Serviço contínuo terceirizado (ex.: limpeza, vigilância, apoio administrativo, recepção, copeiragem, manutenção) tem bem mais “camadas” do que compra de material, porque envolve mão de obra, fiscalização mensal, gestão de riscos trabalhistas e (muitas vezes) repactuação.

Abaixo vai o mesmo formato do anterior: etapas + termos + quem faz + documento no SEI + onde trava.

 

1) Termos e etapas do serviço contínuo terceirizado

A) Planejar e pedir (unidade solicitante)

Demanda / solicitação

• Pedido formal do serviço (por que precisa, onde, horários, quantidade de postos, nível de atendimento, etc.).

DOD (Documento de Formalização da Demanda)

• Abre o processo e justifica:
• necessidade contínua,
• impacto da descontinuidade,
• local(is) de execução,
• responsáveis (gestora(or) e fiscais),
• prazo desejado (data de início).

ETP (Estudo Técnico Preliminar)

• Mostra a solução escolhida e por quê:
• terceirizar x executar internamente x readequar força de trabalho,
• dimensionamento (quantos postos, quais perfis),
• turnos/escala, cobertura, substituições,
• requisitos (uniforme, EPI, supervisão, treinamento),
• riscos (principalmente trabalhistas e de continuidade).

TR (Termo de Referência) / Projeto Básico
É o “contrato em forma técnica”. Para terceirização contínua, precisa detalhar:

• Descrição do serviço (escopo e limites: o que faz e o que não faz)
• Unidade de medição (posto/mês, homem-hora, equipe/mês)
• Dimensionamento (quantidade de postos, carga horária, escala, locais)
• Níveis de serviço / indicadores (qualidade, prazo, frequência, cobertura)
• Materiais/EPI (quem fornece o quê)
• Supervisão (responsável da empresa, rotinas)
• Substituição e cobertura (faltas, férias, afastamentos)
• Rotina de fiscalização e medição mensal (como comprova execução)
• Sanções e glosas (o que acontece se faltar posto, atrasar, não cumprir)
• Forma de pagamento (normalmente mensal, após medição e atesto)
• Regras trabalhistas/documentais (o que a empresa tem que apresentar mensalmente)

Planilha de custos e formação de preços

• Para serviços com dedicação de mão de obra, a planilha é fundamental:
• salários, benefícios, encargos, insumos, administração, lucro, tributos.
• É a base para análise de exequibilidade e para futuras repactuações.

Pesquisa de preços / estimativa

• Contratações similares (outros órgãos/unidades), painéis, cotações, memória de cálculo (com o dimensionamento).

Mapa de riscos

• Aqui é “pesado”:
• inadimplência trabalhista,
• atraso de salários,
• alta rotatividade,
• falta de cobertura de postos,
• acidente de trabalho / EPI,
• passivo trabalhista e responsabilidade subsidiária,
• greve/paralisação,
• falhas de supervisão.

Saída dessa fase: kit técnico (TR + planilha + indicadores + rotina de fiscalização).

 

B) Licitar e contratar (área de licitações/DAF)

Edital

• Regras do certame + anexos (TR, planilhas, modelos de proposta, declarações).

Propostas e lances

• Empresas disputam. Em terceirização, olhar exequibilidade é vital.

Exequibilidade (proposta inexequível)

• Avaliação se o preço “fecha a conta” com salários/encargos/benefícios obrigatórios.
• Preço muito baixo costuma ser sinal de risco de atraso salarial.

Habilitação

• Além de certidões, pode exigir atestados de capacidade técnica e comprovações.

Adjudicação e homologação

• Define e confirma vencedora.

Assinatura do contrato

• Em terceirização contínua quase sempre há contrato formal, com:
• vigência (geralmente 12 meses),
• possibilidade de prorrogações,
• regras de reajuste/repactuação,
• obrigações mensais de comprovação.

Saída desta fase: contrato assinado e pronto para iniciar.

 

C) Iniciar, fiscalizar mensalmente, pagar

Ordem de serviço / ordem de início

• Autoriza começar e define a data de início.

Empenho (normalmente global ou estimativo)

• Reserva orçamento para cobrir parcelas mensais do contrato.

Gestão do contrato

• Controle de vigência, prazos, aditivos, repactuações, notificações formais.

Fiscalização do contrato

• Acompanha execução no dia a dia e registra:
• presença de postos,
• qualidade do serviço,
• ocorrências,
• substituições e coberturas,
• relatórios periódicos.

Medição mensal

• “Quanto foi executado” no mês:
• postos cumpridos x faltas,
• indicadores atingidos,
• serviços realizados conforme periodicidade.

Glosa

• Desconto no pagamento se faltar posto, se não cumprir indicador, se houver irregularidade comprovada.

Atesto (ateste)

• Confirma que a execução do mês está ok (ou parcialmente ok, com glosa).

Faturamento / Nota fiscal

• Empresa emite NF do mês após a medição (conforme contrato).

Liquidação

• Administração formaliza o pagamento devido com base em:
• medição + atesto + NF + conferências.

Pagamento

• Pago mensalmente após liquidação.

Saída final: serviço executado mês a mês, com registros e pagamentos controlados.

 

2) Quem faz o quê (bem direto)

• Unidade solicitante: DOD, ETP, TR, dimensionamento; indica fiscais/gestora(or); fiscaliza; mede; atesta; registra ocorrências.
• Licitações/DAF: conduz o certame; valida minutas; publica; julga; habilita; formaliza contrato.
• Financeiro/contabilidade/orçamento: empenho, liquidação, pagamento.
• Empresa contratada: executa; supervisiona; substitui; apresenta documentação mensal; fatura.

 

3) Termos “chave” que aparecem só (ou muito) em terceirização contínua

Posto de trabalho

• Unidade típica do contrato: 1 pessoa alocada com jornada/escala definida.

Cobertura/Substituição

• Regra para faltas, férias, licenças: se não cobrir, gera glosa/sanção.

Indicadores/Nível de serviço (SLA)

• Metas de qualidade e frequência. Ex.: limpeza 3x/dia, recepção com tempo de espera máximo, etc.

Repactuação

• Reajuste por variação efetiva de custos (principalmente por convenção coletiva) em contratos de dedicação exclusiva de mão de obra.

Reajuste

• Correção por índice (geralmente anual), quando aplicável conforme contrato.

Reequilíbrio econômico-financeiro

• Ajuste excepcional por fato imprevisível/extraordinário que desequilibra o contrato.

Responsabilidade subsidiária (risco)

• Risco de o órgão ser responsabilizado em ações trabalhistas se falhar na fiscalização/documentação — por isso a rotina mensal é tão importante.

 

4) Onde mais trava (e o que evitar)

1. TR sem dimensionamento claro (postos/escala/local/horários).
2. Sem indicadores e sem rotina de medição (não dá para glosar nem provar execução).
3. Planilha de custos mal feita (abre brecha para proposta inexequível e problema de salário).
4. Falta de regras de substituição/cobertura (vira “posto vazio” e confusão).
5. Fiscalização frágil (sem relatórios, sem checklists, sem comprovação mensal).
6. Risco trabalhista ignorado (principalmente se a empresa atrasar salário).

 

5) Modelo mental rápido (para memorizar)

Pedir e dimensionar (DOD/ETP/TR + planilha) → licitar → contratar → iniciar → medir mensalmente → atestar → liquidar → pagar (com glosa se necessário).