Planilha eletrônica é um software baseado em tabelas que
servem para organizar dados, fazer cálculos, formar um banco de dados, criar
gráficos, entre outras funções.
Para a rotina administrativa sua utilização é obrigatória,
ela pode auxiliar no acompanhamento do fluxo de caixa, pode assessorar no
planejamento estratégico, armazenar o cadastro de funcionários, apoiar no
controle de estoque, enfim, dominar o uso da planilha eletrônica é fundamental.
As planilhas são constituídas por linhas e colunas, cada
intersecção entre elas são as células.
As células são os elementos básicos onde se deve inserir os
dados a serem utilizados.
As planilhas eletrônicas LibreOffice Calc e Microsoft Excel
são as mais utilizadas. Darei atenção ao LibreOffice Calc, por ser um software
livre e não proporcionar contratempos com licenças.
O LibreOffice Calc tem como extensão principal
".ods", mas também pode salvar e abrir arquivos em ".xls",
".xlsx", entre outras.
O LibreOffice Calc é composto, assim como o Microsoft Excel,
de Barra de Títulos na parte superior da tela e sequencialmente de Barra de
Menus, Barra de Ferramentas Padrão, Barra de Ferramentas de Formatação e Barra
de Fórmulas. Logo depois vem a planilha em si, que é formada dos Cabeçalhos de
Colunas e Linhas e a planilha dividida em Células. Abaixo da planilha ficam a
Barra de Folhas e a Barra de Estado.
Para se utilizar a planilha, posicione o Mouse em cima de
uma célula e clique com o botão esquerdo, após digite o texto, o valor ou
fórmula e aperte a tecla Enter.
Para se escolher uma outra célula, pode-se seguir o mesmo
procedimento anterior ou apertar as teclas de navegação do teclado.
O endereço da célula é formado pelo indicativo da coluna
seguido do indicativo da linha. Ex.: "a1", "b5",
"h36", assim por diante. Pode-se ir direto para a célula digitando o
endereço à esquerda da Barra de Fórmulas.
Para se localizar ou substituir dados, pode-se clicar, na
Barra de Menus, em Editar, depois em Localizar e Substituir.
Para se selecionar uma linha ou coluna, clique, no Cabeçalho
de Linha ou Cabeçalho de Coluna, na letra ou número correspondente à linha ou
coluna que se deseja selecionar. Se quiser selecionar mais de uma linha ou
coluna, pode-se apertar a tecla SHIFT e clicar em outra linha ou coluna que
deseja selecionar, assim todas as linhas ou colunas entre as duas selecionadas
estarão incluídas nessa seleção. Ou pode-se apertar a tecla CTRL, que serão
selecionadas, apenas, as linhas ou colunas que foram clicadas enquanto a tecla
CTRL estava pressionada. Se quiser selecionar toda a planilha é só clicar, no
canto superior esquerdo, na junção entre os Cabeçalhos de Linhas Colunas.
Para se inserir uma linha ou coluna, deve- se clicar na
linha ou coluna, ou célula e depois na Barra de Menus, em Inserir, depois em
Colunas ou em Linhas. Ou, com o botão direito do mouse, clicar sobre a linha,
ou coluna, ou célula e depois em Inserir Linhas ou Inserir Colunas.
Para se excluir uma linha ou coluna, clique na linha, ou
coluna, ou célula com o botão direito do mouse e depois em excluir.
Para se adicionar um Folha é só clicar no sinal de
"+" na Barra de Folhas.
Para se excluir um Folha, clique na Folha em que se deseja
excluir com o botão direito do mouse e depois em Excluir Planilha.
Para se renomear uma Folha, dê um clique duplo, com o botão
esquerdo do mouse, sobre a Folha na Barra de Folhas, ou uma vez com o botão
direito do mouse sobre a Folha que se queira renomear e depois em Renomear
Planilha.
Para se copiar ou recortar os dados de uma célula, linha ou
coluna e acrescentar em outra, ou outras, pode-se selecionar a célula, linha ou
coluna e depois, no teclado, pressione a tecla CTRL sem soltá-la pressione a
tecla:
C - Para copiar;
X - Para recortar;
V - Para colar.
Pode-se utilizar, também, a função Colar Especial. Para
isso, após copiar ou recortar os dados desejados, pressione na sequência as
teclas CTRL +SHIFT+V, que será aberta uma caixa de diálogo na qual estarão as
opções de colagem para serem utilizadas.
Para se salvar a planilha, pode-se, na Barra de Menus,
clicar em Arquivo e depois em Salvar ou Salvar Como. Ou ainda, no teclado,
pressionar as teclas CTRL+S para Salvar, ou CTRL+SHIFT+S para Salvar Como.
Para se criar uma nova planilha, pode-se pressionar as
teclas CTRL+N. E para se abrir uma planilha já salva, pode-se pressionar as
teclas CTRL+O. Ou, na Barra de Menus, em Arquivo, depois em novo e depois em
Nova Planilha, para criar uma nova planilha. Ou, na Barra de Menus, em Arquivo e
depois em Abrir, para abrir um arquivo.
Esse é o básico para se utilizar uma planilha eletrônica.
Apenas com a utilização, adquirindo experiência e tentando o conhecimento
adquirido é que poderá se aperfeiçoar na utilização das planilhas.
Quando chegar em um nível mais avançado poderá projetar
gráficos, gerenciar estoques, fazer fichas catalográficas e verás que as
planilhas são ótimos bancos de dados e gerenciadores de informações.
