARP

É o documento no qual ficam registrados:

• objeto;

• preços;

• fornecedores;

• condições;

• quantidades;

• demais regras aplicáveis.

Um ponto muito importante:

a existência da ata não obriga a Administração a realizar a contratação.

A Lei nº 14.133/2021 estabelece que os preços registrados geram compromisso de fornecimento nas condições estabelecidas, mas não obrigam a Administração a contratar.

Portanto:

ATA ≠ COMPRA REALIZADA

Ela cria a possibilidade de futuras contratações dentro das regras do registro.

Termos da contratação

Contrato administrativo

É o instrumento que estabelece formalmente a relação entre a Administração e a contratada.

Nele são definidos aspectos como:

• objeto;

• preço;

• prazos;

• obrigações;

• fiscalização;

• forma de pagamento;

• reajuste;

• penalidades;

• hipóteses de alteração e extinção.

Instrumento substitutivo

Nem toda contratação exige necessariamente um termo de contrato tradicional.

Nos casos permitidos pela legislação, podem ser utilizados outros instrumentos, como:

• nota de empenho;

• autorização de compra;

• ordem de execução de serviço;

• outros instrumentos hábeis.

A possibilidade depende das características e regras da contratação.

Assinatura do contrato

É o momento em que as partes formalizam sua concordância com o instrumento contratual.

Mas existe uma atualização importante em relação à antiga ideia de que a assinatura, sozinha, faria o contrato produzir todos os seus efeitos.

Pela Lei nº 14.133/2021, a divulgação do contrato no Portal Nacional de Contratações Públicas — PNCP é condição indispensável para sua eficácia, observados os prazos legais.

Portanto:

assinatura

e

eficácia

não devem ser tratados como conceitos necessariamente idênticos.

Vigência

É o período em que o contrato permanece juridicamente vigente.

Exemplo:

Vigência: 12 meses.

A duração deve observar a legislação, o edital, o instrumento contratual e a disponibilidade orçamentária aplicável.

Prazo de execução

É o tempo definido para realizar o objeto.

Pode ser diferente da vigência.

Exemplo:

Vigência do contrato: 12 meses

Prazo para entregar os equipamentos: 60 dias

Essa diferença é importante.

A vigência pode precisar ser maior para comportar:

• execução;

• recebimento;

• verificações;

• demais providências contratuais.

Ordem de fornecimento

Documento utilizado para autorizar determinada entrega ou fornecimento, conforme as regras da contratação.

É comum em compras.

Em termos simples:

“A partir de agora, forneça aquilo que foi solicitado.”

Ordem de serviço

É utilizada normalmente para determinar ou autorizar o início da execução de determinado serviço.

Dependendo da contratação, podem existir condições que precisam ser cumpridas antes de sua emissão.

Termos de execução e fiscalização

Fiscal do contrato

É a pessoa formalmente designada para acompanhar a execução contratual dentro das atribuições estabelecidas.

Ela verifica, por exemplo:

• qualidade;

• quantidade;

• prazos;

• cumprimento das especificações;

• ocorrências durante a execução.

Fiscalizar não significa simplesmente:

“assinar a nota fiscal no final”.

A fiscalização deve acompanhar a execução.

Gestora(or) do contrato

É responsável pelo acompanhamento administrativo mais amplo do contrato, conforme a organização adotada pelo órgão.

Pode atuar em temas como:

• prazos;

• vigência;

• comunicações;

• alterações;

• controles;

• providências administrativas.

Gestão e fiscalização possuem funções relacionadas, mas não necessariamente idênticas.

Medição

É a verificação quantitativa daquilo que foi efetivamente executado.

É comum em:

• obras;

• serviços continuados;

• contratos pagos conforme produção ou quantidade.

Exemplo:

Uma empresa deveria executar determinado serviço durante todo o mês.

A medição identifica:

quanto foi efetivamente executado e quanto pode ser considerado para pagamento.

Recebimento provisório

É uma primeira etapa de recebimento do objeto.

Na Lei nº 14.133/2021, obras e serviços podem ser recebidos provisoriamente pela pessoa responsável pelo acompanhamento e fiscalização, mediante termo detalhado.

Nas compras, o recebimento provisório pode ocorrer de forma sumária, com posterior verificação da conformidade do material.

Em linguagem prática:

“Recebemos. Agora precisamos conferir se está realmente conforme.”

Recebimento definitivo

Ocorre depois das verificações necessárias e confirma o atendimento das exigências contratuais.

A Lei prevê, para compras, obras e serviços, recebimento definitivo por servidora(or) ou comissão designada, mediante o procedimento cabível.

Importante:

receber definitivamente não elimina automaticamente todas as responsabilidades futuras da contratada.

Atesto ou ateste

É o registro de que determinado bem ou serviço foi efetivamente entregue ou executado de acordo com aquilo que deveria ter sido realizado, dentro das competências de quem atesta.

Na rotina administrativa, é uma peça importante para a liquidação.

Podemos pensar:

EMPRESA DIZ: “ENTREGUEI.”

↓

FISCALIZAÇÃO CONFERE

↓

ADMINISTRAÇÃO ATESTA: “ESTÁ DE ACORDO.”

O atesto não deve ser automático.

A pessoa que atesta assume responsabilidade pela declaração realizada.

Glosa

É a redução ou exclusão de parte do valor que seria pago quando determinada parcela:

• não foi executada;

• foi executada incorretamente;

• não foi comprovada;

• não atende aos critérios contratuais.

Exemplo:

Uma empresa deveria prestar 100 unidades de determinado serviço.

Somente 90 foram regularmente executadas.

Dependendo do regime contratual, a medição e a glosa podem impedir o pagamento das 10 unidades não realizadas.

Glosa não é necessariamente multa.

A glosa normalmente ajusta o valor ao que efetivamente pode ser reconhecido como executado.

A multa é uma penalidade.

Documentos fiscais e cobrança

Nota fiscal — NF

É o documento fiscal relacionado ao fornecimento ou serviço.

Ela apresenta informações como:

• emitente;

• destinatária(o);

• objeto;

• valores;

• tributos;

• data.

Na contratação pública, a existência da nota fiscal não significa que a empresa já tenha direito automático ao pagamento.

Ainda será necessário verificar a execução e realizar a liquidação da despesa.

Faturamento

No cotidiano administrativo, “faturar” costuma ser utilizado para indicar a formalização da cobrança pela contratada, frequentemente por meio da emissão da nota fiscal ou documento correspondente.

Mas:

faturamento

e

nota fiscal

não são tecnicamente a mesma coisa em todas as situações.

As regras do contrato devem definir quando e como a contratada poderá apresentar o documento de cobrança.

Fatura

É um documento de cobrança.

Dependendo da operação, pode acompanhar a nota fiscal ou ser utilizado dentro de determinado procedimento de cobrança.

Por isso, evite tratar automaticamente:

fatura = nota fiscal

em qualquer situação.

O caminho financeiro da despesa

Empenho

Este é um dos conceitos mais importantes.

A Lei nº 4.320/1964 define empenho como o ato da autoridade competente que cria para o Estado uma obrigação de pagamento, pendente ou não do cumprimento de determinada condição.

A mesma lei estabelece uma regra essencial:

é vedada a realização de despesa sem prévio empenho.

Na prática, o empenho compromete determinada parcela do crédito orçamentário para aquela despesa.

Uma forma simples de pensar:

ORÇAMENTO DISPONÍVEL

↓

EMPENHO

↓

PARTE DO CRÉDITO FICA COMPROMETIDA COM AQUELA DESPESA

Não confunda:

dotação

com

empenho.

A dotação está relacionada à autorização orçamentária.

O empenho está relacionado à despesa concreta que está sendo assumida.

Nota de empenho

É o documento emitido em decorrência do empenho.

A Lei nº 4.320/1964 estabelece que a nota de empenho deve indicar, entre outras informações:

• credora(or);

• especificação da despesa;

• importância;

• dedução do saldo da dotação correspondente.

No cotidiano, muitas pessoas chamam simplesmente a nota de empenho de:

“o empenho”.

Mas conceitualmente:

empenho = ato

nota de empenho = documento correspondente.

Empenho ordinário

É utilizado quando:

o valor da despesa é conhecido

e

o pagamento ocorrerá de uma vez, conforme a sistemática aplicável.

É muito associado a compras simples de valor definido.

Empenho estimativo

É utilizado para despesas cujo valor exato não pode ser previamente determinado.

A própria Lei nº 4.320/1964 prevê o empenho por estimativa quando não for possível determinar o montante da despesa.

Exemplo clássico:

determinados consumos variáveis.

Empenho global

É permitido para despesas contratuais e outras sujeitas a parcelamento.

Em vez de emitir um novo empenho para cada parcela, pode ser empenhado globalmente o valor correspondente, conforme as regras aplicáveis.

Liquidação da despesa

Depois da execução e do recebimento chegamos a outra palavra que costuma causar confusão:

liquidação.

Liquidar não significa pagar.

A Lei nº 4.320/1964 define a liquidação como a verificação do direito adquirido pela(o) credora(or) com base nos documentos comprobatórios.

A Administração precisa verificar:

• origem da obrigação;

• objeto;

• valor exato devido;

• quem deve receber.

No caso de fornecimentos e serviços, a liquidação considera elementos como contrato, nota de empenho e comprovantes da efetiva entrega ou prestação.

Em termos simples:

EMPRESA: “Tenho R$ 20 mil para receber.”

ADMINISTRAÇÃO: “Vamos conferir se realmente deve receber R$ 20 mil.”

Depois das verificações:

LIQUIDAÇÃO: “Sim. O valor devido e reconhecido é R$ 20 mil.”

Ordem de pagamento

Depois da liquidação, existe ainda a ordem de pagamento.

A Lei nº 4.320 define-a como o despacho da autoridade competente determinando que a despesa seja paga.

Portanto:

liquidar

e

ordenar o pagamento

também são etapas distintas.

Pagamento

É a etapa em que ocorre a efetiva quitação financeira da obrigação reconhecida.

A Lei nº 4.320 determina que o pagamento somente seja realizado depois da regular liquidação e da correspondente ordem de pagamento.

Assim:

EMPENHO

↓

EXECUÇÃO

↓

RECEBIMENTO / ATESTO

↓

LIQUIDAÇÃO

↓

ORDEM DE PAGAMENTO

↓

PAGAMENTO

Essa sequência é muito importante.

Restos a Pagar

São despesas:

empenhadas

mas

não pagas até 31 de dezembro.

A Lei nº 4.320/1964 distingue restos a pagar processados e não processados.

De maneira introdutória:

Restos a pagar processados

A despesa já passou pela liquidação, mas ainda não foi paga.

Restos a pagar não processados

A despesa foi empenhada, mas ainda não passou integralmente pela liquidação até o encerramento do exercício.

Existem normas específicas para inscrição, manutenção, bloqueio e cancelamento, portanto não basta dizer que toda despesa empenhada será automaticamente paga no exercício seguinte.

Mudanças durante o contrato

Termo aditivo

É o instrumento utilizado para formalizar determinadas alterações contratuais.

Dependendo do caso e dos limites legais, pode tratar de:

• prazo;

• quantitativos;

• valores;

• alterações necessárias no objeto;

• outras mudanças admitidas pela legislação.

Nem toda mudança pode ser realizada por termo aditivo.

A Administração precisa demonstrar o fundamento jurídico e administrativo da alteração.

Apostilamento

É uma forma mais simples de registrar situações que não caracterizam propriamente uma alteração contratual que exija termo aditivo.

A Lei nº 14.133/2021 permite apostila, por exemplo, para:

• reajuste ou repactuação previstos no próprio contrato;

• atualizações, compensações ou penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamento;

• alteração da razão ou denominação social da contratada;

• empenho de dotações orçamentárias.

Portanto, apostilamento não deve ser entendido como:

“um aditivo menor”.

São instrumentos utilizados para situações juridicamente diferentes.

Reajuste

É uma forma de preservar o valor econômico do contrato mediante aplicação do índice previsto.

A Lei nº 14.133/2021 chama essa modalidade de:

reajustamento em sentido estrito.

Ela envolve a aplicação do índice previsto contratualmente, relacionado à variação dos custos pertinentes.

Exemplo:

determinado contrato prevê reajuste por índice específico depois de cumprido o período legal.

Aplica-se o índice conforme as regras estabelecidas.

Repactuação

É utilizada especialmente nos contratos de serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra ou predominância de mão de obra.

Não se resume à aplicação automática de um índice.

É necessário demonstrar analiticamente a variação dos custos.

A Lei nº 14.133 diferencia expressamente:

reajustamento em sentido estrito

→ serviços contínuos sem dedicação exclusiva ou predominância de mão de obra;

repactuação

→ serviços contínuos com dedicação exclusiva ou predominância de mão de obra.

Reequilíbrio econômico-financeiro

É a recomposição da relação econômico-financeira originalmente estabelecida quando ocorre uma situação juridicamente capaz de romper aquele equilíbrio.

Não deve ser confundido com reajuste anual.

Em termos bem simplificados:

REAJUSTE

→ mecanismo ordinário previsto para acompanhar a variação dos preços ao longo do tempo.

REEQUILÍBRIO

→ resposta a situação que alterou extraordinariamente a equação econômico-financeira original, desde que presentes os requisitos legais.

Cada pedido precisa ser analisado e demonstrado.

Problemas e penalidades

Inexecução contratual

Ocorre quando aquilo que foi contratado não é cumprido corretamente.

Pode ser:

total

ou

parcial.

Exemplos:

• não entregar;

• entregar quantidade menor;

• descumprir prazo;

• executar serviço em desacordo;

• não cumprir obrigação contratual.

A inexecução pode gerar diferentes consequências, conforme a gravidade e o contrato.

Advertência

É uma das sanções administrativas previstas pela Lei nº 14.133/2021.

Sua aplicação deve respeitar as hipóteses e o procedimento legal.

Multa

É uma penalidade financeira que pode ser aplicada nas situações previstas na legislação, no edital e no contrato.

Não confunda:

MULTA

com

GLOSA.

Glosa

Ajusta ou retira valor que não deve ser reconhecido como executado.

Multa

É uma sanção.

Pode haver situações em que ambas apareçam no mesmo contrato.

Impedimento de licitar e contratar

É uma das sanções previstas pela Lei nº 14.133/2021.

Pode impedir a empresa de participar de novas contratações dentro da abrangência e pelo período determinados pela legislação e pela decisão administrativa.

Declaração de inidoneidade

É uma sanção mais grave, aplicável nas hipóteses previstas legalmente.

A Lei nº 14.133/2021 estabelece quatro espécies de sanções:

advertência;

multa;

impedimento de licitar e contratar;

declaração de inidoneidade para licitar ou contratar.

A aplicação de sanção exige o procedimento correspondente e respeito ao contraditório e à ampla defesa.

Um filme rápido para memorizar

Vamos imaginar uma compra pública comum.

1. A unidade identifica a necessidade

Precisamos adquirir determinado equipamento.

↓

2. A contratação é planejada

PCA, formalização da demanda, ETP, TR, pesquisa de preços, orçamento e demais documentos necessários.

↓

3. A Administração realiza a licitação

Publica edital.

Recebe propostas.

Realiza julgamento.

Verifica habilitação.

↓

4. Adjudica e homologa

O resultado do procedimento é definido e confirmado.

↓

5. Formaliza a contratação

Contrato ou instrumento substitutivo.

Empenho conforme o fluxo orçamentário.

Publicidade e demais providências necessárias.

↓

6. A execução é autorizada

Quando aplicável:

ordem de fornecimento

ou

ordem de serviço.

↓

7. A empresa executa ou entrega

A fiscalização acompanha.

↓

8. A Administração recebe e confere

Pode haver:

recebimento provisório

e

recebimento definitivo.

↓

9. A empresa apresenta a cobrança

Nota fiscal e demais documentos previstos.

↓

10. A Administração atesta

Confirma aquilo que foi efetivamente executado.

↓

11. O setor competente liquida a despesa

Confere:

o que deve ser pago, quanto e para quem.

↓

12. É emitida a ordem de pagamento

A autoridade competente autoriza o pagamento.

↓

13. O pagamento é realizado

A obrigação financeira é quitada.

O fluxo em uma única linha

Para guardar:

PLANEJAMENTO → LICITAÇÃO/CONTRATAÇÃO DIRETA → ADJUDICAÇÃO/HOMOLOGAÇÃO, QUANDO CABÍVEIS → CONTRATAÇÃO → EMPENHO → EXECUÇÃO → FISCALIZAÇÃO → RECEBIMENTO → NOTA FISCAL → ATESTO → LIQUIDAÇÃO → ORDEM DE PAGAMENTO → PAGAMENTO

Mas atenção:

essa é uma representação didática.

A ordem e a existência de determinadas etapas podem variar conforme:

• objeto;

• modalidade;

• contratação direta;

• procedimento orçamentário;

• sistema de registro de preços;

• regulamentos do ente;

• instrumentos utilizados.

Por isso, o glossário ajuda a entender os conceitos, mas não substitui a consulta ao procedimento aplicável a cada contratação.

Cinco diferenças que vale decorar

Dotação ≠ empenho

Dotação: autorização orçamentária.

Empenho: comprometimento da despesa específica.

Ata de Registro de Preços ≠ contrato

Ata: registra condições e preços para possíveis contratações.

Contrato: formaliza uma contratação concreta.

Vigência ≠ prazo de execução

Vigência: período jurídico do contrato.

Execução: período para realizar o objeto.

Atesto ≠ liquidação

Atesto: confirma a execução ou entrega conforme as atribuições da fiscalização.

Liquidação: verifica formalmente o direito da(o) credora(or), o valor e quem deve receber.

Liquidação ≠ pagamento

Liquidação: reconhece quanto é devido.

Pagamento: transfere efetivamente os recursos.

Essas diferenças ajudam a compreender boa parte do fluxo administrativo.

Para guardar

Se você estiver diante de um processo e não souber em qual etapa está, faça estas perguntas:

1. Ainda estamos definindo o que contratar?

→ Planejamento.

2. Estamos escolhendo quem contratará?

→ Licitação ou procedimento de contratação.

3. Já temos uma empresa e estamos formalizando obrigações?

→ Contratação.

4. A empresa está entregando ou prestando o serviço?

→ Execução e fiscalização.

5. Estamos verificando se aquilo que foi contratado foi efetivamente entregue?

→ Recebimento e atesto.

6. Estamos verificando quanto a empresa efetivamente tem direito a receber?

→ Liquidação.

7. O valor já foi reconhecido e agora será transferido?

→ Pagamento.

Com essa lógica, palavras que inicialmente parecem isoladas começam a formar uma sequência.

E é justamente essa sequência que ajuda a entender o caminho administrativo:

do planejamento da contratação até o dinheiro chegar à(ao) credora(or).

Fontes principais

Este glossário considera principalmente as regras gerais da Lei nº 14.133/2021 — Lei de Licitações e Contratos Administrativos e da Lei nº 4.320/1964, que disciplina normas gerais de Direito Financeiro e estabelece conceitos como empenho, liquidação, pagamento e restos a pagar.

Para procedimentos concretos, também devem ser observados os regulamentos estaduais e as orientações internas do órgão ou entidade responsável pela contratação.

Como licitar na Uerj sem erro!

Uma unidade precisa comprar equipamentos, contratar um serviço, executar uma obra ou renovar determinada solução.

Qual é o primeiro passo?

Muita gente pode pensar:

“Abrir um processo no SEI e mandar para a DAF.”

Esse é justamente um dos caminhos para começar errado.

Uma contratação pública não começa no edital.

Também não começa na pesquisa de preços.

Ela começa quando a Administração identifica uma necessidade, verifica se aquela necessidade foi planejada, define qual problema precisa resolver e estrutura os documentos que permitirão à área de licitações conduzir o procedimento.

Na Uerj, em 2026, esse planejamento ganhou ainda mais importância com a adoção do Plano de Contratações Anual — PCA, articulado ao planejamento institucional e orçamentário.

Em 2026, a DAF orientou as unidades para a elaboração do PCA 2027, com levantamento das necessidades, registro no Sistema PCA-RJ e posterior análise pelas(os) responsáveis pela confirmação das demandas.

O PCA é apresentado pela Universidade como instrumento de governança que consolida e prioriza aquisições de bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação.

Então vamos ao passo a passo.

1. Comece pela necessidade, não pelo produto

Antes de escrever:

“Precisamos comprar 20 computadores.”

pergunte:

Qual problema precisa ser resolvido?

Talvez a necessidade real seja:

“Substituir equipamentos obsoletos que não suportam os sistemas utilizados pela unidade.”

Essa diferença parece pequena, mas é muito importante.

Quando começamos pelo problema, podemos avaliar diferentes soluções.

Quando começamos indicando diretamente aquilo que queremos comprar, existe o risco de construir todo o processo apenas para justificar uma escolha que já havia sido feita.

A unidade demandante deve conseguir explicar:

• o que precisa;

• por que precisa;

• qual problema existe atualmente;

• o que acontece se a contratação não ocorrer;

• qual quantidade é necessária;

• quando a solução precisa estar disponível;

• qual prioridade aquela demanda possui;

• qual é a estimativa inicial de custo.

Quanto melhor a demanda estiver estruturada no início, menor tende a ser o retrabalho depois.

2. Verifique se a demanda está no planejamento

Hoje essa pergunta precisa aparecer logo no início:

A contratação foi prevista no PCA?

O Plano de Contratações Anual reúne as necessidades previstas para determinado exercício e ajuda a relacionar contratação, planejamento e orçamento.

Em outras palavras:

não é interessante descobrir em outubro que uma unidade precisa realizar uma contratação complexa até dezembro.

O planejamento anual procura antecipar essas necessidades.

Para o PCA 2027, por exemplo, a Uerj organizou etapas de:

levantamento das necessidades → registro no PCA-RJ → análise e aprovação.

Por que isso importa?

Porque um bom PCA ajuda a:

• organizar as compras;

• estabelecer prioridades;

• relacionar contratação e orçamento;

• evitar fracionamento inadequado de despesas;

• diminuir contratações de última hora;

• organizar o calendário da área de licitações.

Portanto:

não deixe para pensar na contratação somente quando o recurso estiver disponível.

3. Converse com o ponto focal e com as áreas competentes

A Rede UerjPlan integra a estrutura de planejamento da Universidade.

Ela foi criada para aproximar os componentes organizacionais da Diplan e articular planejamento e orçamento.

Por isso, dependendo da demanda, vale identificar:

• ponto focal da Rede UerjPlan;

• responsável pelo PCA na unidade;

• área agregadora da demanda;

• unidade técnica competente.

Algumas contratações precisam de análise prévia de setores especializados.

Por exemplo:

• obras e instalações podem demandar análise da Prefeitura;

• equipamentos e soluções de informática podem demandar análise da DGTI;

• materiais permanentes podem exigir articulação com a DAF;

• outros objetos podem depender de unidades técnicas específicas.

Isso evita produzir um processo inteiro para uma solução que depois será considerada tecnicamente inadequada.

4. Formalize a demanda

Depois de identificar e planejar a necessidade, ela precisa ser documentada.

Dependendo do fluxo institucional, pode ser utilizado um Documento de Formalização de Demanda — DFD, DOD ou documento equivalente.

Independentemente da nomenclatura adotada, a formalização precisa permitir que qualquer pessoa que abra o processo compreenda:

o que a unidade precisa e por quê.

Evite justificativas como:

“Solicitamos a aquisição por ser necessária ao setor.”

Isso não explica praticamente nada.

É melhor apresentar:

• situação existente;

• atividade institucional relacionada;

• problema identificado;

• consequências da ausência da contratação;

• público ou unidades atendidas;

• quantidade estimada e sua origem;

• prazo necessário;

• responsáveis técnicas(os), quando aplicável.

5. Abra e instrua corretamente o processo no SEI

Agora, sim, entramos no processo administrativo.

O processo deve preservar o histórico da contratação.

Ele precisa permitir que alguém que nunca participou das conversas internas consiga compreender:

como surgiu a necessidade;

quem analisou;

quais alternativas foram consideradas;

como o quantitativo foi calculado;

como o preço foi estimado;

por que aquela solução foi escolhida.

Por isso, não trate o SEI apenas como um lugar para juntar arquivos.

O processo deve contar a história da contratação.

6. O ETP não é um “formulário para preencher”

Chegamos ao Estudo Técnico Preliminar — ETP.

Talvez seja um dos documentos mais importantes para impedir que uma contratação mal concebida avance.

A fase preparatória prevista pela Lei nº 14.133/2021 é caracterizada pelo planejamento.

O ETP ajuda a responder:

Qual solução atende melhor à necessidade da Administração?

Isso pode envolver:

• descrição do problema;

• requisitos necessários;

• levantamento de soluções existentes;

• avaliação de alternativas;

• estimativa de quantidades;

• estimativa preliminar de valores;

• justificativa da solução escolhida;

• resultados esperados;

• providências necessárias;

• avaliação sobre a viabilidade da contratação.

O erro clássico

Fazer primeiro o TR e depois preencher o ETP apenas para justificar aquilo que já foi decidido.

A lógica deveria ser:

NECESSIDADE

↓

ETP — qual solução faz sentido?

↓

TR — como exatamente essa solução deverá ser contratada?

7. Quantidade precisa ter memória

Evite escrever:

Quantidade: 100 unidades.

E parar aí.

Pergunte:

De onde saíram essas 100 unidades?

Pode ter origem em:

• consumo histórico;

• número de usuárias(os);

• estoque atual;

• crescimento previsto;

• substituição de equipamentos;

• quantidade de postos de trabalho;

• contratos anteriores;

• projeção de demanda.

Guarde a memória do cálculo.

Uma quantidade sem justificativa pode produzir:

excesso de compra

ou

falta durante a execução.

8. Faça um Termo de Referência que outra pessoa consiga executar

O Termo de Referência — TR transforma a solução escolhida em requisitos para a contratação.

Um bom TR deve deixar claro:

• o que será contratado;

• quantidade;

• especificações;

• local de execução ou entrega;

• prazo;

• obrigações da contratada;

• obrigações da Uerj;

• critérios de recebimento;

• forma de medição;

• condições de pagamento;

• requisitos técnicos;

• fiscalização;

• sanções ou condições aplicáveis, conforme o modelo adotado.

Faça um teste:

uma empresa que nunca conversou com sua unidade conseguiria entender exatamente o que deve entregar lendo apenas os documentos da contratação?

Se a resposta for não, o TR precisa melhorar.

9. Não direcione o objeto para aquilo que você já escolheu

Este é um cuidado importante.

Talvez a unidade já utilize determinada marca ou solução.

Isso não significa que o TR deva ser escrito de forma que apenas aquela empresa consiga disputar.

A especificação deve nascer da:

necessidade administrativa.

Não da:

preferência pessoal.

Quando determinada característica específica for indispensável, ela precisa estar tecnicamente justificada.

Em vez de pensar:

“Qual produto quero comprar?”

pense:

“Quais características são necessárias para resolver o problema?”

10. Faça a pesquisa de preços com atenção

Pesquisa de preços não deveria significar simplesmente:

“peguei três orçamentos”.

O objetivo é construir uma estimativa razoável do valor da contratação.

Isso exige:

• fontes identificáveis;

• produtos ou serviços comparáveis;

• datas;

• quantitativos;

• condições semelhantes;

• tratamento dos valores encontrados;

• memória de cálculo.

O processo precisa permitir compreender:

como chegamos ao valor estimado?

Também é importante verificar se os itens pesquisados correspondem exatamente — ou de maneira tecnicamente comparável — ao objeto definido no TR.

11. Analise os riscos

Toda contratação possui riscos.

Por exemplo:

Risco: atraso na entrega.

Causa possível: prazo incompatível com a realidade do mercado.

Consequência: interrupção da atividade institucional.

Tratamento: estabelecer cronograma adequado, acompanhar a execução e prever medidas contratuais.

Outro exemplo:

Risco: quantitativo insuficiente.

Causa: ausência de levantamento histórico.

Consequência: necessidade de nova contratação antes do previsto.

Tratamento: utilizar dados de consumo e projeções documentadas.

Mapa de riscos não deveria ser:

um documento feito apenas porque a lista exige.

Ele deve ajudar a pensar:

O que pode dar errado?

Qual a probabilidade?

Qual seria a consequência?

O que podemos fazer para reduzir esse risco?

12. Verifique orçamento e reserva

Planejamento de contratação e planejamento orçamentário precisam conversar.

Ter uma necessidade não significa automaticamente possuir recurso disponível.

Antes de avançar, é preciso observar o fluxo orçamentário aplicável à contratação.

Dependendo do procedimento, isso pode envolver:

• disponibilidade orçamentária;

• reserva;

• natureza da despesa;

• fonte de recursos;

• vinculação ao planejamento;

• etapas nos sistemas orçamentários estaduais.

Por isso, não deixe a questão orçamentária para o final.

13. Faça uma conferência antes de encaminhar

Antes de enviar o processo à DAF, pare.

Abra o processo como se você nunca tivesse visto aquela contratação.

Confira:

• a necessidade está compreensível?

• a demanda está prevista no planejamento?

• o quantitativo foi justificado?

• existe ETP quando exigido?

• a solução escolhida decorre do ETP?

• o TR está completo?

• a pesquisa de preços é rastreável?

• existe memória de cálculo?

• os riscos foram analisados?

• os documentos estão assinados?

• as(os) responsáveis estão identificadas(os)?

• as aprovações necessárias foram realizadas?

• existe compatibilidade orçamentária?

• anexos citados realmente estão no processo?

Esse pequeno exercício pode evitar várias devoluções.

14. Agora o processo segue para a DAF/DLC

A unidade demandante não realiza sozinha o certame.

Com a fase preparatória devidamente instruída, o processo segue para as áreas competentes da DAF.

Na licitação propriamente dita, a Lei nº 14.133/2021 estabelece, de maneira geral:

fase preparatória

↓

divulgação do edital

↓

propostas e lances

↓

julgamento

↓

habilitação

↓

fase recursal

↓

homologação

Dependendo da modalidade e do procedimento, existem particularidades.

A área de licitações conduzirá o certame conforme o caso.

15. Homologar não encerra o trabalho

Uma contratação bem planejada pode fracassar durante a execução se ninguém acompanhar o contrato.

Depois do certame ainda existem:

• empenho;

• formalização do contrato ou instrumento equivalente;

• designação de gestão e fiscalização;

• acompanhamento da execução;

• recebimento;

• ateste;

• liquidação;

• pagamento;

• eventuais reajustes;

• prorrogações;

• alterações;

• apuração de descumprimentos;

• sanções, quando aplicáveis;

• encerramento contratual.

Portanto, uma boa contratação precisa ser pensada até:

a entrega e o encerramento.

Quem faz o quê?

Uma das melhores formas de evitar confusão é entender que contratação pública é um trabalho coletivo.

Unidade demandante

Identifica a necessidade e participa da definição da solução.

Área técnica

Ajuda a definir requisitos e avaliar tecnicamente o objeto.

Rede UerjPlan/Diplan e responsáveis pelo planejamento

Articulam planejamento institucional e orçamento conforme o fluxo aplicável.

DAF

Atua na estrutura administrativa e financeira relacionada às contratações.

DLC

Conduz as etapas de licitações e contratos dentro de suas competências.

Gestão e fiscalização

Acompanham se aquilo que foi contratado está sendo efetivamente entregue.

A contratação só funciona quando essas partes se comunicam.

O maior erro: copiar uma contratação antiga

Existe uma tentação compreensível:

“No ano passado compramos isso. Vamos pegar o processo antigo e trocar a data.”

Processos anteriores são excelentes referências.

Mas não deveriam funcionar como:

Ctrl+C e Ctrl+V administrativo.

Pergunte:

• a necessidade continua a mesma?

• a quantidade continua adequada?

• o mercado mudou?

• o preço mudou?

• houve mudança normativa?

• surgiram tecnologias diferentes?

• os problemas do último contrato foram corrigidos?

• as especificações continuam necessárias?

Um processo antigo deve ajudar você a aprender.

Não impedir que você pense.

Checklist rápido antes de mandar para a DAF

Planejamento

☐ A necessidade foi identificada.

☐ A demanda foi tratada no planejamento/PCA quando aplicável.

☐ Houve alinhamento orçamentário.

Formalização

☐ O processo SEI está corretamente instruído.

☐ A peça de formalização da demanda está incluída.

☐ O problema e a justificativa estão claros.

☐ O quantitativo possui memória.

Fase preparatória

☐ ETP elaborado, quando aplicável.

☐ Solução escolhida devidamente justificada.

☐ TR ou documento correspondente concluído.

☐ Pesquisa de preços documentada.

☐ Memória de cálculo incluída.

☐ Riscos analisados.

☐ Responsáveis identificados.

☐ Aprovações realizadas.

Antes do envio

☐ Todos os documentos citados estão anexados.

☐ Assinaturas foram conferidas.

☐ Os documentos não se contradizem.

☐ Quantidades são iguais no ETP, TR e pesquisa.

☐ Prazos são compatíveis entre as peças.

☐ Descrição do objeto é consistente.

☐ Há informação orçamentária conforme o fluxo aplicável.

☐ O processo consegue ser compreendido sem explicações por telefone ou WhatsApp.

Essa última pergunta é especialmente útil.

Se a pessoa que receber o processo precisar ligar para você para entender o que está sendo contratado, provavelmente alguma informação deveria estar registrada no processo.

Três documentos que não podem contar histórias diferentes

Um problema bastante comum em processos administrativos é:

ETP diz uma coisa;

TR diz outra;

pesquisa de preços usa uma terceira.

Exemplo:

ETP: 40 computadores.

TR: 50 computadores.

Pesquisa de preços: 45 computadores.

Isso gera dúvida, retrabalho e pode comprometer a contratação.

Antes de encaminhar, confira a coerência entre todas as peças.

Também verifique:

• descrição;

• unidade de medida;

• prazo;

• requisitos;

• local de entrega;

• forma de pagamento.

Os documentos precisam conversar entre si.

Planejar bem é contratar melhor

A Lei nº 14.133/2021 colocou a fase preparatória no centro da contratação pública.

A própria Uerj vem reforçando essa lógica por meio de iniciativas de planejamento, PCA e capacitações sobre documentos da fase preparatória.

Isso demonstra uma mudança importante.

O sucesso de uma licitação não começa quando a(o) agente de contratação abre a sessão.

Começa muito antes.

Começa quando alguém consegue responder com clareza:

Qual problema queremos resolver?

Por que precisamos contratar?

Quanto precisamos?

Qual solução atende melhor?

Quanto ela provavelmente custará?

Quais riscos existem?

Quando precisamos dela?

Quanto melhores forem essas respostas, menor tende a ser o retrabalho durante a contratação.

Para guardar

Se precisar resumir todo o processo em uma sequência, pense assim:

NECESSIDADE

↓

PLANEJAMENTO / PCA

↓

FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA

↓

PROCESSO SEI

↓

ETP

↓

DEFINIÇÃO DA SOLUÇÃO

↓

TR / PROJETO BÁSICO

↓

RISCOS

↓

PESQUISA E ESTIMATIVA DE PREÇOS

↓

ORÇAMENTO / RESERVA

↓

CONFERÊNCIA DA INSTRUÇÃO

↓

DAF / DLC

↓

LICITAÇÃO OU CONTRATAÇÃO CABÍVEL

↓

CONTRATO

↓

GESTÃO E FISCALIZAÇÃO

↓

RECEBIMENTO E PAGAMENTO

↓

AVALIAÇÃO DA CONTRATAÇÃO

A lógica é simples:

uma contratação não começa quando o edital é publicado.

Ela começa quando a necessidade é identificada e planejada.

E também não termina quando a licitação é homologada.

Ela só cumpre sua finalidade quando aquilo que foi contratado é entregue adequadamente e resolve o problema que deu origem ao processo.

Onde consultar

Para informações atualizadas, consulte principalmente os canais oficiais:

• DAF/Uerj — Planejamento e PCA

• DAF/Uerj — Licitações e Contratos

• Diplan/Uerj

• Rede UerjPlan

• Lei nº 14.133/2021

• normativos estaduais aplicáveis

• manuais e orientações internas da Uerj

Como procedimentos, sistemas e modelos podem ser alterados, sempre confira a orientação vigente antes de iniciar uma nova contratação.

Licitar sem erro não significa imaginar que nenhum problema aparecerá. Significa planejar, justificar, documentar e conferir bem cada etapa para reduzir falhas, devoluções e retrabalho.