Serviço contínuo terceirizado na Uerj: do planejamento ao pagamento

Contratar um serviço contínuo terceirizado é bem diferente de comprar um material.

Em uma compra, normalmente existe uma sequência relativamente delimitada:

comprar → receber → conferir → pagar.

Em um serviço contínuo, a relação permanece durante meses ou anos.

A Administração precisa acompanhar continuamente:

• qualidade do serviço;

• cumprimento dos horários e níveis de atendimento;

• disponibilidade da equipe, quando houver dedicação exclusiva de mão de obra;

• obrigações da contratada;

• documentação;

• medição;

• ocorrências;

• substituições;

• pagamentos;

• vigência;

• alterações de preço;

• riscos trabalhistas;

• eventual prorrogação.

Alguns exemplos são:

• limpeza e conservação;

• vigilância;

• recepção;

• apoio administrativo;

• copeiragem;

• manutenção predial;

• serviços operacionais;

• determinados serviços técnicos continuados.

Mas antes do passo a passo existe uma distinção importante.

Serviço contínuo não é sinônimo de dedicação exclusiva de mão de obra

A Lei nº 14.133/2021 define serviços contínuos como aqueles contratados para manutenção da atividade administrativa em razão de necessidades permanentes ou prolongadas.

Portanto, um serviço pode ser contínuo sem possuir empregados permanentemente alocados nas dependências da Uerj.

Já o serviço contínuo com regime de dedicação exclusiva de mão de obra possui características específicas.

Entre elas, a lei considera situações nas quais:

• trabalhadoras(es) da contratada ficam à disposição nas dependências da contratante;

• os recursos humanos e materiais alocados não são compartilhados simultaneamente com outros contratos;

• a Administração consegue fiscalizar a distribuição, o controle e a supervisão dos recursos humanos destinados ao contrato. (planalto.gov.br)

Isso faz diferença.

Compare:

Exemplo 1 — manutenção eventual dentro de um contrato contínuo

Uma empresa presta manutenção preventiva durante todo o ano e envia técnicas(os) quando necessário.

Pode ser um:

serviço contínuo sem dedicação exclusiva de mão de obra.

Exemplo 2 — recepção

Uma empresa mantém trabalhadoras(es) diariamente em determinados locais e horários, exclusivamente para aquele contrato.

Pode configurar:

serviço contínuo com dedicação exclusiva de mão de obra.

A classificação modifica aspectos relacionados a:

• formação de preços;

• fiscalização;

• documentação trabalhista;

• repactuação;

• riscos;

• execução do contrato.

Por isso, essa definição precisa aparecer ainda no planejamento.

1. Tudo começa pela necessidade

Antes de escrever:

“Precisamos contratar 20 postos.”

pergunte:

Qual serviço a Universidade precisa receber?

Isso é importante porque a Administração está contratando:

um serviço

e não:

trabalhadoras(es).

Por exemplo, em vez de começar com:

“Precisamos de quatro recepcionistas.”

a necessidade pode ser descrita como:

“Garantir atendimento presencial e orientação ao público de segunda a sexta-feira, das 8h às 20h, nos pontos X e Y.”

Depois será analisada a estrutura necessária para cumprir esse resultado.

A demanda deve explicar:

• qual serviço é necessário;

• por que é necessário;

• onde será realizado;

• horários;

• público atendido;

• volume de trabalho;

• consequências da interrupção;

• estrutura existente;

• data em que o serviço precisa começar.

Por que essa diferença é importante?

Porque contratar serviços terceirizados não deve significar simplesmente:

substituir a contratação direta de pessoas por uma empresa intermediária.

O objeto precisa ser o serviço que a Administração necessita.

2. Verifique o PCA

Na Uerj, a contratação deve ser pensada dentro do Plano de Contratações Anual — PCA.

O PCA reúne e prioriza necessidades de:

• bens;

• serviços;

• obras;

• soluções de tecnologia da informação.

Em 2026, a DAF coordenou o processo do PCA 2027 com etapas de levantamento, registro no Sistema PCA-RJ e confirmação pelas unidades. (daf.uerj.br)

Portanto, antes de iniciar uma contratação de serviço contínuo, verifique:

A demanda está prevista no PCA?

Essa pergunta é ainda mais relevante nesses contratos porque a interrupção do serviço pode afetar diretamente o funcionamento da Universidade.

Imagine terminar um contrato de limpeza em:

31 de dezembro

e descobrir em novembro que ninguém iniciou o planejamento da contratação seguinte.

O problema administrativo não começa em dezembro.

Começou meses antes.

3. Formalize a demanda — DFD

Com a utilização do PCA-RJ, a terminologia que merece destaque atualmente é:

DFD — Documento de Formalização de Demanda.

O documento deve explicar claramente:

• necessidade;

• justificativa;

• resultado pretendido;

• unidades atendidas;

• locais;

• previsão de início;

• continuidade necessária;

• responsáveis pela demanda;

• informações que permitam dimensionar a contratação.

Para serviços contínuos, acrescente uma questão:

O que acontecerá se o serviço parar?

A resposta ajuda a demonstrar a criticidade.

Exemplo:

A interrupção do serviço de limpeza impediria a manutenção das condições sanitárias adequadas dos prédios atendidos, com reflexos nas atividades acadêmicas e administrativas.

4. Elabore o ETP

O Estudo Técnico Preliminar — ETP não deve existir apenas para confirmar que:

“vamos terceirizar”.

Ele deve estudar a necessidade e as alternativas.

Pode analisar, por exemplo:

• execução direta;

• contratação terceirizada;

• centralização do serviço;

• descentralização;

• contratação por resultado;

• necessidade de dedicação exclusiva;

• dimensionamento;

• diferentes modelos existentes no mercado.

Algumas perguntas úteis

Quantas unidades serão atendidas?

Qual é a área física?

Qual o fluxo de pessoas?

Quais horários precisam ser cobertos?

Existe atendimento aos finais de semana?

Existem ambientes com exigências específicas?

Há necessidade de cobertura permanente?

O serviço precisa de equipamentos?

Quais materiais serão fornecidos pela empresa?

Quais riscos aparecem se o serviço for interrompido?

O ETP deve permitir concluir:

qual modelo atende melhor à necessidade.

5. Dimensione o serviço

Esta é uma das etapas mais delicadas.

Em determinados contratos, o dimensionamento pode considerar:

• área física;

• produtividade;

• número de pontos de atendimento;

• horários;

• frequência;

• volume de serviço;

• quantidade de equipamentos;

• níveis de atendimento;

• jornadas;

• escalas;

• cobertura.

Cuidado com o “posto de trabalho”

A expressão posto de trabalho aparece com frequência em contratos terceirizados.

Pode ser necessária quando o modelo de execução exige presença permanente em determinado local e horário.

Mas ela não deve levar à ideia de que a Administração está simplesmente:

“comprando uma pessoa por mês”.

O objeto continua sendo:

a prestação do serviço.

Por isso, mesmo quando o dimensionamento utilizar postos, o TR precisa definir:

qual serviço aquele posto precisa assegurar e qual resultado se espera.

6. Faça um TR detalhado

No serviço contínuo, o Termo de Referência — TR precisa permitir acompanhar a execução durante toda a vigência.

Deve estabelecer com clareza:

Descrição do serviço

O que a empresa deve fazer?

E, quando necessário:

o que não faz parte do objeto?

Locais

Campus, prédio, andar, unidade ou área atendida.

Horários

Quando o serviço deverá funcionar.

Dimensionamento

Quantidade de equipes, postos ou outra unidade adequada.

Escalas

Quando aplicáveis.

Frequências

Exemplo:

• diária;

• semanal;

• mensal;

• sob demanda.

Materiais

Quem fornece:

• produtos;

• equipamentos;

• ferramentas;

• uniformes;

• EPI;

• consumíveis.

Supervisão

Como a empresa organizará e supervisionará sua equipe.

Preposto

Quem representará a empresa perante a Administração.

Substituições

Como serão tratadas:

• ausências;

• férias;

• afastamentos;

• desligamentos.

Indicadores

Como a qualidade será avaliada.

Medição

Como será calculado aquilo que foi efetivamente executado.

Glosas

Em quais situações parte do valor poderá deixar de ser reconhecida.

Documentação

Quais documentos deverão ser apresentados.

Pagamento

Quais condições precisam estar cumpridas para que a despesa siga para liquidação.

Sanções

Consequências dos descumprimentos, observada a legislação e o processo administrativo correspondente.

7. Não administre diretamente as(os) trabalhadoras(es) terceirizadas(os)

Este ponto merece destaque.

As(os) trabalhadoras(es) são empregadas(os) da:

empresa contratada.

Não da Uerj.

A fiscalização da Universidade acompanha:

o contrato e o serviço.

Não deve transformar-se em chefia direta das pessoas empregadas pela empresa.

Em vez de uma(um) servidora(or) determinar diretamente:

“Fulana, amanhã você vai trabalhar naquele outro prédio.”

a comunicação contratual deve ocorrer conforme a estrutura prevista, normalmente por meio da:

contratada / preposta(o) / supervisão.

A Administração pode exigir:

“o posto precisa estar coberto”

ou:

“o serviço previsto não foi realizado”.

Mas a gestão interna da força de trabalho pertence à empregadora.

Essa separação ajuda a preservar a natureza da terceirização e evitar confusão entre:

fiscalizar o serviço

e

gerenciar diretamente pessoas que não integram o quadro da Universidade.

8. Defina indicadores de qualidade

Um contrato contínuo não deveria ser acompanhado apenas perguntando:

“A pessoa apareceu para trabalhar?”

Presença pode ser necessária.

Mas o serviço também precisa apresentar resultado.

Imagine um contrato de limpeza.

Todos os postos estão ocupados.

Mas:

• banheiros permanecem sujos;

• lixeiras não são recolhidas;

• ambientes não são higienizados;

• materiais acabam;

• reclamações se repetem.

Podemos dizer que o contrato foi adequadamente executado apenas porque:

“ninguém faltou”?

Não.

Por isso, o TR pode prever indicadores como:

• cumprimento das rotinas;

• qualidade;

• frequência;

• cobertura;

• tempo de resposta;

• correção de falhas;

• nível de disponibilidade.

Esses indicadores ajudam a transformar percepções subjetivas em registros que podem fundamentar:

medição, correções e eventuais glosas.

9. Planilha de custos e formação de preços

Nos contratos com dedicação exclusiva ou predominância de mão de obra, a formação dos preços exige atenção especial.

A planilha pode envolver componentes como:

• salário;

• adicionais;

• benefícios;

• encargos;

• férias;

• décimo terceiro;

• substituições;

• uniformes;

• EPI;

• materiais;

• equipamentos;

• custos administrativos;

• tributos;

• lucro.

A planilha precisa conversar com:

• convenção coletiva aplicável;

• jornada;

• escala;

• número de postos;

• benefícios obrigatórios;

• regras do TR.

Uma pequena inconsistência multiplicada por:

20 postos × 12 meses

pode tornar-se uma diferença financeira considerável.

10. Pesquise preços

O valor estimado precisa considerar contratos e condições comparáveis.

Não é suficiente encontrar:

“serviço de recepção — R$ X”.

Precisamos saber:

• quantos postos;

• qual jornada;

• qual local;

• quais benefícios;

• quais obrigações;

• quais materiais;

• qual convenção coletiva;

• qual período;

• quais condições de execução.

Comparar contratos diferentes como se fossem iguais pode produzir uma estimativa distorcida.

11. Analise os riscos

Em serviços contínuos, a análise de riscos merece atenção especial.

Risco: interrupção do serviço

Consequência:

atividade institucional prejudicada.

Risco: ausência de cobertura

Consequência:

postos ou atividades descobertos.

Risco: alta rotatividade

Consequência:

queda na continuidade e necessidade permanente de adaptação.

Risco: atraso de salários ou benefícios

Consequência:

prejuízo às(aos) trabalhadoras(es), risco de paralisação e necessidade de providências contratuais.

Risco: EPI inadequado

Consequência:

risco à saúde e à segurança.

Risco: fiscalização deficiente

Consequência:

dificuldade para comprovar falhas e tomar providências.

Risco: empresa sem capacidade financeira

Consequência:

dificuldade para sustentar folha, encargos e operação durante a execução.

O mapa de riscos deve também indicar:

como cada risco será tratado.

12. A contratação segue para a DAF

Com a fase preparatória devidamente instruída, o processo segue para as áreas competentes.

Na estrutura atual da DAF, o Departamento de Serviços Administrativos — DSAD possui entre suas atribuições planejar, dirigir e coordenar as atividades de aquisição de materiais e contratação de serviços da Universidade, além da gestão do SIGA. (daf.uerj.br)

A contratação seguirá o procedimento juridicamente adequado.

Quando o objeto corresponder a serviço comum, o pregão pode ser a modalidade aplicável, conforme a Lei nº 14.133/2021.

13. Proposta barata demais também merece atenção

Em serviços com grande participação da mão de obra, existe um problema conhecido:

a proposta pode ganhar a disputa e não conseguir sustentar a execução.

Imagine um preço que não seja suficiente para cobrir:

• salários;

• benefícios;

• encargos;

• materiais;

• custos empresariais.

No primeiro momento:

parece economia.

Meses depois:

• salário atrasa;

• trabalhadoras(es) deixam os postos;

• materiais não aparecem;

• serviço piora;

• contrato entra em crise.

Por isso, a análise de exequibilidade possui grande importância.

A proposta precisa ser:

vantajosa

e

executável.

14. Habilitação, adjudicação e homologação

O certame segue as fases pertinentes:

PROPOSTAS / LANCES

↓

JULGAMENTO

↓

HABILITAÇÃO

↓

RECURSOS

↓

ADJUDICAÇÃO

↓

HOMOLOGAÇÃO

Depois vem a formalização da contratação.

15. Contrato formal

Em serviços contínuos dessa natureza, o contrato estabelece:

• objeto;

• vigência;

• valores;

• forma de pagamento;

• gestão;

• fiscalização;

• obrigações;

• documentação;

• sanções;

• reajuste ou repactuação;

• regras para alterações;

• condições de prorrogação.

O contrato precisa ter apenas 12 meses?

Não.

Essa é uma atualização importante.

A Lei nº 14.133/2021 permite que a Administração celebre contratos de serviços e fornecimentos contínuos com prazo de até cinco anos, observados os requisitos legais.

Esses contratos podem ainda ser prorrogados sucessivamente, quando houver previsão no edital e permanecer a vantagem para a Administração, respeitada a vigência máxima de dez anos. (planalto.gov.br)

Portanto, não é correto tratar:

12 meses

como regra legal obrigatória.

O prazo precisa ser definido conforme a estratégia da contratação e os requisitos legais.

16. Antes de começar: organização da execução

Antes da entrada efetiva da empresa, uma boa transição evita muitos problemas.

É importante definir:

• data de início;

• locais;

• responsáveis;

• gestora(or);

• fiscais;

• preposta(o);

• canais de comunicação;

• documentação inicial;

• acessos;

• identificação;

• equipamentos;

• uniformes;

• rotina de registro;

• primeira medição.

Em contratos que sucedem outra empresa, a transição merece planejamento ainda maior.

17. Ordem de serviço ou autorização de início

Quando prevista, a ordem de serviço formaliza:

“a execução deve começar nesta data e nestas condições”.

Não é recomendável iniciar um serviço contínuo apenas por:

telefonema

ou

mensagem de WhatsApp.

O início precisa estar documentalmente registrado.

18. Empenho

O empenho compromete o crédito orçamentário com a despesa.

Em contratos de execução continuada, a sistemática do empenho dependerá do planejamento e das regras orçamentárias aplicáveis.

Não é correto resumir todo serviço contínuo dizendo que o empenho será necessariamente:

global

ou

estimativo.

A definição dependerá da natureza da despesa e da forma como seu valor pode ser determinado.

19. Gestão do contrato

A gestão acompanha o contrato como um todo.

Entre as atividades podem aparecer:

• vigência;

• saldo;

• prazos;

• comunicações;

• alterações;

• repactuações;

• reajustes;

• prorrogações;

• sanções;

• registros administrativos.

Uma contratação contínua precisa ser acompanhada olhando também para o futuro.

Se o contrato termina daqui a:

oito meses

e haverá necessidade de nova licitação, o planejamento não pode começar na última semana.

20. Fiscalização

A fiscalização acompanha aquilo que acontece na execução.

Pode verificar:

• serviço prestado;

• horários;

• cobertura;

• qualidade;

• ocorrências;

• materiais;

• equipamentos;

• uniformes;

• EPI;

• atendimento de indicadores;

• providências adotadas pela contratada.

A Lei nº 14.133/2021 também permite exigir, nos serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, comprovação do cumprimento de obrigações trabalhistas e relativas ao FGTS das(os) empregadas(os) diretamente envolvidas(os) no contrato. (planalto.gov.br)

Fiscalização sem registro é um problema.

Não basta:

“todo mundo sabe que a empresa está prestando mal o serviço”.

É preciso documentar.

21. Registro de ocorrências

Se houver falha:

registre.

Exemplos:

• posto descoberto;

• serviço não realizado;

• atraso;

• falta de material;

• uniforme inadequado;

• reclamação;

• descumprimento de rotina;

• documentação não apresentada.

O registro pode alimentar:

• notificação;

• correção;

• medição;

• glosa;

• processo sancionatório;

• avaliação de eventual prorrogação.

22. Medição mensal

Em muitos contratos contínuos, o pagamento é mensal.

Antes de pagar, a Administração precisa saber:

o que efetivamente foi executado naquele período?

A medição pode verificar:

• postos cobertos;

• ausências;

• substituições;

• serviços realizados;

• frequências cumpridas;

• indicadores;

• ocorrências;

• descontos aplicáveis.

Uma medição bem estruturada transforma:

“acho que o serviço foi razoável”

em:

evidências documentadas da execução.

23. Glosa

A glosa ocorre quando determinado valor não deve ser reconhecido integralmente porque uma parcela do serviço não foi executada ou não atendeu às condições previstas.

Exemplo:

Um posto deveria funcionar:

22 dias no mês.

Houve ausência sem substituição em:

2 dias.

Conforme as regras contratuais, a parcela correspondente pode ser descontada.

Glosa não é necessariamente uma:

multa.

Glosa

Relaciona o pagamento ao que efetivamente foi reconhecido como executado.

Multa

É uma sanção administrativa.

Os dois institutos possuem finalidades diferentes.

24. Atesto

Depois da conferência da execução, ocorre o:

atesto.

Na Uerj, as orientações atuais da DAF para processos regulares de contratos vigentes exigem atestado de execução dos serviços assinado por duas(os) servidoras(es), além dos demais documentos necessários ao pagamento. (daf.uerj.br)

Não trate o atesto como:

“uma assinatura necessária para liberar a nota”.

Ele é uma declaração administrativa de que a execução correspondente foi verificada.

25. Nota fiscal e processo de pagamento na Uerj

Nas orientações divulgadas pela DAF para contratos vigentes, o processo regular de pagamento deve conter, entre outros documentos:

• nota fiscal;

• certidões atualizadas da contratada;

• despacho mencionando o processo piloto;

• prazo de vigência;

• saldo contratual;

• atestado de execução dos serviços assinado por duas(os) servidoras(es). (daf.uerj.br)

A nota fiscal também precisa observar os requisitos divulgados pela DAF, incluindo informações sobre:

• CNPJ da contratada e da Uerj;

• descrição do serviço;

• dados bancários;

• retenções tributárias cabíveis.

Em julho de 2026, a DAF publicou novas diretrizes justamente para padronizar a emissão, o recebimento, a instrução e o encaminhamento das notas fiscais para liquidação e pagamento. (daf.uerj.br)

26. Liquidação e pagamento

Com a execução comprovada e a documentação regular, a despesa segue para:

LIQUIDAÇÃO

↓

ORDEM DE PAGAMENTO

↓

PAGAMENTO

Na liquidação, verifica-se formalmente:

• o direito da credora;

• a documentação;

• o valor efetivamente devido;

• os descontos;

• a regularidade do processo.

Somente depois o fluxo financeiro avança para o pagamento.

27. Repactuação

Este é um termo particularmente importante nos serviços com dedicação exclusiva ou predominância de mão de obra.

A repactuação serve para manutenção do equilíbrio econômico-financeiro diante da variação efetiva dos custos contratuais.

Não é simplesmente:

“aumentar o contrato todo ano”.

A Lei nº 14.133/2021 exige:

demonstração analítica da variação dos custos.

Para custos relacionados à mão de obra, a data está vinculada ao:

• acordo coletivo;

• convenção coletiva;

• dissídio coletivo;

ao qual a proposta esteja vinculada.

Para outros custos, observa-se a data relacionada à apresentação da proposta, conforme as regras legais. (planalto.gov.br)

Repactuação ≠ reajuste

A Lei nº 14.133 faz uma distinção importante:

Reajuste em sentido estrito

Aplica-se aos serviços contínuos sem dedicação exclusiva ou predominância de mão de obra, por índices específicos ou setoriais previstos.

Repactuação

Aplica-se aos serviços contínuos com dedicação exclusiva ou predominância de mão de obra, mediante análise da efetiva variação dos custos. (planalto.gov.br)

28. Reequilíbrio econômico-financeiro

O reequilíbrio é outro instituto.

Ele busca recompor a equação econômico-financeira do contrato diante de situações que preencham os requisitos legais para revisão.

Portanto:

REPACTUAÇÃO

→ variação ordinária dos custos em serviços com mão de obra, analisada segundo sua composição.

REAJUSTE

→ aplicação do índice contratualmente previsto.

REEQUILÍBRIO

→ recomposição diante de circunstância capaz de romper extraordinariamente a equação original, quando presentes os requisitos legais.

Não trate os três como sinônimos.

29. Obrigações trabalhistas: o que mudou na interpretação

O texto antigo dizia que existia risco de a Administração responder subsidiariamente simplesmente se:

“falhar na fiscalização”.

A situação merece uma explicação mais precisa.

A Lei nº 14.133/2021 estabelece que, nos serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra, a Administração poderá responder subsidiariamente pelos encargos trabalhistas quando comprovada falha na fiscalização. A lei também prevê mecanismos para proteger o cumprimento dessas obrigações, como condicionar pagamentos à comprovação da quitação das obrigações trabalhistas e utilizar conta vinculada, entre outras possibilidades. (planalto.gov.br)

Em fevereiro de 2025, o STF decidiu o Tema 1.118 da repercussão geral.

A Corte estabeleceu que a responsabilidade subsidiária da Administração não é automática e não pode decorrer apenas da inversão do ônus da prova.

É necessária comprovação, pela parte autora, de:

comportamento negligente

ou

nexo de causalidade entre o dano e a conduta do Poder Público.

O STF também considerou negligente a situação em que a Administração permaneça inerte depois de receber notificação formal sobre descumprimento trabalhista da empresa. (stf.jus.br)

Portanto, a conclusão correta não é:

“qualquer dívida trabalhista da empresa passa para a Uerj”.

Também não é:

“a Uerj não precisa se preocupar porque a dívida é da empresa”.

A conclusão administrativa continua sendo:

fiscalize, documente e adote providências quando identificar irregularidades.

30. Segurança, higiene e salubridade

O Tema 1.118 do STF também reafirmou uma questão importante.

Quando o trabalho ocorre nas dependências da Administração ou em local previamente convencionado, cabe ao Poder Público garantir condições adequadas de:

• segurança;

• higiene;

• salubridade.

Isso reforça a necessidade de atenção a:

• EPI;

• condições do ambiente;

• riscos ocupacionais;

• instalações;

• registros de ocorrências. (stf.jus.br)

31. Prorrogação não deve ser automática

Serviço contínuo pode admitir prorrogação.

Isso não significa:

“sempre renovamos, então vamos renovar de novo”.

Antes de prorrogar, é preciso avaliar os requisitos aplicáveis, inclusive:

• previsão no edital;

• necessidade de continuidade;

• desempenho da contratada;

• condições e preços;

• vantajosidade;

• disponibilidade orçamentária;

• documentação;

• ausência de impedimentos.

A PGE-RJ mantém inclusive checklists separados para prorrogação de:

serviços contínuos sem dedicação exclusiva

e

serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra. (pge.rj.gov.br)

Quem faz o quê?

Unidade demandante

Participa da:

• identificação da necessidade;

• formalização;

• ETP;

• dimensionamento;

• TR;

• definição de requisitos.

Quando designada na execução, também poderá participar da fiscalização.

Área técnica

Contribui com:

• requisitos técnicos;

• dimensionamento;

• indicadores;

• critérios de medição;

• avaliação do serviço.

DAF / DSAD / áreas de licitação e contratos

Atuam conforme suas competências na:

• organização da contratação;

• SIGA;

• procedimento licitatório;

• formalização contratual;

• acompanhamento administrativo pertinente.

Gestora(or)

Acompanha a administração do contrato.

Fiscal(is)

Acompanha(m) a execução e registra(m) ocorrências.

Empresa contratada

Responsabiliza-se por:

• executar o serviço;

• administrar suas(seus) empregadas(os);

• supervisionar;

• substituir;

• cumprir obrigações trabalhistas;

• apresentar documentos;

• corrigir falhas;

• faturar conforme as condições contratuais.

DAF / contabilidade / financeiro

Atuam nas etapas correspondentes de:

• execução orçamentária;

• liquidação;

• pagamento.

Onde mais trava?

1. Começar pelo número de pessoas

“Quero 30 terceirizadas(os).”

Antes disso, defina:

qual serviço precisa ser realizado.

2. Dimensionamento sem memória

De onde surgiram:

20 postos?

A conta precisa estar documentada.

3. TR que não define o serviço

Expressões como:

“executar serviços de apoio conforme necessidade”

são insuficientes quando não esclarecem limites e atividades.

4. Jornada e escala incoerentes

O dimensionamento precisa conversar com:

• legislação trabalhista;

• convenção coletiva;

• horários necessários;

• cobertura.

5. Planilha de custos incompatível com o TR

TR exige uma coisa.

Planilha precifica outra.

Problema garantido.

6. Ausência de indicadores

Sem critérios definidos, fica difícil demonstrar:

por que o serviço foi considerado inadequado.

7. Fiscalização apenas no fim do mês

Fiscalizar não é aparecer no momento do atesto.

É acompanhar.

8. Falta de registros

Se houve falha:

registre no processo ou instrumento apropriado.

9. Ordem direta às(aos) terceirizadas(os)

A comunicação sobre execução deve respeitar a estrutura contratual.

10. Deixar a prorrogação para o último momento

Serviço contínuo precisa de acompanhamento de prazo.

11. Ignorar os documentos trabalhistas

Especialmente quando há dedicação exclusiva de mão de obra.

12. Pagar apenas porque a nota chegou

A nota fiscal é:

uma cobrança.

Não é prova, por si só, de que o serviço foi executado corretamente.

Checklist mensal da fiscalização

Antes do atesto, conforme as exigências específicas de cada contrato, verifique:

Execução

☐ Serviço foi prestado.

☐ Postos ou equipes previstos foram cobertos.

☐ Frequências foram cumpridas.

☐ Indicadores foram verificados.

☐ Ocorrências foram registradas.

☐ Falhas foram corrigidas ou encaminhadas.

Pessoas e condições de trabalho

☐ Substituições foram realizadas quando exigidas.

☐ Uniformes e EPI estão adequados, quando aplicável.

☐ Condições do ambiente estão adequadas.

☐ Documentos trabalhistas exigidos foram apresentados.

☐ Irregularidades receberam providências.

Medição

☐ Período foi corretamente identificado.

☐ Quantidade executada foi conferida.

☐ Glosas foram calculadas, se necessárias.

☐ Relatório/medição está anexado.

Pagamento

☐ Nota fiscal está correta.

☐ Certidões exigidas estão atualizadas.

☐ Atesto foi realizado pelas pessoas competentes.

☐ Processo piloto foi referenciado.

☐ Vigência foi informada.

☐ Saldo contratual foi informado.

☐ Processo está devidamente instruído para envio à DAF.

Modelo mental para memorizar

NECESSIDADE

↓

PCA

↓

DFD

↓

ETP

↓

DEFINIÇÃO DO MODELO DE SERVIÇO

↓

DIMENSIONAMENTO

↓

TR

↓

PLANILHA DE CUSTOS, QUANDO APLICÁVEL

↓

PESQUISA DE PREÇOS

↓

RISCOS

↓

ORÇAMENTO

↓

LICITAÇÃO / CONTRATAÇÃO

↓

CONTRATO

↓

EMPENHO

↓

INÍCIO DA EXECUÇÃO

↓

GESTÃO + FISCALIZAÇÃO

↓

MEDIÇÃO MENSAL

↓

GLOSA, SE NECESSÁRIA

↓

ATESTO

↓

NOTA FISCAL

↓

LIQUIDAÇÃO

↓

ORDEM DE PAGAMENTO

↓

PAGAMENTO

↓

ACOMPANHAMENTO DA VIGÊNCIA

↓

REPACTUAÇÃO / REAJUSTE / ALTERAÇÕES, QUANDO CABÍVEIS

↓

PRORROGAÇÃO OU NOVA CONTRATAÇÃO

Para guardar

A maior diferença entre comprar um produto e contratar um serviço contínuo é:

o acompanhamento.

Na compra, depois que o material adequado é recebido, o ciclo daquela entrega pode praticamente se encerrar.

No serviço contínuo, no mês seguinte:

tudo começa de novo.

A empresa precisa continuar:

• executando;

• mantendo qualidade;

• cobrindo ausências;

• cumprindo obrigações;

• apresentando documentação.

E a Administração precisa continuar:

• acompanhando;

• registrando;

• medindo;

• conferindo;

• cobrando correções;

• planejando a continuidade.

Por isso, um bom contrato terceirizado não depende apenas de um bom edital.

Depende de uma cadeia:

planejamento bem construído → contrato claro → fiscalização documentada → pagamento vinculado à execução → acompanhamento contínuo.

A terceirização não transfere para a empresa a responsabilidade da Administração de saber:

o que contratou, o que recebeu e por que está pagando.

Onde consultar

Para informações atualizadas, consulte:

• DAF/Uerj — Planejamento e PCA, para planejamento das contratações. (daf.uerj.br)

• DAF/Uerj — Licitações e Contratos, para os procedimentos e instrumentos contratuais da Universidade. (daf.uerj.br)

• DAF/Uerj — Pagamentos, para a instrução atual dos processos de pagamento. (daf.uerj.br)

• PGE-RJ — modelos e checklists da Lei nº 14.133/2021, inclusive serviços com dedicação exclusiva de mão de obra. (pge.rj.gov.br)

• Lei nº 14.133/2021, especialmente as regras sobre serviços contínuos, gestão e fiscalização, duração contratual, obrigações trabalhistas e repactuação. (planalto.gov.br)

Como modelos, sistemas e procedimentos internos podem mudar, consulte sempre as orientações institucionais vigentes antes de iniciar ou instruir uma contratação.