Bancos de dados na Administração: conceitos básicos e LibreOffice Base

As organizações produzem e armazenam informações o tempo todo.

Clientes, trabalhadoras(es), fornecedores, produtos, vendas, compras, estoques, contratos, pagamentos, projetos e atendimentos geram dados que precisam ser organizados para que possam ser posteriormente consultados e analisados.

Quando a quantidade de informações aumenta e as relações entre elas se tornam mais complexas, uma simples planilha pode deixar de ser a ferramenta mais adequada.

É nesse contexto que entram os bancos de dados.

Para quem estuda Administração, não é necessário tornar-se especialista em desenvolvimento de bancos de dados. Entretanto, compreender como eles funcionam ajuda bastante a entender os sistemas utilizados pelas organizações e a conversar com profissionais de Tecnologia da Informação.

O que é um banco de dados?

Um banco de dados é uma coleção organizada de informações estruturadas de maneira que possam ser armazenadas, consultadas, relacionadas e atualizadas.

Imagine o cadastro de uma empresa.

Ela pode possuir informações sobre:

• clientes;

• produtos;

• vendas;

• fornecedoras(es);

• trabalhadoras(es);

• departamentos;

• pagamentos;

• estoques.

Essas informações não precisam ficar isoladas.

Uma venda, por exemplo, pode estar relacionada a determinado cliente, a um ou mais produtos, a uma forma de pagamento e à pessoa responsável pelo atendimento.

É justamente a possibilidade de organizar e relacionar essas informações que torna os bancos de dados tão úteis.

Banco de dados e SGBD não são exatamente a mesma coisa

Outro conceito importante é o Sistema Gerenciador de Banco de Dados, normalmente identificado pela sigla SGBD.

O banco de dados contém as informações.

O SGBD é o software utilizado para administrar essas informações.

Ele oferece recursos para atividades como:

consultar dados;

inserir registros;

alterar informações;

excluir registros;

controlar acessos;

definir estruturas;

estabelecer relacionamentos;

executar consultas;

proteger informações.

Entre os sistemas de bancos de dados conhecidos estão PostgreSQL, MySQL, MariaDB, Microsoft SQL Server, Oracle Database, SQLite e Firebird.

O LibreOffice Base possui uma característica um pouco diferente: funciona como uma interface para criação e utilização de bancos de dados e também pode se conectar a bancos relacionais externos. A documentação atual do LibreOffice cita, por exemplo, conexões com sistemas como MySQL e Oracle. (help.libreoffice.org)

Planilha ou banco de dados?

Depois de conhecer planilhas eletrônicas, é natural surgir uma dúvida:

Se consigo guardar informações em uma planilha, por que preciso de um banco de dados?

Os dois podem trabalhar com dados, mas foram desenvolvidos com objetivos diferentes.

Planilha	Banco de dados
Muito adequada para cálculos e análises	Muito adequado para organizar conjuntos estruturados de dados
Fácil para pequenas bases	Pode lidar melhor com estruturas de informações relacionadas
Excelente para simulações	Permite estabelecer relacionamentos entre diferentes tabelas
Ótima para gráficos	Favorece consultas estruturadas
Fácil de começar	Exige planejamento da estrutura
Pode possuir fórmulas diretamente nas células	Trabalha principalmente com registros, campos, relações e consultas
Boa para análises individuais e pequenos grupos	Pode atender sistemas utilizados simultaneamente por muitas pessoas, dependendo da tecnologia

Uma pequena lista de despesas pessoais provavelmente não precisa de um banco de dados.

Já um sistema contendo milhares de clientes, pedidos, produtos, pagamentos e estoques provavelmente se beneficia de uma estrutura própria de banco de dados.

A ferramenta deve acompanhar a necessidade.

Pense primeiro nos dados

Antes de criar qualquer banco, é preciso compreender quais informações precisam ser armazenadas e como elas se relacionam.

Esse planejamento costuma passar por diferentes níveis de modelagem.

No início, podemos pensar conceitualmente:

Quais são as principais entidades do nosso problema?

Imagine o desenvolvimento de um pequeno sistema acadêmico.

Podemos identificar inicialmente:

Aluno

Professor

Disciplina

Turma

Matrícula

Cada uma dessas entidades representa alguma coisa sobre a qual desejamos guardar informações.

Do modelo conceitual para o modelo lógico

Depois de identificar as entidades, podemos definir os dados necessários para representá-las.

Um modelo simplificado poderia ficar assim:

Tabela	Alguns campos
ALUNO	id_aluno, nome, data_nascimento
PROFESSOR	id_professor, nome, matrícula_funcional
DISCIPLINA	id_disciplina, nome, carga_horaria
TURMA	id_turma, id_disciplina, id_professor, ano, semestre, turno, sala
MATRICULA	id_matricula, id_aluno, id_turma, situação, nota

Essa estrutura já mostra algo importante:

os dados podem estar distribuídos em várias tabelas relacionadas.

Não precisamos repetir todas as informações sobre um aluno em cada matrícula.

Registramos o aluno uma vez e utilizamos sua identificação para relacioná-lo às demais informações.

Tabelas, campos e registros

Esses três conceitos aparecem constantemente em bancos de dados.

Uma tabela reúne informações sobre determinado tipo de entidade.

A tabela ALUNO, por exemplo, reúne estudantes.

Um campo representa uma característica.

Na tabela ALUNO poderíamos ter:

id_aluno

nome

data_nascimento

Cada estudante cadastrado corresponde a um registro.

Podemos imaginar:

id_aluno	nome	data_nascimento
1	Ana Martins	14/03/2003
2	Bruno Silva	28/09/2002
3	Carla Souza	11/01/2004

Temos uma tabela.

Ela possui três campos.

E aparecem nela três registros.

O que é uma chave primária?

Observe o campo:

id_aluno

Ele existe para identificar cada estudante de maneira única.

Essa função pode ser desempenhada pela chamada chave primária.

Uma chave primária identifica cada registro da tabela sem ambiguidade.

Mesmo que existam duas pessoas chamadas Ana Martins, seus identificadores poderão ser diferentes:

Ana Martins → id_aluno 15

Ana Martins → id_aluno 287

O LibreOffice Base permite definir chaves primárias nas tabelas, e elas são especialmente importantes quando começamos a estabelecer relações entre diferentes conjuntos de informações. (help.libreoffice.org)

E o que é uma chave estrangeira?

Agora observe nossa tabela MATRÍCULA.

Ela possui:

id_aluno

Esse campo pode apontar para a chave primária existente na tabela ALUNO.

Nesse contexto, ele funciona como uma chave estrangeira.

A documentação do LibreOffice explica justamente essa relação: campos de uma tabela podem fazer referência à chave primária existente em outra tabela e, dessa maneira, atuar como chaves estrangeiras. (help.libreoffice.org)

É assim que começamos a relacionar informações.

Entendendo os relacionamentos

Os bancos relacionais recebem esse nome justamente porque trabalham com relações entre tabelas.

Os relacionamentos mais conhecidos são:

Tipo	Exemplo
Um para um	Uma pessoa ↔ determinado registro individual exclusivo
Um para muitos	Um departamento → várias(os) trabalhadoras(es)
Muitos para muitos	Várias(os) estudantes ↔ várias turmas

O último caso merece atenção.

Uma(um) estudante pode participar de várias turmas.

Uma turma pode possuir várias(os) estudantes.

Por isso criamos uma tabela intermediária, como:

MATRÍCULA

Ela estabelece a relação entre:

ALUNO ← MATRÍCULA → TURMA

Esse princípio aparece em inúmeros sistemas administrativos.

Por que não colocar tudo em uma única tabela?

Imagine uma gigantesca tabela contendo:

aluno;

data de nascimento;

disciplina;

professor;

sala;

semestre;

nota.

Sempre que a estudante estivesse matriculada em outra disciplina, seus dados pessoais apareceriam novamente.

Se ela cursasse 40 disciplinas, seu nome poderia aparecer 40 vezes.

Isso gera repetição desnecessária e aumenta a possibilidade de inconsistências.

Imagine que, em algumas linhas, esteja:

Mariana Gonçalves

e em outras:

Mariana Goncalves

Seriam a mesma pessoa?

Uma boa estrutura procura reduzir duplicações desnecessárias e manter cada informação no local apropriado.

Esse processo se relaciona a conceitos de normalização de bancos de dados, que podem ser estudados posteriormente.

Tipos de dados

Quando criamos um campo, também precisamos determinar que tipo de informação será armazenado.

Alguns tipos comuns são:

Tipo	Exemplo de utilização
Texto	Nome, endereço, descrição
Número inteiro	Quantidade, código numérico
Decimal	Valores com casas decimais
Moeda	Valores financeiros, dependendo do SGBD
Data	Data de nascimento, vencimento
Hora	Horário de atendimento
Data e hora	Momento de realização de uma operação
Booleano	Sim/Não, verdadeiro/falso
Texto longo	Observações e descrições extensas
Binário	Arquivos ou outros dados binários, dependendo do sistema

O tipo escolhido ajuda o sistema a entender o que pode ser armazenado naquele campo.

Não faz sentido, por exemplo, permitir uma data de nascimento no formato de imagem ou realizar uma soma matemática diretamente sobre um nome.

Conhecendo o LibreOffice Base

O LibreOffice Base é o componente do LibreOffice destinado ao trabalho com bancos de dados.

Atualmente, o Base pode criar arquivos próprios de banco de dados e também funcionar como interface para diferentes fontes de dados e bancos relacionais externos. (help.libreoffice.org)

Um arquivo do Base pode armazenar elementos como consultas, formulários e relatórios, além das informações necessárias para ligação com a fonte em que os registros estão armazenados. (help.libreoffice.org)

Ao trabalhar com o Base, você encontrará quatro componentes especialmente importantes:

Tabelas → Consultas → Formulários → Relatórios

Entender a função de cada um é muito mais útil do que decorar a posição dos botões.

Tabelas: onde estruturamos os dados

As tabelas definem os campos e armazenam os registros.

Ao criar uma tabela no Base, você precisa pensar em aspectos como:

nome dos campos;

tipos de dados;

tamanho dos campos;

chave primária;

valores obrigatórios;

relacionamentos.

É justamente por isso que o planejamento deve acontecer antes de começarmos a cadastrar informações.

Uma tabela mal planejada pode gerar problemas depois que milhares de registros já estiverem armazenados.

Consultas: fazendo perguntas aos dados

Imagine que nosso banco possua dez mil estudantes.

Queremos saber:

Quais estudantes estão matriculadas(os) na turma de Administração Financeira em 2026?

Ou:

Quais estudantes obtiveram nota superior a 8?

Não precisamos procurar linha por linha.

Criamos uma consulta.

Segundo a documentação do LibreOffice, uma consulta pode apresentar apenas determinados campos ou registros, aplicar critérios, ordenar resultados e reunir informações provenientes de várias tabelas relacionadas. (help.libreoffice.org)

É como formular uma pergunta ao banco.

Por isso o termo em inglês é:

query.

SQL: a linguagem dos bancos relacionais

Ao avançar nos estudos, você provavelmente encontrará a sigla SQL — Structured Query Language.

Ela é utilizada para interagir com muitos bancos de dados relacionais.

Uma consulta conceitualmente simples poderia solicitar algo como:

mostrar nome e nota das(os) estudantes cuja nota seja maior que 8.

O Base possui um editor visual de consultas, o que permite aprender vários conceitos inicialmente sem precisar escrever todos os comandos SQL manualmente. Também oferece a possibilidade de trabalhar diretamente com consultas SQL. (help.libreoffice.org)

Para estudantes de Administração, aprender pelo menos a lógica básica das consultas pode ser bastante útil, especialmente para quem pretende atuar com análise de dados, sistemas de informação ou Business Intelligence.

Formulários: uma interface para utilizar o banco

Nem toda pessoa que utiliza um sistema deveria trabalhar diretamente nas tabelas.

Imagine uma pessoa responsável pelo cadastro de clientes.

Em vez de abrir uma tabela enorme, ela pode utilizar uma tela contendo:

Nome

CPF

Telefone

E-mail

Data de nascimento

Botão Salvar

Essa tela é um formulário.

No LibreOffice Base, formulários podem ser utilizados para inserir ou editar informações de maneira mais amigável, incluindo campos de texto, listas, caixas de seleção e outros controles. (help.libreoffice.org)

Isso também reduz o risco de uma pessoa alterar acidentalmente a estrutura da tabela.

Relatórios: transformando dados em informação apresentada

Depois de registrar e consultar as informações, podemos precisar apresentá-las.

Imagine:

relatório de estudantes matriculadas(os);

relação de clientes por estado;

lista de produtos com estoque baixo;

relatório mensal de vendas;

relação de trabalhadoras(es) por departamento.

Os relatórios permitem organizar os resultados para leitura, apresentação ou impressão.

A documentação atual do Base mantém justamente essa estrutura de trabalho envolvendo tabelas, consultas, formulários e relatórios. (help.libreoffice.org)

Bancos de dados na Administração

Talvez você nunca precise desenvolver um banco de dados profissionalmente.

Mesmo assim, provavelmente utilizará sistemas baseados em bancos de dados durante toda a carreira.

Um ERP consulta bancos de dados.

Um CRM consulta bancos de dados.

Um sistema de recursos humanos consulta bancos de dados.

Um sistema acadêmico consulta bancos de dados.

Um sistema financeiro consulta bancos de dados.

Um comércio eletrônico consulta bancos de dados.

Quando você registra uma informação em determinado sistema e depois gera um relatório, existe uma grande possibilidade de haver algum tipo de banco de dados trabalhando por trás daquela interface.

Compreender os princípios ajuda a entender melhor os sistemas de informação das organizações.

Banco de dados também exige qualidade da informação

Imagine um cadastro de clientes no qual a mesma pessoa apareça três vezes:

Maria da Silva

Maria Silva

M. da Silva

Se forem a mesma pessoa, temos um problema de qualidade dos dados.

Um banco de dados bem estruturado não resolve sozinho erros de cadastro.

É preciso estabelecer regras.

Por exemplo:

campos obrigatórios;

formatos padronizados;

identificadores únicos;

validações;

permissões;

procedimentos de atualização.

Isso é especialmente importante para administradoras(es), porque relatórios e decisões podem depender dessas informações.

Segurança e controle de acesso

Nem toda pessoa precisa enxergar todos os dados de uma organização.

Uma pessoa do setor de vendas pode precisar consultar nome e contato de clientes.

Isso não significa que ela deva necessariamente acessar informações financeiras, senhas ou outros dados restritos.

Sistemas de bancos de dados podem trabalhar com diferentes mecanismos de controle de acesso.

A organização deve pensar em questões como:

quem pode consultar?

quem pode alterar?

quem pode excluir?

quem pode criar novos registros?

quem pode administrar a estrutura?

Esse princípio reduz riscos e ajuda a proteger informações organizacionais.

Dados pessoais e LGPD

Bancos de dados administrativos frequentemente armazenam informações sobre pessoas.

Nome, CPF, endereço, telefone, e-mail, dados funcionais e diferentes registros podem constituir dados pessoais.

No Brasil, o tratamento de dados pessoais é disciplinado pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD, Lei nº 13.709/2018, aplicável ao tratamento realizado por pessoas naturais e por organizações públicas e privadas nas situações abrangidas pela legislação. (planalto.gov.br)

Isso significa que criar um cadastro não é apenas uma questão técnica.

Também é preciso pensar em:

finalidade;

necessidade;

acesso;

proteção;

armazenamento;

compartilhamento;

eliminação adequada.

A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) mantém materiais orientativos específicos sobre proteção de dados e segurança da informação. (gov.br)

Faça backup

Imagine uma organização com anos de cadastros, contratos ou registros armazenados em um banco.

Agora imagine perder essas informações.

Bancos de dados precisam fazer parte das políticas de backup e recuperação da organização.

A estratégia depende do tipo de banco, do volume de informações, da frequência de atualização e da importância dos dados.

Em um ambiente profissional, não é adequado depender exclusivamente de uma única cópia de um arquivo armazenado no computador de uma pessoa.

Não comece pelo programa

Essa talvez seja a principal mudança em relação à maneira antiga de ensinar bancos de dados.

Em vez de começar pensando:

“Onde clico para criar uma tabela no Base?”

comece perguntando:

“Quais informações preciso organizar?”

Depois:

“Quais são as entidades?”

“Quais dados pertencem a cada entidade?”

“Como essas informações se relacionam?”

“Qual registro identifica cada item?”

“Que consultas precisarei realizar?”

“Quem poderá acessar esses dados?”

Somente depois escolha a ferramenta.

Pode ser LibreOffice Base.

Pode ser PostgreSQL.

Pode ser MySQL.

Pode ser outro banco utilizado pela organização.

Os programas mudam.

Os princípios de organização dos dados permanecem muito mais tempo.

Um exercício para começar

Se quiser praticar, tente projetar um pequeno banco de dados sem abrir nenhum programa.

Imagine uma livraria.

Ela precisa registrar:

clientes;

livros;

autoras(es);

pedidos;

itens vendidos;

pagamentos.

Desenhe as entidades.

Defina os campos.

Escolha uma chave primária para cada tabela.

Depois pense:

Um cliente pode ter quantos pedidos?

Um pedido pode possuir quantos livros?

Um livro pode aparecer em quantos pedidos?

Você já estará começando a pensar como alguém que modela um banco de dados.

Só depois tente transformar esse modelo em tabelas no LibreOffice Base.

O que uma(um) estudante de Administração precisa guardar deste conteúdo?

Você não precisa sair daqui sabendo administrar servidores de banco de dados.

Mas vale compreender bem estas relações:

Tabela → organiza registros

Campo → representa uma característica

Registro → representa uma ocorrência

Chave primária → identifica um registro

Chave estrangeira → ajuda a relacionar tabelas

Consulta → recupera e analisa informações

Formulário → facilita a entrada e edição de dados

Relatório → apresenta informações

SGBD → gerencia o banco de dados

Quando esses conceitos estiverem claros, aprender uma ferramenta específica será muito mais simples.

Para quem estuda Administração, esse conhecimento ajuda a compreender aquilo que existe por trás de grande parte dos sistemas utilizados pelas organizações.

Administrar também envolve saber transformar dados organizados em informações que possam apoiar o trabalho, a análise e a tomada de decisão.

Planilhas eletrônicas na Administração: do básico à análise de dados

Planilhas eletrônicas estão entre as ferramentas digitais mais utilizadas na Administração.

Elas permitem organizar informações, realizar cálculos, acompanhar indicadores, comparar resultados, elaborar orçamentos, criar gráficos e apoiar diferentes tipos de análise.

Durante a graduação, você poderá utilizá-las em disciplinas de Matemática Financeira, Estatística, Contabilidade, Administração Financeira, Logística, Gestão de Pessoas, Pesquisa Operacional e várias outras áreas.

No ambiente profissional, as possibilidades aumentam ainda mais.

Uma planilha pode ajudar a acompanhar um fluxo de caixa, controlar despesas, organizar um cronograma, analisar vendas, acompanhar estoques, calcular indicadores, registrar informações de projetos ou preparar dados para um relatório gerencial.

Por isso, aprender a trabalhar com planilhas é uma das competências digitais mais úteis para quem estuda Administração.

O que é uma planilha eletrônica?

Uma planilha eletrônica é um software que organiza informações principalmente em uma estrutura formada por linhas e colunas.

O encontro entre uma linha e uma coluna forma uma célula.

É dentro das células que inserimos informações como:

texto;

números;

datas;

percentuais;

valores monetários;

fórmulas.

Cada célula possui um endereço.

A célula localizada na coluna A e na linha 1, por exemplo, é:

A1

A célula da coluna B e linha 5 é:

B5

E a da coluna H e linha 36:

H36

Esse sistema permite que uma fórmula utilize valores armazenados em diferentes partes da planilha.

Imagine:

A1 = 100

A2 = 250

A3 = 150

Em outra célula, podemos criar uma fórmula que some esses valores.

É nesse momento que a planilha deixa de ser apenas uma tabela e passa a funcionar como uma ferramenta de cálculo e análise.

Calc, Excel ou Google Sheets?

Existem diferentes programas de planilhas eletrônicas.

Entre os mais conhecidos estão o Microsoft Excel, o LibreOffice Calc e o Google Sheets — Planilhas Google.

O Excel faz parte do ecossistema Microsoft 365 e possui diversos recursos para fórmulas, tabelas, gráficos, tabelas dinâmicas, importação, transformação e análise de dados. A documentação atual da Microsoft organiza seus recursos justamente em áreas como fórmulas, formatação, importação e análise.

O Google Sheets possui forte integração com o trabalho online, permitindo compartilhamento, diferentes níveis de permissão, comentários, histórico de versões e edição colaborativa.

Já o LibreOffice Calc é um programa livre e de código aberto que oferece recursos desde operações básicas até funções avançadas, gráficos e análise de cenários.

Para aprender os conceitos apresentados neste texto, qualquer uma dessas ferramentas pode ser utilizada.

Os menus mudam.

Algumas funções mudam de nome.

Certos recursos são exclusivos de determinada plataforma.

Mas os principais conceitos permanecem muito semelhantes.

Por que vamos utilizar o LibreOffice Calc como referência?

O Calc possui uma vantagem especialmente interessante para estudantes e instituições: pode ser utilizado sem a necessidade de aquisição de uma licença comercial.

Seu formato padrão para planilhas é o OpenDocument Spreadsheet, identificado pela extensão:

.ods

O LibreOffice também pode abrir e salvar arquivos utilizados pelo Microsoft Excel, incluindo .xls e .xlsx.

Isso facilita a troca de arquivos entre diferentes ambientes.

Ainda assim, documentos muito complexos podem apresentar diferenças quando são abertos em programas distintos. Portanto, quando várias pessoas trabalham no mesmo arquivo, é recomendável combinar previamente qual formato e qual aplicativo serão utilizados.

Entenda a estrutura antes das fórmulas

Uma planilha normalmente possui uma ou mais folhas.

Cada folha pode conter milhares de células organizadas por linhas e colunas.

Um arquivo de controle financeiro poderia, por exemplo, possuir folhas chamadas:

Receitas

Despesas

Fluxo de Caixa

Indicadores

Gráficos

Essa divisão ajuda a separar informações sem precisar criar vários arquivos diferentes.

Mas organização exige cuidado.

Criar vinte folhas sem uma lógica clara pode tornar o arquivo mais difícil de compreender do que manter poucas folhas bem estruturadas.

A primeira pergunta deve ser:

Que informação preciso registrar e para que vou utilizá-la?

Só depois pense na aparência.

Aprenda a organizar dados corretamente

Uma boa planilha começa antes das fórmulas.

Imagine um cadastro de vendas.

Uma estrutura adequada poderia ser:

Data	Cliente	Produto	Quantidade	Valor unitário	Valor total
10/08/2026	Cliente A	Produto X	3	R$ 50,00	R$ 150,00
11/08/2026	Cliente B	Produto Y	2	R$ 75,00	R$ 150,00
12/08/2026	Cliente C	Produto X	1	R$ 50,00	R$ 50,00

Cada coluna representa uma característica.

Cada linha representa um registro.

Essa estrutura facilita cálculos, filtros, ordenações, gráficos e tabelas dinâmicas.

Evite criar uma planilha apenas pensando em como ela ficará impressa.

Primeiro pense em como os dados precisam ser estruturados.

Fórmulas: onde começa o verdadeiro poder da planilha

As fórmulas permitem utilizar valores de outras células para produzir um resultado.

Normalmente, uma fórmula começa com:

=

Por exemplo:

=A1+B1

O programa entende que deve pegar o valor de A1, somar ao valor de B1 e apresentar o resultado.

Se um desses valores mudar, o resultado da fórmula também será recalculado.

É essa característica que torna as planilhas tão úteis.

Em vez de refazer cálculos manualmente, construímos uma lógica que pode ser reutilizada.

Funções que vale a pena aprender

As planilhas possuem funções prontas para diferentes tipos de cálculo.

Algumas das mais úteis para começar são:

Função	Para que serve
SOMA	Somar valores
MÉDIA	Calcular uma média
MÁXIMO	Encontrar o maior valor
MÍNIMO	Encontrar o menor valor
CONTAGEM	Contar valores
SE	Realizar uma operação de acordo com uma condição
SOMASE	Somar valores que atendam a um critério
CONT.SE	Contar registros que atendam a um critério

À medida que você avança, encontrará funções de pesquisa, texto, datas, estatística, finanças e diversas outras categorias.

A própria documentação atual do Excel apresenta exemplos de fórmulas condicionais, financeiras, estatísticas, de datas e de procura de informações.

Mas não tente decorar centenas de funções.

Aprenda primeiro a identificar o problema.

Depois procure a função adequada para resolvê-lo.

Referências relativas e absolutas

Este é um conceito que costuma causar confusão no início, mas faz muita diferença.

Imagine uma fórmula:

=A2*B2

Se você copiar essa fórmula para a linha seguinte, a planilha normalmente ajustará automaticamente:

=A3*B3

Isso é uma referência relativa.

Mas às vezes você quer que determinado endereço permaneça sempre igual.

Nesse caso utiliza-se uma referência absoluta, geralmente indicada com o símbolo $.

Por exemplo:

=$B$1

Ao copiar a fórmula, a referência continua apontando para B1.

Esse recurso é muito útil quando existe uma taxa, percentual, índice ou outro valor de referência que deve ser aplicado a várias linhas.

Copiar, colar e Colar Especial

Os conhecidos atalhos continuam muito úteis:

Ctrl + C — copiar

Ctrl + X — recortar

Ctrl + V — colar

Mas existe um recurso que merece atenção especial:

Colar Especial.

Imagine que uma célula contém uma fórmula, mas você deseja transportar apenas o resultado.

Ou deseja copiar apenas a formatação.

Ou apenas os números.

O Colar Especial permite escolher o que será transferido.

Esse recurso pode evitar muitos problemas em planilhas grandes.

Ordenar e filtrar dados

Imagine uma planilha com mil registros.

Você deseja visualizar somente:

vendas realizadas em agosto;

produtos de determinada categoria;

clientes de determinado estado;

despesas superiores a R$ 1.000;

atividades ainda não concluídas.

Não é necessário apagar ou esconder manualmente os demais registros.

Utilize filtros.

Ordenações também permitem reorganizar dados alfabeticamente, numericamente ou por data.

Essas ferramentas simples já possibilitam explorar uma base de informações com muito mais facilidade.

O Google Sheets, por exemplo, oferece filtros e visualizações de filtro que permitem analisar subconjuntos de dados sem necessariamente alterar a visualização de outras pessoas que estejam trabalhando no mesmo arquivo.

Formatação condicional

A formatação condicional permite alterar automaticamente a aparência de uma célula quando determinada condição ocorre.

Imagine um acompanhamento de orçamento.

Valores dentro do previsto podem receber determinado destaque.

Valores superiores ao limite podem receber outro.

O interessante não é colorir a planilha.

É fazer com que a formatação ajude a identificar situações que merecem atenção.

Também tenha cuidado com acessibilidade: nunca dependa exclusivamente da cor para comunicar uma informação importante.

Validação de dados

Outro recurso bastante útil é a validação de dados.

Imagine uma coluna chamada:

Situação

Em vez de permitir que cada pessoa escreva de uma forma:

Concluído

concluido

Concluída

OK

Finalizado

podemos criar uma lista padronizada:

Não iniciado

Em andamento

Concluído

Isso melhora a qualidade dos dados e facilita análises posteriores.

Padronização é extremamente importante quando diferentes pessoas alimentam a mesma planilha.

Gráficos: transforme números em informação visual

Planilhas também permitem transformar dados em gráficos.

Entre os tipos mais conhecidos estão gráficos de:

colunas;

barras;

linhas;

áreas;

dispersão;

setores.

Mas escolher um gráfico não deve começar pela pergunta:

“Qual fica mais bonito?”

Comece perguntando:

“O que quero mostrar?”

Se deseja comparar categorias, um gráfico de barras ou colunas pode funcionar bem.

Se deseja mostrar uma evolução ao longo do tempo, um gráfico de linhas pode ser mais adequado.

Se deseja estudar a relação entre duas variáveis, um gráfico de dispersão pode ajudar.

O objetivo da visualização é facilitar a compreensão da informação.

Tabelas dinâmicas

Quando a base começa a crescer, surge uma ferramenta extremamente útil: a Tabela Dinâmica.

Ela permite resumir e reorganizar grandes conjuntos de dados sem precisar construir dezenas de fórmulas manualmente.

Imagine uma base com milhares de vendas contendo:

data;

produto;

vendedora(or);

estado;

quantidade;

valor.

Uma tabela dinâmica pode rapidamente responder perguntas como:

Quanto vendemos por mês?

Qual produto gerou maior receita?

Quanto cada região vendeu?

Qual foi o resultado por vendedora(or)?

A Microsoft define a Tabela Dinâmica como uma ferramenta para calcular, resumir, explorar e analisar dados, permitindo identificar comparações, padrões e tendências.

Esse é um dos recursos que mais vale a pena aprender depois de dominar os fundamentos.

Análise de cenários

Planilhas também podem ser utilizadas para responder perguntas do tipo:

“E se?”

E se as vendas aumentarem 10%?

E se o custo do produto subir?

E se a taxa de juros mudar?

E se contratarmos mais duas pessoas?

E se reduzirmos determinado gasto?

O LibreOffice Calc possui um Gerenciador de Cenários, que permite comparar resultados resultantes de diferentes conjuntos de valores. A própria documentação do projeto utiliza como exemplo a comparação de rentabilidade diante de previsões de vendas altas, médias e baixas.

Esse tipo de utilização aproxima bastante a planilha do planejamento administrativo.

Planilha não é banco de dados para tudo

O texto antigo dizia que as planilhas poderiam funcionar como ótimos bancos de dados e gerenciadores de informações.

Aqui precisamos fazer uma ressalva.

Uma planilha pode armazenar e organizar conjuntos de dados e funciona muito bem em inúmeras situações.

Mas ela não substitui necessariamente um sistema de banco de dados.

Quando existem grandes volumes de informação, muitos usuários simultâneos, relações complexas entre tabelas, exigências rigorosas de controle de acesso, rastreabilidade ou integração com outros sistemas, ferramentas específicas de banco de dados podem ser mais adequadas.

Mesmo o Excel diferencia planilhas de modelos de dados e permite relacionar múltiplas tabelas para análises mais complexas.

Portanto, utilize a planilha quando ela for adequada ao problema.

Não tente transformar toda necessidade administrativa em uma gigantesca planilha.

Cuidado com erros

Planilhas também erram.

Ou melhor:

nós podemos construir planilhas erradas.

Uma fórmula incorreta pode produzir um resultado aparentemente perfeito.

Uma linha esquecida pode alterar um total.

Uma referência de célula pode apontar para o lugar errado.

Um número digitado como texto pode não entrar em um cálculo.

Um filtro esquecido pode fazer um relatório apresentar apenas parte dos dados.

Por isso, nunca confie em um resultado apenas porque “a planilha calculou”.

Confira.

Teste.

Compare com exemplos conhecidos.

Revise as fórmulas.

Verifique valores inesperados.

Em Administração, uma decisão pode ser tão boa quanto os dados e os cálculos utilizados para sustentá-la.

Colaboração e histórico de versões

As planilhas atuais também são ferramentas de trabalho colaborativo.

No Google Sheets, por exemplo, é possível compartilhar arquivos com diferentes níveis de acesso, adicionar comentários, acompanhar quem realizou alterações e restaurar versões anteriores.

Recursos desse tipo são especialmente úteis em trabalhos acadêmicos e projetos realizados por várias pessoas.

Independentemente da plataforma, procure estabelecer regras simples:

quem pode editar;

quem é responsável por cada informação;

como as versões são controladas;

quem valida os resultados;

onde ficará o arquivo oficial.

Uma planilha compartilhada sem organização pode rapidamente virar uma fonte de erros.

Uma planilha bonita não é necessariamente uma boa planilha

Evite excesso de cores, bordas, fontes e células mescladas.

Uma boa planilha costuma ser aquela em que outra pessoa consegue compreender:

o que os dados representam;

onde os dados devem ser inseridos;

quais células possuem fórmulas;

quais resultados são importantes;

de onde vieram as informações.

Clareza vale mais do que decoração.

O que aprender primeiro?

Se você está começando, avance progressivamente.

Primeiro aprenda a estruturar dados em linhas, colunas e células.

Depois pratique operações básicas, referências e fórmulas.

Em seguida, aprenda filtros, ordenações, validação de dados e formatação condicional.

Depois avance para gráficos, funções mais elaboradas e tabelas dinâmicas.

Com experiência, você poderá explorar importação de dados, consultas, cenários, modelos de dados, automações e integração com outras ferramentas.

O Excel atual, por exemplo, inclui recursos como Power Query para conectar, preparar e transformar informações de diferentes fontes antes da análise.

Não é necessário aprender tudo de uma vez.

Planilha é ferramenta de gestão

Este é o ponto mais importante.

Dominar uma planilha não significa saber onde está cada botão.

Significa saber utilizar a ferramenta para resolver problemas.

Uma(um) administradora(or) pode usar uma planilha para:

acompanhar orçamento;

avaliar resultados;

comparar cenários;

identificar tendências;

acompanhar indicadores;

organizar informações;

apresentar resultados;

apoiar decisões.

Por isso, quando estiver aprendendo Calc, Excel ou Google Sheets, não se limite a reproduzir comandos.

Crie situações práticas.

Monte um orçamento pessoal.

Faça um controle simples de estoque.

Simule um fluxo de caixa.

Analise dados fictícios de vendas.

Construa um cronograma.

Crie um painel com indicadores.

É experimentando problemas reais que os recursos começam a fazer sentido.

A melhor planilha não é aquela que possui mais fórmulas. É aquela que transforma dados organizados em informações úteis para compreender uma situação e apoiar uma decisão.

Editores de texto na Administração: como criar documentos profissionais

Produzir textos faz parte da rotina de praticamente toda(o) estudante e profissional de Administração.

Durante a graduação, você provavelmente precisará elaborar trabalhos acadêmicos, relatórios, projetos, resumos, fichamentos, apresentações de propostas e o Trabalho de Conclusão de Curso (TCC). No ambiente profissional, poderão aparecer ofícios, memorandos, relatórios gerenciais, atas, propostas, contratos, pareceres, manuais, procedimentos e diversos outros documentos.

Por isso, saber utilizar adequadamente um processador de texto é uma competência digital básica para quem estuda Administração.

Mas utilizar um processador de texto vai muito além de saber digitar.

Editor de texto ou processador de texto?

Embora os termos sejam frequentemente utilizados como sinônimos, existe uma diferença importante.

Um editor de texto simples trabalha principalmente com caracteres e possui poucos recursos de formatação.

O Bloco de Notas do Windows é um exemplo.

Já um processador de texto oferece recursos para criar documentos estruturados e visualmente formatados, permitindo trabalhar com:

• fontes;

• títulos;

• estilos;

• parágrafos;

• margens;

• cabeçalhos;

• rodapés;

• tabelas;

• imagens;

• notas;

• referências;

• sumários;

• comentários;

• controle de alterações;

• numeração de páginas;

• exportação para PDF.

Para atividades acadêmicas e administrativas, é principalmente esse segundo grupo que nos interessa.

Quais são os principais processadores de texto?

Existem diferentes opções.

Entre as mais conhecidas atualmente estão:

• Microsoft Word;

• LibreOffice Writer;

• Google Docs;

• Apple Pages.

Cada ferramenta possui características próprias.

O Microsoft Word faz parte do ecossistema Microsoft 365 e é bastante utilizado em empresas e instituições.

O Google Docs funciona fortemente associado à nuvem e permite colaboração em tempo real, comentários, sugestões e acompanhamento do histórico de versões. (support.google.com)

O Apple Pages está integrado ao ecossistema da Apple.

Já o LibreOffice Writer possui uma característica particularmente interessante para estudantes e instituições: é um software livre e de código aberto, desenvolvido no âmbito da The Document Foundation e disponibilizado sem cobrança de licença de uso. (libreoffice.org)

É nele que vamos concentrar nossa atenção.

Conhecendo o LibreOffice Writer

O Writer é o processador de texto da suíte LibreOffice.

Ele pode ser utilizado tanto para documentos simples quanto para trabalhos extensos e estruturados.

Segundo a documentação oficial, o Writer permite produzir desde cartas, currículos e memorandos até documentos longos contendo bibliografias, índices, tabelas, gráficos e outras estruturas. (help.libreoffice.org)

O LibreOffice também inclui outros aplicativos:

• Writer — documentos de texto;

• Calc — planilhas;

• Impress — apresentações;

• Draw — desenhos e diagramas;

• Base — bancos de dados;

• Math — fórmulas matemáticas. (libreoffice.org)

Se você conheceu anteriormente o BrOffice ou o OpenOffice, encontrará várias semelhanças. O LibreOffice surgiu a partir do projeto OpenOffice.org e atualmente é desenvolvido como projeto independente e de código aberto pela The Document Foundation. (libreoffice.org)

O que você realmente precisa aprender no Writer?

Não vale muito a pena decorar a posição de todos os comandos.

Os menus e a interface podem mudar com novas versões.

É melhor compreender o que você deseja fazer.

Algumas habilidades são especialmente úteis.

1. Criar, abrir e salvar documentos

São as operações mais básicas.

Ao criar um documento novo, o Writer utiliza normalmente o formato:

.odt

ODT significa OpenDocument Text e faz parte do padrão OpenDocument.

O Writer também trabalha com diferentes formatos utilizados por outros programas, inclusive arquivos do Microsoft Word, e permite exportar documentos diretamente para PDF. (help.libreoffice.org)

Entre os formatos que você encontrará com frequência estão:

• .odt — formato padrão do Writer;

• .docx — formato utilizado atualmente pelo Microsoft Word;

• .doc — formato antigo do Word;

• .pdf — formato muito utilizado para distribuir documentos finalizados.

Um ponto importante:

arquivo editável e arquivo para distribuição não são necessariamente a mesma coisa.

Enquanto estiver trabalhando em um documento, mantenha uma versão editável.

Quando precisar encaminhar uma versão final que não deve sofrer alterações de formatação, o PDF costuma ser uma boa opção.

2. Aprenda a utilizar estilos

Esta é provavelmente uma das habilidades mais importantes para quem pretende produzir trabalhos acadêmicos extensos.

Evite formatar cada título manualmente, escolhendo tamanho, fonte, negrito e espaçamento todas as vezes.

Utilize estilos.

Você pode definir:

Título 1

para capítulos;

Título 2

para seções;

Título 3

para subseções;

e assim sucessivamente.

O Writer possui estilos para parágrafos, caracteres, páginas, listas, tabelas e outras estruturas. (help.libreoffice.org)

Imagine um TCC com 80 páginas.

Você descobre que todos os títulos principais precisam passar de tamanho 14 para tamanho 12.

Se os títulos foram formatados manualmente, talvez seja necessário alterar um por um.

Se você utilizou estilos, altera o estilo uma vez e o documento inteiro acompanha a mudança.

É uma diferença enorme.

3. Crie sumários automáticos

Outra consequência de utilizar corretamente os estilos é poder criar sumários automáticos.

Em vez de digitar manualmente:

1 Introdução ................................ 3
2 Referencial Teórico ................ 8
3 Metodologia ............................ 22

o programa pode identificar os títulos e construir o sumário.

Se uma seção mudar de página, o sumário pode ser atualizado.

Isso é especialmente útil para:

• TCCs;

• monografias;

• dissertações;

• relatórios;

• manuais;

• projetos extensos.

Para documentos grandes, estilos e sumários automáticos deveriam ser aprendidos antes mesmo de muitas ferramentas de formatação visual.

4. Configure corretamente as páginas

Um documento acadêmico ou administrativo frequentemente precisa seguir padrões específicos.

Você poderá precisar configurar:

• tamanho do papel;

• orientação retrato ou paisagem;

• margens;

• cabeçalhos;

• rodapés;

• numeração;

• espaçamento;

• quebras de página.

Antes de começar um trabalho acadêmico, confira sempre as normas estabelecidas por sua instituição.

Não presuma que todos os trabalhos utilizam exatamente a mesma configuração.

5. Utilize cabeçalhos, rodapés e números de página

Cabeçalhos e rodapés permitem inserir informações que se repetem ao longo do documento.

Por exemplo:

• nome da instituição;

• identificação do relatório;

• título abreviado;

• setor responsável;

• versão do documento;

• data;

• número da página.

Para trabalhos acadêmicos, a numeração deve seguir as orientações da instituição e as normas adotadas para aquele tipo de trabalho.

O importante é não digitar manualmente o número em cada página.

Utilize os campos automáticos do programa.

6. Trabalhe com tabelas

Tabelas são muito utilizadas em Administração.

Elas podem ajudar a apresentar:

• cronogramas;

• orçamentos;

• comparações;

• indicadores;

• responsabilidades;

• resultados;

• planos de ação;

• matrizes administrativas.

O Writer permite criar e formatar tabelas diretamente no documento.

Mas existe uma regra prática importante:

não utilize tabelas apenas para tentar posicionar elementos visualmente na página.

Use-as quando os dados realmente possuírem uma relação tabular.

Isso também ajuda na acessibilidade do documento.

7. Insira imagens de maneira adequada

Imagens podem melhorar bastante um documento quando ajudam a explicar determinada informação.

Você pode inserir:

• fotografias;

• gráficos;

• diagramas;

• mapas;

• fluxogramas;

• ilustrações;

• capturas de tela.

Depois de inserir uma imagem, observe:

• tamanho;

• resolução;

• posição;

• alinhamento;

• legenda;

• fonte;

• relação da imagem com o texto.

E lembre-se da acessibilidade.

Quando uma imagem transmite informação relevante, considere adicionar uma descrição ou texto alternativo adequado.

Ferramentas atuais de edição de documentos vêm dando cada vez mais atenção a esse aspecto. O Microsoft Word, por exemplo, possui recursos específicos para verificar acessibilidade, orientar o uso de texto alternativo, estilos, estrutura de tabelas, fontes e cores. (support.microsoft.com)

8. Utilize localizar e substituir

Imagine descobrir que você escreveu a mesma expressão incorretamente 42 vezes em um relatório.

Não precisa procurar ocorrência por ocorrência.

Utilize Localizar e substituir.

No Writer e em diversos outros programas, o atalho tradicional é:

Ctrl + H

Você pode localizar uma palavra e substituí-la em várias partes do documento.

Utilize com atenção antes de escolher a opção de substituir todas as ocorrências.

Dependendo da palavra, ela pode aparecer em contextos que não deveriam ser modificados.

9. Use comentários e controle de alterações

Quando várias pessoas revisam um documento, não é recomendável simplesmente alterar o texto umas das outras sem algum controle.

Ferramentas de revisão permitem registrar mudanças e identificar inserções e exclusões.

O Writer possui recurso de Controle de Alterações, permitindo registrar, exibir e posteriormente aceitar ou rejeitar modificações realizadas no documento. (help.libreoffice.org)

Isso é muito útil para:

• trabalhos em grupo;

• revisão de TCC;

• elaboração de relatórios;

• produção de regulamentos;

• documentos institucionais;

• revisão por várias pessoas.

No ambiente online, plataformas como o Google Docs também permitem comentários, sugestões e colaboração simultânea. (support.google.com)

10. Exporte para PDF

Um documento finalizado frequentemente precisa ser enviado em PDF.

Isso reduz as chances de a diagramação mudar quando o arquivo for aberto em outro computador.

O Writer possui exportação nativa para PDF. (help.libreoffice.org)

Mas faça uma conferência depois da exportação.

Abra o PDF e verifique:

• paginação;

• imagens;

• tabelas;

• sumário;

• cabeçalhos;

• rodapés;

• fontes;

• links;

• quebras de página.

Nunca presuma que o arquivo ficou correto apenas porque a exportação terminou sem apresentar erro.

Atalhos que vale a pena aprender

Alguns atalhos funcionam em muitos processadores de texto e tornam a edição mais rápida.

Atalho	Função
Ctrl + C	Copiar
Ctrl + V	Colar
Ctrl + X	Recortar
Ctrl + Z	Desfazer
Ctrl + A	Selecionar tudo
Ctrl + F	Localizar
Ctrl + H	Localizar e substituir
Ctrl + O	Abrir
Ctrl + S	Salvar
Ctrl + Shift + S	Salvar como
Ctrl + P	Imprimir
Ctrl + Home	Ir ao início do documento
Ctrl + End	Ir ao final do documento

Atalhos de formatação podem variar conforme programa, idioma e configuração.

Por isso, se determinado comando não funcionar como esperado, consulte a documentação da versão utilizada.

Cuidado com a compatibilidade entre programas

Um documento produzido no Writer pode ser aberto no Word e vice-versa, mas documentos complexos podem apresentar diferenças de formatação.

Quanto mais elaborado for o arquivo — tabelas complexas, fontes específicas, campos, macros, objetos ou estruturas avançadas — maior pode ser a possibilidade de pequenas alterações.

Uma boa prática é perguntar:

Quem precisará editar o documento?

Se todas(os) utilizarão LibreOffice, o formato ODT pode ser adequado.

Se várias pessoas trabalharão principalmente no Word, talvez seja necessário compartilhar uma cópia em DOCX.

Se ninguém precisa editar e o documento está finalizado, considere PDF.

Não existe um formato universalmente melhor para todas as situações.

Existe o formato mais adequado para cada finalidade.

Documentos profissionais também precisam ser acessíveis

Ao produzir um documento, pense em quem vai utilizá-lo.

Algumas práticas ajudam bastante:

• utilize títulos estruturados;

• mantenha boa hierarquia de informações;

• evite depender apenas de cores para transmitir significado;

• utilize contraste adequado;

• forneça texto alternativo para imagens informativas;

• identifique corretamente cabeçalhos de tabelas;

• evite fontes excessivamente pequenas;

• utilize listas reais em vez de símbolos digitados manualmente;

• mantenha uma sequência lógica de leitura.

O objetivo não é apenas produzir um documento bonito.

É produzir um documento que possa ser compreendido e utilizado pelo maior número possível de pessoas.

Word, Writer ou Google Docs: qual aprender?

Se puder, aprenda mais de um.

Os conceitos são transferíveis.

Quando você aprende:

• estilos;

• alinhamento;

• parágrafos;

• cabeçalhos;

• rodapés;

• tabelas;

• comentários;

• controle de alterações;

• sumários;

• exportação;

fica muito mais fácil utilizar outro processador de texto posteriormente.

Os botões podem mudar de lugar.

O conceito continua praticamente o mesmo.

Para quem deseja uma opção de software livre, o LibreOffice Writer continua sendo uma ferramenta bastante completa, capaz de trabalhar com documentos simples e complexos, diferentes formatos, estilos, índices, tabelas e exportação para PDF. (libreoffice.org)

Para ambientes fortemente associados ao Microsoft 365, conhecer o Word também será bastante útil.

Para trabalhos colaborativos online, conhecer ferramentas como Google Docs pode facilitar bastante o trabalho em equipe.

Não formate: estruture

Talvez esta seja a principal dica deste conteúdo.

Quem está começando tende a olhar para um título e pensar:

“Vou aumentar a letra, colocar em negrito e deixar azul.”

Quem aprende a trabalhar melhor com documentos pensa:

“Isso é um título de nível 1.”

Essa mudança parece pequena, mas altera completamente a maneira como documentos profissionais são construídos.

Um documento estruturado:

• é mais fácil de alterar;

• facilita a criação de sumários;

• mantém consistência visual;

• favorece acessibilidade;

• facilita navegação;

• reduz retrabalho.

Para quem pretende produzir relatórios, projetos, manuais, trabalhos acadêmicos e documentos administrativos, dominar estilos e estrutura é muito mais importante do que conhecer todos os botões da barra de ferramentas.

Para quem estuda Administração

Você provavelmente utilizará processadores de texto durante toda a graduação e em boa parte da vida profissional.

Por isso, não se limite ao básico de digitar, colocar em negrito e imprimir.

Aprenda a:

• estruturar documentos;

• utilizar estilos;

• criar sumários;

• trabalhar com tabelas;

• inserir imagens corretamente;

• revisar textos;

• colaborar com outras pessoas;

• controlar alterações;

• produzir documentos acessíveis;

• trabalhar com diferentes formatos;

• gerar PDFs;

• organizar arquivos e versões.

Essas habilidades parecem pequenas isoladamente.

Mas, juntas, ajudam a produzir documentos mais claros, organizados, profissionais e fáceis de manter.

Um bom processador de texto não serve apenas para escrever. Ele ajuda a transformar informação em documentos que outras pessoas conseguem compreender, utilizar e compartilhar.